- Har snakka med Altinn. De fikser det!

Det er onsdag 19. mai 2021. Norge er fortsatt i pandemien, sommeren står for døra og reiseaktiviteten over grensene er i ferd med å ta seg opp.

Som de fleste andre sitter vi i Utlendingsdirektoratet på hjemmekontor. På ettermiddagen tikker det inn et hasteoppdrag fra Justis- og beredskapsdepartementet: Vi får én uke på oss til å utvikle en løsning som åpner for at personer som reiser inn til Norge kan få unntak fra karantenehotell.

Jeg tenker: Det er snart helg. Pinsehelg, faktisk. I praksis har vi fem dager på oss.

Det første jeg gjør er å kontakte kollega Finnur Olafsson som er IT-arkitekt. Jeg vet at jeg må ha ham med på laget dersom vi skal ha noen som helst mulighet for å klare dette. Finnur er opptatt i et webinar, men svarer på chat.

Jeg forklarer utfordringen. Det tar noen sekunder, så svarer Finnur:

- Ok. Flaks for deg at UDI har gode kontakter i Altinn 3!

En oppgave vi ikke kunne løse alene

Dette var opptakten til en intens uke. Vi skjønte raskt at dette var en oppgave vi ikke kunne løse alene og med våre egne systemer. Vi ble derfor utfordret på egen evne til å utvikle og levere, og hvordan vi kunne samarbeide smidig med andre virksomheter og fagmiljøer for å få gjort jobben.

Jeg husker godt da Finnur hadde tatt den første sjekken med Digdir: - Har snakka med Altinn. De fikser det!

Vi tegnet opp et målbilde der fellesløsningene ID-porten og Altinn 3 fra Digdir skulle spille en sentral rolle for å få søknadene inn i vårt saksbehandlingssystem. Etter at søknadene var behandlet hos oss, skulle vedtakene bli kommunisert til søkerne via KS SvarUt og sms. Ved ankomst til Norge måtte den reisende kunne sjekkes opp mot innreiseregisteret, vedtaksregisteret som videre skulle snakke med grensekontrollen og politiets systemer.

Vi gjorde også vedtaksregisteret tilgjengelig for kommunene som hadde ansvar for karantenehotellene.

Opptil 200 personer involvert

Oppdraget kom fredag før pinsen, og allerede onsdag hadde vi første ende-til-ende-gjennomgang. Torsdag 27. mai var vi klare for lansering på vår side – helt på tid. På grunn av at retningslinjene fra departementet da ikke var helt på plass, ble løsningen lansert den påfølgende mandagen.

I dette prosjektet var fagpersoner fra Digdir, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, politiet, Helsedirektoratet og våre leverandører i sving. Sammen med våre egne ressurser i UDI snakker vi mellom hundre og to hundre personer.

Den måten Digdir møtte oss på var helt avgjørende for at vi skulle lykkes. Vi opplevde at Digdir var veldig på tilbudssiden og løsningsorientert fra første stund.

Det «umulige» er mulig!

Når jeg i ettertid ser tilbake på fredagen i mai, er det et par ting som slår meg: For det første ble vi selvfølgelig litt stresset. Når eierdepartementet ditt ber deg hoppe, så hopper du. For det andre var det ikke noe alternativ å si «nei, beklager det går ikke». Vi skulle løse oppgaven. Og vi fikk det til gjennom samarbeid.

Prosjektet har lært oss at det «umulige» er mulig. Brukerne fikk på rekordtid en ny tjeneste som kunne bety mye for enkeltmennesker og deres familier som sto i krevende situasjoner der det var rimelig å gi unntak fra karantenebestemmelsene.

Viktig påminnelse – nyttig erfaring

For oss har dette prosjektet vært en påminnelse om å lese digitaliseringsrundskrivet, der det framgår at det offentlige skal bruke fellesløsninger når vi kan – fordi det kan spare oss for tid og penger. Og vi har høstet verdifulle erfaringer fra samarbeid på tvers av etater og virksomheter som jeg er helt sikker på at vi kommer til å ha nytte av senere.

Allerede i juni fikk UDI et nytt hasteoppdrag der vi skulle lansere en løsning for kjærestebesøk for EØS-borgere. Det tok bare åtte dager å få den tjenesten på plass - fordi vi kunne gjenbruke mye av løsningen fra prosjektet i mai.