Prosjekt med støtte fra medfinansieringsordningen Politidirektoratet: Nytt politiet.no

Det er blitt gjennomført evaluering av prosjektet kontinuerlig i hele gjennomføringsfasen av prosjektet. Dette gjøres i from av sprintretrospektiv som gjennomføres hver 3.uke ved avslutning av sprinten. Hele teamet samles og evaluerer alle aspekter ved gjennomføring av sprinten/prosjektet. Teamet beskriver hva som er bra og hva som kan forbedres. Til hvert forbedringstema opprettes det tiltak med en ansvarlig ressurs. Status på disse tiltakene følges opp og gjennomgås ved neste sprintevaluering. På denne måten gjennomgår prosjektet en kontinuerlig evaluerings- og forbedringsprosess.

I tillegg til dette har hele prosjektteamet hatt en evaluering av fase 1 etter at første leveranse var satt i produksjon, altså for perioden 10.2.2017 til 29.6.2017. Den samme evaluering ble gjennomført ved avslutning av prosjektet før BP4 (fase 2) 31.10.2017.

• Samarbeid: Godt samarbeid i prosjektet mellom Politidirektoratet (POD) og Politiets IT tjeneste (PIT)
• Prosjektteam: Veldig bra teamsammensetning hvor prosjektdeltakere jobber bra sammen. Stikkord som er kommet frem i løpet av sprintretrospektiver: Løsningsorientering, hjelpsomhet, fokusert, engasjement og innsatsvilje, omstillingsevne, beholder humør/tone i stress, på ballen og ikke på person
• Produkteier: Produkteier på fulltid som gjør at prosjektet får de beslutningene og prioriteringene knyttet til løsningen som trengs til enhver tid for å kunne levere innenfor prosjektets rammer.
• Styringsgruppe (SG) og prosjekteier: SG og prosjekteier har vært involvert, operative og tatt beslutninger ved behov, samt at styringsgruppen også har vært godt forberedt til SG møtene. Prosjekteier har også sørget for at prosjekt har fått de ressurser som er nødvendige til enhver tid.
• Metodikk: Prosjektet har benyttet smidig tilnærming med kost/nytte prioritering underveis.
• Arbeidsprosess: Prosjektdeltakerne har opplevd prosjektet som et velsmurt maskineri hvor alle vet hva de skal gjøre.
• Arbeidsflyt: Prosjektet har etablert arbeidsflyter som fungerer godt. Hvis noe derimot ikke har fungert optimalt, har vi justerer og evaluert på nytt.
• Evaluering: Kontinuerlig evaluering og forbedring (sprintretrospektiv, samt Fase 1 og Fase 2 evaluering) har fungert bra.
• Prosjektmodell: PITs prosjektmodell er tydelig og det er enkelt å finne riktig malverk og hva som forventes av prosjektet i hver fase og ved beslutningspunktene.
• Utvikling av løsning: Utviklingsteamet fikk tidlig og raskt opp rammeverket for løsningen og utviklingsprosessen kom derfor godt i gang med leveransene.
• Kvalitet: God kvalitet på løsningen (vedlikeholdbarhet).
• Universell utforming: Fokus på universell utforming i alle ledd (planlegging, spesifikasjon, utvikling og testing).
• Spesifikasjon: Det har vært gjennomført faste spesifikasjonsmøter slik at prosjektet kom i mål med spesifikasjonene før oppstart av utviklingssprinten.
• Beslutninger: Raske beslutninger av produkteier i spesifikasjonsarbeidet.
• Tverrfaglig spesifisering: Alle kompetanseområder har deltatt, og det har gitt gode resultater.
• Testing: Brukt mye tid på testing og testet grundig i hver sprint.
• Demo: Testere får demonstrert løsning etter hver sprint slik at de får kompetanse fortløpende er klare for testingen.
• Involvering: Testere er med i prosjektet og får derfor kompetanse på løsningen underveis i prosjektet.
• Teknisk testing: Det har vært gjennomført to sikkerhetstester og to ytelsestester med gode resultater.
• Brukertesting: Geriljatesting (brukertesting) av komponenter er blitt gjennomført underveis.
• Kompetanseoverføring: Ressurser som skal drive produktutvikling etter at prosjektet er avsluttet har deltatt i prosjektet og dermed fått viktig kompetanse.
• Overgang til forvaltning: Forvaltningsplan utarbeidet og overlevert til mottak

• Samarbeid PIT og driftsleverandør: Koordinering av oppgaver mellom ressurser i PIT (ikke prosjektdeltakere) og driftsleverandør har vært tidkrevende da vi har vært avhengig av enkelt ressurser som ikke er tilgjengelige til enhver tid.
• Anskaffelsesprosess i PIT: Lang bestillingstid på ressurser gjør at prosessen for å bestille ressurser til prosjektfasene har vært utfordrende.
• PITs prosjektmodell: Er til tider for rigid, og bidrar til lavere effektivitet i prosjektet (spesielt rundt beslutningspunktene). Dette handler blant annet om at samme type dokumentasjon som skal produseres i mange varianter i forskjellig format til forskjellige mottakere, ressursbestillingsprosess, og prosessen rundt Politiets Arkitektur Forum (PAF)
• Politiets arkitekturforum (PAF): Oppleves som et hinder og ikke som en hjelp.
• Tid: For lite tid til brukertesting underveis på grunn av tidspress og prioritering av andre oppgaver. En helhetlig brukertest planlegges i forvaltning høsten 2017.
• Tid til spesifisering: Utrede konsekvenser grundigere før beslutningene tas. Tidspress har gjort at man ikke alltid har hatt tid til å utrede alle konsekvenser godt nok, og dermed fått noen ekstra runder i etterkant.

• Arbeidspakker til distriktene: Redaktører i distriktene fikk arbeidspakker med innhold de var ansvarlig for, med tydelige beskrivelser og tydelige frister. De fleste distriktene leverte så godt de kunne, selv om oppdaterte data om organisasjonen og åpningstider var noe mangelfullt. Dette kan skyldes stort arbeidspress med reformarbeidet.
• Forvaltningsmodell for innhold i distriktene: Redaktørene i distriktene forholdt seg til forvaltningsmodellen selv om det innebar at færre får publisere i den nye løsningen, sammenlignet med tidligere. Redaktørene ønsker tydelige oppdrag og føringer.
• Referansegruppe og fagpersoner i distriktene: Prosjektet etablerte referansegruppe og etablerte kontakt med referansepersoner for viktig innhold. Kontakten med disse fungerte godt, og bidro til raskere avklaringer enn med fagpersoner uten denne etablerte relasjonen.
• Opplæring og oppfølging av redaktører: Opplæringstiltaket fungerte bra, både i gjennomføring av kurs og i oppfølging av kursdeltakere i etterkant. Innholdsforvaltere i prosjektet stod for opplæringen og vektla innholdsdesign så vel som bruk av EPiserver.

• Prosess for innsiktsarbeid: En grundigere prosess ville bidratt til at styringsgruppen ble mer involvert i arbeidet med kartlegging av interessenter, for på denne måten å få avdekket flere viktige grupperinger. Interessentarbeidet kunne også hatt en bedre forankring.
• Samarbeid med innholdseiere: Prosjektet lyktes i mindre grad med involvering av innholdseiere i POD og nasjonale organ. Det tok lang tid å peke ut eiere og de hadde ikke fått satt av tid til innholdsarbeidet. Dette førte til forsinkelser.

• Metodeverk for innholdsforvaltning: Prosjektet har vektlagt å utvikle metoder og verktøy for innholdsarbeid som kan tas over av forvaltning. Dette arbeidet har lyktes godt blant annet fordi erfarne linjeressurser har vært involvert i prosjektet, og har vært opptatt av å kunne ta over forvaltningen etter prosjektslutt.
• Forvaltning i prosjekt: Etter lansering 1 fortsatte prosjektet med ansvar for forvaltning av varig innhold. Dette gjorde at prosjektet fikk mer innsikt i brukerbehov og kunne videreutvikle produkt og innhold basert på dette. Samtidig ble metoder for innholdsforvaltning foredlet med bakgrunn i erfaringene etter lansering.
• KPIer for innholdsforvaltning: Arbeide med KPIer for innholdsforvaltning ble startet opp i prosjektet, selv om dette ikke var planlagt. Dette fordi prosjektet opparbeidet seg erfaringer som var viktige å få dokumentert i KPIer.

Oversettelse av innhold: Politiet mangler avtaler med oversettere. Prosjektet kunne ikke levert oversatt innhold dersom ikke Kripos språktjeneste hadde tatt på seg ekstraarbeidet med oversettelser. Oversettelse til samisk ble ikke levert innen prosjektslutt på grunn av manglende kompetanse.

Sjekkliste og mal for mottak: Mottak i PIT fulgte opp prosjektet. Prosjektet fikk en sjekkliste og en mal for en forvaltningsplan som skulle leveres, og som gjorde arbeidet forutsigbart. Gjennom forvaltningsplanen sikres overføring av erfaring fra prosjekt til linje.

Forankring av forvaltningsplanen: Forvaltningsplanen er en ny prosjektleveranse og det var til dels uklart hvilken status denne skulle ha i linjen.