Prosjektet skal utvikle en ny legemiddeldatabase og en ny, fleksibel distribusjonstjeneste basert på internasjonale standarder. Støtte: kr 15 000 000.
Statens legemiddelverk er landets fagorgan innenfor legemidler og medisinsk utstyr, og godkjenner og følger opp legemidler som skal brukes i Norge. Legemiddelverket forvalter en kjede av legemiddelinformasjon. Denne prosessen er i dag i store trekk manuell, og innebærer mye inntasting og kopiering av informasjon.
Legemiddelverket ønsker å digitalisere disse prosessene, både for å effektivisere, fjerne feilkilder og heve kvaliteten, og legge til rett for merverdi gjennom å kunne tilby mer informasjon som grunnlag for nye tjenester.
DELE-prosjektet vil utvikle en portal mot europeiske databaser, et saksbehandlingssystem, en ny legemiddeldatabase og en ny, fleksibel distribusjonstjeneste basert på internasjonale standarder.
Prosjektet skulle opprinnelig vare i tre år. Tidlig etter Legemiddelverket fikk medfinansieringsmidler og startet prosjektet, har det tilkommet flere nasjonale og internasjonale initiativ og prosjekter som bekrefter DELE-prosjektets målbilde. Legemiddelverket oppdaget at omfanget av DELE (som i utgangspunktet var å erstatte alle nåværende saksbehandlingssystem, løfte legemiddeldata over på en ny ISO IDMP-basert plattform og tilby disse i en ny distribusjonstjeneste) er langt mer komplekst og har vesentlig større omfang enn de la til grunn i 2019. Prosjektet gikk derfor i en re-planleggingsfase for å prioritere videre digitalisering på plattformen. Samtidig med DELE gjennomfører Legemiddelverket SAFEST-prosjektet (på oppdrag fra og i samarbeid med de regionale helseforetakene) som tilgjengeliggjør legemiddelinformasjon på ny og foretrukket måte.
Utviklingen på plattformen vil fortsette i årevis framover. I dialog med prosjektet ble det en enighet om at Legemiddelverket leverer en sluttrapport for hva de har oppnådd i løpet av fire år. I forhold til medfinansieringsordningen er prosjektet avsluttet.
Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen
Etter to runder markedsdialog valgte Legemiddelverket å anskaffe en strategisk samarbeidspartner med tilhørende teknologisk plattform. Vi gjennomførte anskaffelsen som en konkurransepreget dialog med etter hvert tre tilbydere. Gjennom en grundig prosess hvor Legemiddelverket som oppdragsgiver fokuserte på våre behov, fikk leverandørene demonstrert sin prosjektmetodikk, kjennskap til teknologi og demonstrert hvordan denne kunne bidra til å dekke våre behov. Dette gjorde oss godt kjent med både leverandørene, deres metoder og teknologiske muligheter og trygge på vårt valg av leverandør. Samtidig fikk vi tydelig-gjort våre roller, hvor Legemiddelverket er behovseier og leverandøren står ansvarlig for utnyttelse av teknologi til å dekke våre behov samt framdrift og leveranser. Samtidig har prosessen vært krevende i omfang og innhold.
Legemiddelverket etablerte tidlig i anskaffelsen en faggruppe med representanter fra virksomheten. Faggruppa har vært ansvarlig for at valgt leverandør og løsning er egnet til å dekke virksomhetens behov. Faggruppa har deltatt gjennom hele anskaffelsesprosessen, planleggingsfasen og er fortsatt sentral knyttet til å se behov og løsninger på tvers av områder i virksomheten og leveranser i prosjektet. I tillegg har vi en dedikert og aktiv prosjekteier og en styringsgruppe med deltakere som også er direkte ansvarlig for leveranser i prosjektet.
Legemiddelverket har i den samme perioden opprettet et Porteføljestyre som følger opp våre prosjekter. DELE-prosjektet engasjerer nå mange i virksomheten, og vi har et eget organisasjonsutviklingsteam som sørger for god innfasing av deltakere og løpende informasjon ut i virksomheten. En solid forankring av prosjektet er en suksessfaktor.
Viktige læringspunkter fra prosjektet
Et viktig læringspunkt er at vår virksomhet har mange ulike prosesser og en kompleks datamodell. Det tar lang og mye tid fra leverandør å forstå våre behov og for oppdragsgiver å lære smidig framgangsmåte og hvordan vi kan jobbe på nye måter på nye plattform. I denne sammenheng innebærer kontraktsformen en betydelig tids- og budsjettrisiko knyttet til omfang som vi i første fase ikke tok nok hensyn til.
Etter hvert som arbeidet har gått framover og både leverandør og vi har fått dypere innsikt i prosessene som skal støttes og data som skal forvaltes, har vi revidert planer flere ganger. Begge deler har vist seg å være mye mer komplekse enn vi la til grunn i 2019, og vi er nå i en replanleggingsfase som reduserer omfanget vesentlig. Etter god dialog og forhandlinger med leverandøren, etableres det nå budsjettrammer for neste leveranse som tar hensyn til denne omfangsrisikoen. Risikoen er samtidig redusert gjennom detaljering av utviklingskrav som har vært grundig evaluert og prioritert av styringsgruppen.
Arkitekturstyret har vurdert ulike forslag til målarkitektur og mener at SAFEST og DELE må slås sammen. Det er ikke besluttet når dette bør gjøres, men mye tyder på at det er minst kostnadskrevende å gjøre dette nå. Leverandørens estimeringsmodell har også vært gjenstand for ekstern kvalitetssikring. Detaljering, prioritering og estimering av omfang gir prosjektet et styringsgrunnlag for løpende å kunne følge fremdrift i forhold til både tid og ressurser.
Legemiddelverket har inngått en avtale med en strategisk samarbeidspartner. Med dette signaliserer vi tydelig at vi ønsker at leverandøren skal investere i vårt domene og bidra til at vi tar løsningsvalg og arbeider på beste måte for å oppnå virksomhetens mål. Det betyr ikke at vi skal overlate strategisk styring leverandøren. Det har ført til at vi har vært særlig oppmerksom på våre respektive roller og ansvar.
Vi har etablert en organisasjonsmodell i prosjektfasen med en delt prosjektledelse mellom leverandør og Legemiddelverket, hvor Legemiddelverket stiller med produkteiere og leverandør med scrum master. I tillegg har Legemiddelverket forvaltningsansvarlig, virksomhetsarkitekt, testleder, IT-teknisk fagperson og informasjonssikkerhets- og personvernansvarlig i sin stab som deltar aktivt i prosjektet og sikrer eierskap til forvaltningen av de nye tjenestene.
Norsk helsenett, som er ansvarlig for basis IT-drift og support for Legemiddelverket, har også en aktiv rolle i prosjektet. En representant fra toppledelsen har tatt en aktiv rolle som prosjekteier og har etablert en styringsgruppe med mellomledere fra virksomheten med god kjennskap til virksomhetens behov og DELE-prosjektet gjennom deltakelse i anskaffelsesfasen.
Det er etablert et porteføljestyre som DELE-prosjektet vil rapportere til, og som vil ha en aktiv rolle i prioritering og ressursstyring i den løpende videreutviklingen av tjenestene.
Vi har også etablert et arkitekturstyre med deltakere fra Legemiddelverket og leverandør som beslutter overordnete føringer for arkitektur.
Legemiddelverket har fokusert på interne brukere i første fase. Sterk forankring fra virksomheten gjennom Faggruppa og såkalte domeneeksperter fra fagområdene. Involvering av enhetsledere gjennom analyse og utvikling av fellesfunksjonalitet, standardisering av arbeidsprosesser og deretter allokering av produkteiere og domeneeksperter fra fagsiden til delleveranser (arbeidspakker).
Behovet for endringsledelse ble etter hvert tydeligere definert underveis i anskaffelsen og det endelige konkurransegrunnlaget, og tilbudene ble evaluert særskilt innenfor dette området. Prosjektet har et eget organisasjonsutviklingsteam i prosjektorganisasjonen hvor representant fra HR er produkteier. OU-teamet er ansvarlig for innfasing og opplæring av ressurser fra linja som allokeres inn i prosjektet.