Steg 3 – Implementer
Porteføljestyringen går i dette steget fra å være en prosjektaktivitet til å bli en driftaktivitet på lik linje med HR, IT eller økonomistyring. Det er også på dette tidspunktet du kan oppleve at organisasjonen reagerer med motstand mot å skulle levere flere opplysninger til felles styring. Implementering tar typisk 6–9 måneder.
| Område | Oppgave |
|---|---|
| Åpent og tilgjengelig porteføljestyre |
La det som skjer i porteføljestyret være åpent og tilgjengelig. Bruk virksomhetens interne kommunikasjonskanaler aktivt. Vær tydelig på hvordan innspill og innmeldte utfordringer følges opp i statusrapporter. Ledere må kommunisere prioriteringer og begrunnelser tydelig. Kommuniser gevinster så tidlig som mulig. |
| Arrangere kick-off med organisasjonen |
Arranger kick-off for hele organisasjonen for å motivere ansatte til å bidra positivt. Mange ansatte har spørsmål de trenger svar på. Viktige spørsmål: Hvorfor skal vi gå i gang med porteføljestyring? Hvilke gevinster skal vi ha ut av dette? Hvordan skal porteføljestyringen foregå i praksis? Hvem skal ha hvilket ansvar? Hvem skal bidra med hva? Fremhev at det er de som jobber med prosjektene som skal spille inn prosjektopplsyninger, mens porteføljeledelsen har ansvar for tverrgående styring, prioritering og støtte til prosjekter som sliter. Husk at det sikkert ikke er nok med ett møte. Budskapene må gjentas i mange sammenhenger. Bruk ledelsesystemet. |
| Etabler den løpende porteføljestyringen |
Ha oppmerksomhet på: Er det forventet fremdrift i utviklingsaktivitetene i porteføljen? Har porteføljen god balanse med tanke på prosjektfaser, risiko, effekt eller mulig utviklingskapasitet? Hvorfor avviker prosjekter fra planlagt fremdrift? Har dere en god beslutningsprosess? Evt gjør forbedringrer i denne. Sett kriterier for hvilke punkter som skal være på plass før prosjekter kan spilles inn til porteføljeledelsen. Dette kan for eksempel være krav til prosjektbegrunnelse, prosjektforslag eller prosjektplan. |
| Kommuniser fortsatt |
Hold organisasjonen godt orientert slik at formålet med porteføljestyring er forstått. Inviter til dialog. Det kan være deler av organisasjonen som ikke forstår hvorfor det skal rapporteres til tverrgående styring og ledelse. Ansatte ønsker å forstå verdien av porteføljestyring. Den forståelsen kommer hvis dere er oppmerksomme på å få kommunisert prioriteringer, ressursstyring og beslutnigner om porteføljen ut på en effektiv og transparent måte. |