Sammendrag av workshopane

Workshop #1: Framtidsscenario, barrierar, drivarar og idémyldring

Oppsummering av dag 1

I fellesskap kjem deltakarane fram til at "å finne, forstå og få til" kan brukast som forklaring på omgrepet brukskvalitet. Dette er ei beskrivingsom har vorte brukt i fagmiljøa tidlegare. Den blir brukt vidare i workshopen som ei rettesnor.

Vi delte innsikt om digitalt sårbare

Når det gjeld å dele erfaringar verkar det å vere semje blant gruppene om kva dei digitalt sårbare har behov for. Det som blir trekt fram er klart språk, høvet til å møte opp fysisk, å unngå å bli ein kasteball i systemet, at tenestene er betre tilpassa dei digitalt sårbare, at fullmakt blir gjort enklare og at du bør få vite kva rettar du har.

Framtidsscenaria for offentlege digitale tenester

I framtidsscenaria trekker nesten alle gruppene fram ei felles forvaltning ut mot innbyggar og mi side/éin stad for innlogging. Dei beskriv også ei framtid med automatiserte tenester som er samanhengande der data vert delte på tvers av etatane. At folk får det dei har krav på og at tenestene er tilpassa deg med enkel innlogging.

Barriererar og drivarar for betre brukskvalitet

Under hindrar/barrierar for å "finne, forstå og få til" blir det frå innbyggarane sin ståstad trekt fram byråkratisk språk, innlogging, vanskeleg å vite kvar ein skal gå og kva ein leitar etter, hyppige endringar og ulike måtar å løyse ting på. Barrierar frå forvaltninga sin ståstad er organisering i silo, manglande felles finansiering, stort behov for eigarskap til eiga løysing i staden for å byggje vidare på eksisterande løysing, ressurssituasjonen og manglande kompetanse på tverrfaglege team, brukaren i sentrum og universell utforming.

Under styrker/drivarar for å "finne, forstå og få til" blir det for innbyggar trekt fram éin stad for alt som skal inn og regelverk for universell utforming, språklova og klart språk. Frå forvaltninga si side blir det trekt fram politisk fokus, felles strategi, felles finansiering og gevinstrealisering. Og dessutan brukaren i sentrum, deling og gjenbruk av data, mediefokus på digital utanforskap. Og til sist samarbeid på tvers av fagfelt/etatar og eldsjeler i etatane.

I oppgåva om korleis gjer vi det og kva fører det til kjem det fram fleire interessante perspektiv. Til dømes at om vi har klare politiske mål, så ville vi kunne realisere "éin stad" (felles oversikt) og om det hadde vore tydelege retningslinjer, så hadde det vore enklare å ta avgjerder. Og dessutan om vi set fokus på brukarreisa på tvers av alle fagfelt, så ville det offentlege få meir fornøgde brukarar som klarar å få gjort det dei skal.

Vi fekk tilbakemeldingar om at Digdir bør ta ei tydelegare rolle rundt brukskvalitet.

Oppsummering av dag 2

Prosjektgruppa presenterte føreløpige funn frå innsiktarbeidet i prosjektet og overordna idéar til løysingar. Idéane var:

• Legokassa (tilgang på byggeklossar og felleskomponentar)
• Forwaltningswizard (fører innbyggarane trygt gjennom oppgåvene)
• Mitt offentlege liv (ein stad å organisere og ha oversikt)
• Tørrtrening.no (øve og bli kjent utan risiko for å gjere feil)
• Felles overbygging (likare oppbygging og interaksjon)
• Lær av ein venn (øve og bli kjent utan risiko for å gjere feil)
• Døyr ut (ein sikker stad å lagre informasjon gjennom heile livet)
• Felles "design community" (tilgang på byggeklossar og felleskomponentar)

Idémyldring i gruppene

Første oppgåve i gruppearbeidet var å velje ein idé og byggje vidare på han. Dei fem gruppene valde Legokassa, felles "design community", lêr av ein venn, mitt offentlege liv og forwaltningswizard. Døme på idéer som vart presentert var "ei dør inn til det offentlege", der ein skal kunne søkje om alt frå det offentlege og at det skal opplevast som samanhengande (ikkje berre lenkjar). Ei anna gruppe formulerte det som "ein veg inn til forvaltninga" - eitt kontaktpunkt uavhengig av kvar du er i prosessen og kva område du treng hjelp til. Ein idé om fysiske stader ein kan oppsøkje hjelp og felles chat/telefon-teneste for offentleg sektor. Felles designsystem knytt til informasjon og skjemautvikling vart også presentert.

Vidare fekk gruppene i oppgåve å bruke idékort til å trigge nye tankar om idéene. Døme på idékort var å hente inspirasjon frå noko som blir brukt andre stader, legge til noko nytt eller beskrive ekstremversjonen (overdrive). Gruppene fekk ulike idékort. Døme på idéer var å hente inspirasjon frå bankar som har enkle digitale lånesøknader, at heimehjelpa kan hjelpe til med andre ting enn kjerneoppgåvene. Ein ekstremversjon kunne vere å ha eit eige direktorat berre for denne typen oppgåve (legokassa).

Nest siste oppgåve var å beskrive kva som må til for å realisere vald idé. Døme på kva som må til for å realisere idéen om design community var handlingsfritak der ein kan gjere tiltak utan lange byråkratiske prosessar, ei gruppe som reiser rundt og hjelper. Og dessutan pengar, prioriteringar og personar, og ein eigen etat som styrer - samskapingsetaten. Noko av det same vart beskrive for dei andre idéene.

Til sist skulle gruppene vurdere idéen ut frå ulike skalaer: kor lett eller vanskeleg det er å løyse teknisk, bli ferdig før jul eller bli ferdig om 20 år, kan løysast av nokre få handlekraftige eller må igjennom budsjettprosessar, lovendringar, investeringsavgjerder eller endring av sektoransvar m.m. Og dette har vi trua på eller "spør nokre andre". Fire av gruppene hadde skikkeleg trua på idéen dei hadde valt (design community, legokassa, mitt offentlege liv, lær av ein venn). Den siste gruppa hadde middels tru på forwaltningswizard då dei meinte dette burde vere ein del av noko anna. Alle gruppene svarte at det "må igjennom budsjettprosessar, lovendringar, investeringsavgjerder eller endring av sektoransvar m.m." for å realisere idéen.

Slik brukte vi innspela

Det var nyttig for prosjektgruppa å få innspel frå fagmiljøa i ein tidleg fase av prosjektet. Kva andre legg i omgrepet brukskvalitet og erfaringar om kva utfordringar målgruppa står ovanfor gav oss viktig innsikt vi kunne bruke i utarbeidinga av våre eigne undersøkingar.

Fremtidscenarioa gav oss nokre konkrete idéar og retningar som vi jobba vidare med. Barrierane og drivarane gav oss forståing om kva som skal til for å realisere framtidsscenarioa.

Bearbeidinga av idéene frå dag 2 vart utgangspunkt for retningane vi jobba vidare med i prosjektet. Desse vart vurderte opp mot brukarbehov frå innsikta, strategiar og gjennomføringsevne. Fram til den andre workshopen jobba vi oss fram til kva vi trur vil ha størst effekt samla sett.

Tilbakemeldingar frå deltakarane

Fleire av deltakarane synest det var nyttig å diskutere på tvers og dele erfaringar. Tilbakemeldingane i etterkant var at dei fekk heva blikket og opplevd at fleire har like utfordringar på tvers av sektorar. Vi fekk tilbakemeldingar på at samansetning av gruppene hadde mykje å seie for kva dei fekk ut av workshopen. Det var stort engasjement rundt å delta vidare i utforskinga av idéer. Verktøyet vi brukte i workshopen (Miro) var nytt for fleire, men vi erfarte at alle fekk til å delta. I etterkant har vi delt erfaringar rundt det å halde digitale workshopar.

​Workshop #2 Tilbakemelding og utforsking av idéar

Oppsummering

Vi presenterte fire idéar som deltakarane skulle gi tilbakemeldingar på.

Tilbakemeldingane på idéen om ei felles brukarflate var i utgangspunktet positive. Dei fleste var samde i at det er lurt å samle meir av dialogen på éin stad. Dei trekte fram at det er positivt å fremme tenester/oppgåver og ikkje etatar, inndeling etter livssituasjonar, kontaktinfo/logg inn og éin stad å ta kontakt.

Det som vert opplevd som uklart med ei felles brukarflate var om det let seg gjennomføre. Er det mogleg å realisere? Kven skal forvalte og eige det? Korleis skal det fungere opp mot andre nettstader? Det ble foreslått å ha ein plan for trinnvis innføring og starte med til dømes "portalen min". Der kan all informasjon om deg som alle bruker og andre brukaroppgåver vere.

Vi presenterte også ein idé med felles eksterne modular, til dømes for samtykke og andre brukaroppgåver, som kan brukast på andre nettstader. Idéen fekk gode tilbakemeldingar og det at han skal vere gjenkjenneleg og lik på tvers blir spesielt trekt fram som positivt.

Idéen om enkel hjelp frå det offentlege eller venner/familie i digitale tenester får positive tilbakemeldingar. Løysinga ser enkel ut å bruke på grunn av ansiktsgjenkjenning og enkelt brukargrensesnitt. Det er ei kopling mellom oppgåve og hjelp, og det kan skape tryggleik i at hjelpa er der. Set vil redusere kjensla av å vere kasteball mellom etatar.

Ei tilbakemelding på ideen om ein hjelpeapp er at det er uklart korleis vi treffer dei digitalt sårbare med ein app. Det krev at ein har ein smarttelefon og klarer å installere appen. Treffer vi målgruppa med ein app? Det blir også stilt spørsmål med kven som skal hjelpe frå det offentlege, kva dei kan sjå viss ein deler skjerm og korleis personvernet blir vareteke.

I den siste oppgåva fekk deltakarane sjå konkrete døme frå lista med brukskvalitetsutfordringar. Oppgåva var å foreslå kva som skal til for å løyse utfordringa. Her trekker dei fleste gruppene fram retningslinjer, standardar og designsystem. Vi ser også at deltakarane understrekar samarbeidet på tvers. Deltakarane meiner vi må bruke foruma vi har i dag (slik som Design i offentlig sektor), skape arbeidsgrupper på tvers av forvaltninga og lage oss felles mål.

Den eine gruppa samanfattar godt kva vi må løyse:

Slik brukte vi innspela

Tilbakemeldingene på idéane og innspela frå workshopen var viktige for oss i prosessen med å snevre inn og komme fram til endelege konkrete forslag. Vi gjorde fleire større justeringar i etterkant. Spesielt vil vi trekke fram at det som vart presentert som ei felles brukarflate (som seinare vart formulert om til felles oversikt) vart justert.

Vi har også brukt innspela frå workshopen i kapittelet om vegen vidare. For å lykkast er det viktig at Digdir er ein pådrivar for å realisere betre løysingar på tvers. Det vart klart for oss kor essensielt det er at alle aktørar er likt representert og at dei har same eigarskap til oppgåva som Digdir.

Evaluering

I etterkant av workshopen vart det sendt ut ei spørjeundersøking til deltakarane. Her svarer alle at dei syntest det var ein nyttig eller svært nyttig måte å jobbe på. 82 % kjenner dei fekk delteke eller bidrege med tilbakemeldingane sine. Ingen kjende dei ikkje fekk bidrege.

Skulle vi gjort noko annleis i gjennomføringa av workshopen kunne det vore å la vere med å presentere så detaljerte skisser/skjermbilete på løysing. Dette gjorde at nokre av tilbakemeldingane også vart på eit detaljert nivå med kva som var positivt eller uklart med konkrete funksjonar. Det var ikkje til hinder for at vi fekk dei tilbakemeldingane vi hadde til hensikt å få, men kunne fokusert diskusjonen meir i gruppene.