Råd til regjeringens digitaliseringsarbeid

Digitaliseringsstrategien har vært viktig og arbeidet må fortsette

Da Skate gav innspill til digitaliseringsstrategien første gang pekte vi på hvor vanskelig det egentlig er å arbeide med sammenhengende tjenester. Vi forstod de politiske ønskene, men uttrykte skepsis til et for stort ensidig fokus på syv utvalgte livshendelser i strategien. Det er viktig å huske når vi ser at fremdriften her kanskje ikke er så sterk som mange kunne ønske.

Vi er for lite flinke i offentlig sektor til å snakke om alle de positive tingene som har skjedd som følge av digitaliseringsstrategien, for vi har oppnådd mye. Selv om fremgangen i sammenhengende tjenester ikke har skjedd i regi av de syv prioriterte livshendelsene, er det mye som har skjedd og digitaliseringsstrategien har vært instrumentet for å få det i gang. Strategien har vært en bevisstgjører for hele offentlig sektor. Dette må løftes frem og er noe vi vil være veldig tydelige på.

Arbeidet med oppfølging av strategien må fortsette, men det vil også være nødvending å jevnlig evaluere og konkretisere nye initiativ og tiltak for å nå strategiens mål.

Offentlige data må bli en verdiskaper i både offentlig og privat sektor

Målet bør være tilgjengeliggjøring og bruk av data til verdiskaping i både offentlig og privat sektor

Skate har gjennom mange år sett det store gevinstpotensialet ved deling av data i offentlig sektor. Vi har vært en pådriver for at gevinstene kan bli tatt ut og for å få i gang informasjonsforvaltning som viktig grunnlagsarbeid i virksomhetene.

Vi har også merket oss de seneste års påpeking av det store verdiskapingspotensialet i privat sektor ved bruk av offentlige data. Fokus både nasjonalt og internasjonalt har gått fra å være på kun tilgjengeliggjøring av data i offentlig sektor til å være på tilgjengeliggjøring og bruk av offentlige data til verdiskaping i offentlig og privat sektor. Dette er en endring Skate støtter og som bør være en sentral målsetting fremover.

Fortsett arbeidet med nye organiserings- og finansieringsmodeller

Forrige regjering la våren 2021 frem stortingsmeldingen «Data som ressurs – Datadrevet økonomi og innovasjon». De skrev der at de vil kartlegge og vurdere dataøkonomien i offentlig sektor, og gi anbefalinger om ulike organiserings- og finansieringsmodeller for deling og bruk av offentlige data til næringslivet. Skate mener dette er viktig, og anbefaler at også ny regjering prioriterer dette.

Det må som del av dette skapes motivasjon og satsningsvilje også i privat sektor. Det kan i dag synes som om det er vanskelig å få interesse i privat sektor dersom datadelingen også medfører kostnader for dem.

Finansieringsmodeller er en særskilt utfordring. Man bør ikke underkommunisere at deling av data har både en investerings- og vedlikeholdskostnad som må finansieres. Man bør i Norge vurdere frikjøp av data slik som i Danmark. Man bør i vurderinger av verdi, kostnad og mulig inntekt også se på hvilke effektiviseringsgevinster deling av data kan gi i offentlig sektor.

Skap større forståelse på departementsnivå

Deling av data må høyere opp på agendaen og prioriteringen til alle departement. Dette er i dag lavt prioritert av de fleste både på departementsnivå og i styringsdialogen med underliggende virksomheter. Dagens nedprioritering på departementsnivå gir en kapasitetsutfordring i underliggende virksomheter.

Kommunal- og distriksdepartementet bør hjelpe alle departementene med å forstå hva deling av data faktisk innebærer og hvilken nytte det har og kan ha for både næringslivet og offentlig sektor. Det må skapes interesse, insentiver og handlingsrom i offentlig sektor for å dele data med næringslivet.

En utfordring er at mange offentlige virksomheter ikke vet hvilken verdi mange av deres data har for andre. Det trengs hjelp til å synliggjøre for departementene at virksomhetene og sektorene bør ta kostnaden ved å dele data selv om de ikke vet sikkert verdien og hvem som skal bruke dataene.

Data må deles i en toveis strøm slik at datakonsument kan bidra til å berike og forbedre kvaliteten på informasjonen hos dataeier. To-veis datadeling mellom det offentlige og næringslivet skaper også høyere datakvalitet og verdi for alle parter. Det offentlige må tørre å dele data selv om alt ikke er hundre prosent perfekt.

Det offentlige bør over fra omfattende utredning og analyse før man gjør noe til å starte tidlig med utprøving av datadeling og mulige løsninger. Hent inspirasjon og erfaringer fra eksisterende «delingsflater» blant annet Kartverket, DSOP, Digdir og Nordic Smart Government.

Det bør også etableres en metodikk for å måle effekt og vise verdi av deling og bruk av data. Arbeidet med verdikjedeanalyse i KUDAF - Kunnskapssektorens datafellesskap kan benyttes som inspirasjon.

Særskilte felles utfordringer må løses

«Kun en gang» har vi jobbet lenge med. Nå bør spørsmålet være: Hvem skal innhente informasjonen denne ene gangen? Det er viktig å avklare hvem som innhenter og forvalter «autoritative data». Det offentlige må derfor bestemme hvilke felles registre og andre informasjonskilder som er primærkilde for ulike typer data. Disse må underbygges, brukes og vedlikeholdes for å sikre kvaliteten. Vi har noen definerte grunndataregister som nasjonale fellesløsninger, men vi må få definert flere primærkilder.

Problemstillinger rundt felles behandlingsansvar kan være kompliserende for hvem som eier og forvalter ulike data. Dette må få økt oppmerksomhet fremover.

Data som er omfattet av taushetsplikt er en særskilt utfordring. Her har flere store virksomheter representert i Skate gjort vurderinger andre kan ha nytte av.

Det bør vurderes etablering av en «nasjonal datastrøm» med tilgangsstyring basert på hjemmel for å gjøre det enkelt å dele og konsumere hendelsesbaserte data, for eksempel vedtak gjort i en virksomhet. Dette er viktig for sammenhengende tjenester.

Det bør stilles krav om åpne systemer som er tilrettelagt for datadeling

For kommunene spesielt er det et problem at de offentlige dataene er innelåst i systemer fra privat sektor og er vanskelig å få delt på tvers. Delingen har en kostnad. Står lokalpolitikernes valg mellom å gi sykehjemsplass og å dele data er valget enkelt. Dette må man være klar over og finne en løsning på.

Det bør vurderes lovkrav til systemleverandørene om at offentlige data skal gjøres tilgjengelig via api-er, slik at man unngår at dataene låses inne i fagsystemer med store kostnader for kommunene og andre å få delt egne data.

Få fart på intern datadeling i virksomhetene

Mange offentlige virksomheter har et stort potensial også i å dele data mer internt. Mer av det kan gi større forståelse for at datadeling gir verdi både internt i virksomhetene, i offentlig sektor og i samspill med næringslivet.

Vi har forståelse for at mange virksomheter må arbeide mer med å få orden i eget hus før de kommer i posisjon for å dele data. Samtidig bør de finne de gode stedene å starte med utprøving av datadeling med andre. Start med datadeling der det kan gi store samfunnsverdier.

Styrk understøttelsen av arbeidet med sammenhengende tjenester

Plasser og formaliser eierskap og koordineringsansvar ved lange verdikjeder

Det er nødvendig å plassere og formalisere eierskap og koordineringsansvar ved lange verdikjeder som livshendinger og sammenhengende tjenester. Noen må være en drivende kraft og ha hovedansvaret for helheten til brukernes beste. De må

• få de ulike deltakerne om bord med felles ambisjon
• koordinere, sikre samordning og få til samhandling
• avklare behovet for formaliserte avtaler mellom aktørene
• bruke et felles rammeverk på tvers av livshendelsene
• avklare finansiering for både investering og drift. Det kan være kostnadsdrivende med nye tjenester – for alle aktørene.

I plasseringen av ansvar er det flere prinsipp som kan være aktuelle. Tradisjonen er at største eier har ansvaret, men vi må frigjøre oss fra den tradisjonen. Vi trenger noen nye prinsipper som gjør at ansvarsplasseringen skjer mer på brukernes premisser. Forvaltninga er ikke brukerorganisert, men tjenesteorganisert.

Eierskap til livshendelsene handler også om eierskap og flyt av data. Vi må få tegnet det overordnede kartet og ikke bare jobbe fra bunnen.

Samarbeid i tidlig-fase er veldig viktig. Aktørene må ha en tidlig dialog om ambisjoner og mål. Departement og politisk ledelse må involveres tidlig og sikre samordning av styringssignal på tvers av departementene. Vi viser også til denne erfaringsrapportens kapittel «Råd om tverrsektoriell styring» og våre råd der om å sørge for bedre styring av tverrsektoriell oppgaveløsning.

Retningslinjene til Medfinansieringsordninga bør endres

Kravet i medfinansieringsordninga om budsjettkutt etter realisering av løsningene det søkes støtte til bør endres. Kravet fører til at prosjekt av typen fellesløsninger/infrastruktur er vanskelige å gjennomføre innenfor retningslinjene til ordningen. Slike prosjekt gir sjelden kostnadsbesparelser for søkerne, men fører til gevinster hos mange andre. Forankring av gevinster med tilhørende budsjettkutt i hele eller store deler av offentlig forvaltning er svært vanskelig å få til i praksis for søkerne til ordningen.

Samtidig er fellesløsninger, som skal inngå i felles økosystem for nasjonal digital samhandling og tjenesteutvikling, en viktig suksessfaktor for å lykkes med digitaliseringsstrategien og de sammenhengende tjenestene. Manglende finansiering av slike prosjekter har negativ innvirkning på tempoet i gjennomføringen av digitaliseringsstrategien.

For å støtte enda mer opp under digitaliseringsstrategien for offentlig sektor bør Medfinansieringsordninga rendyrkes mot strategisk prioriterte fellesløsninger og andre tverrgående tiltak som sammenhengende tjenester. Risikokapital til tidligfase er viktig og noe ordningen bør bidra til. Kravet om minimum 5 millioner for enkelttildelinger bør fjernes og en bør vurdere løpende tildelinger gjennom året i stedet for en årlig tildeling.

Det bør også vurderes hvordan ordningen på andre måter kan støtte bedre opp under hvordan en gjennom smidig utvikling arbeider med digitalisering i dag. Ved å være mindre byråkratisk, mer fleksibel og ha en mer smidig prosess kan man stimulere til flere spennende og innovative løsninger.

Vi viser for øvrig til denne erfaringsrapportens kapittel «Råd om tverrsektoriell styring» og våre råd der om å etablere finansieringsmekanismer som bidrar til trinnvis utvikling og samarbeid på tvers.

Vurder å etabler et Senter for tjenesteutvikling for sammenhengende tjenester

Vi ser at det er like utfordringer i arbeidet med de mange sammenhengende tjenestene. En fellesressurs som et slikt senter vil derfor kunne være nyttig. Senteret kan organiseres i Digdir, men det bør skje i tett samarbeid med KS. Det kan også utvides over tid og kanskje bli et innovasjonssenter.

Senteret bør være et kraftsenter med kompetanse og finansieringsmuligheter som kan hjelpe virksomhetene som har fått i oppdrag å utvikle sammenhengende tjenester. Disse bør kunne inngå avtale om å benytte senterets tjenester. Hver sammenhengende tjeneste kan få sin hovedrådgiver fra senteret som koordinerer senterets bistand.

Senteret bør for eksempel kunne

• bidra til erfarings og kunnskapsoverføring på tvers av arbeidet med de sammenhengende tjenestene
• gi faglig bistand i prosessledelse, juss, tjenestedesign og arkitektur opp mot felles økosystem
• gi finansieringsbistand i tidlige innsiktsfaser
• bidra til innovasjon
• bistå i samfunnsøkonomiske analyser og beslutningsgrunnlag for gjennomføringsfasen
• stille lokale, rom og verktøy til disposisjon, både fysisk og digitalt

Styrk koordinering og tilrettelegging for offentlig sektors involvering i DIGITAL

Skate har merket seg at Norge går inn med store midler i DIGITAL, som er EUs nye investerings- og kapasitetsbyggingsprogram for digital omstilling og bruk av innovative digitale teknologier i samfunnet og næringslivet. Vi har også merket oss at det er etablert en nasjonal koordineringsgruppe bestående av Digitaliseringsdirektoratet, Innovasjon Norge og Norges forskningsråd.

Skate har støttet koordineringsgruppens forslag til ambisjoner for norsk deltagelse i programmet om blant annet å realisere synergier mellom DIGITAL og nasjonale strategier, påvirke utviklingen i programmet på områder av strategisk betydning for Norge, sikre anvendelse av DIGITAL sine kapasiteter for det brede lag av norske private og offentlige virksomheter og utnytte ulik finansiering som DIGITAL tilbyr for å støtte nasjonalt samarbeid, tiltak og prosjekter knyttet til DIGITAL sine satsningsområder.

Skate mener at DIGITAL-programmet har potensiale også for offentlig sektor. Erfaring har imidlertid vist at det er ressurskrevende prosesser som må til for å få utløst midler som dette. Det er blitt en profesjon i seg selv å gi råd om søknader. Dette er et fagområde offentlig sektor bør prøve å få dekket samlet som en fellesfunksjon som dekker både statlige virksomheter og kommuner. Både store statlige virksomheter og de største kommunene synes dette er krevende.

Skate er bekymret for at det settes av for lite ressurser til nasjonal koordinering og tilrettelegging av offentlig sektors innsats inn mot DIGITAL. Dette gir høy risiko for at offentlig sektor i Norge ikke blir tilstrekkelig involvert og ikke klarer å ta ut gevinster av DIGITAL. Skate oppfordrer Kommunal- og distriktsdepartementet om å merke seg dette og styrke innsatsen innen slik koordinering og tilrettelegging.

Legg til rette for fortsatt utprøving gjennom regulatoriske sandkasser

Regulatoriske sandkasser skal fremme ansvarlig innovasjon innenfor gode rammebetingelser. Dette er en interessant, ny og effektiv måte å arbeide på som det bør stimuleres til videre.

Når statlige virksomheter etablerer slike sandkasser bør de spesielt vurdere hvordan kommunesektoren kan involveres. Digitaliseringsnettverkene i kommunal sektor kan ha mye å bidra med. Det bør også være åpent for leverandører i privat sektor å delta i slikt utprøvingsarbeid.

Finansiering kan være en særlig utfordring og må forankres i departementene. Dersom en ikke får konkret finansiering til sandkasser bør det vurderes omstilling i virksomhetene for å bruke penger der det gir best mulig avkastning.

Det er viktig at en i arbeidet har fokus på å raskt gå fra sandkasse til realisering. Det kan være nødvendig med nye virkemiddel for å gå fra pilot og sandkasse til realisering og drift. Hvordan man skal få til dette bør vurderes spesielt fremover.

Foren ulike metodiske tilnærminger i moderne digitalisering på tvers av virksomheter

Offentlig sektor har ulike metodiske tilnærminger i sin digitalisering. Mange statlige virksomheter utvikler selv sine it-løsninger. I kommunal sektor er bruk av fagsystemer fra markedet den vanlige tilnærmingen. I virksomheter som selv utvikler it-løsninger skjer det i økende grad i form av produktutvikling med smidige leveranser og tverrfaglige team. Ved etablering av sammenhengende tjenester, som i arbeidet med livshendelsene eller mer konkrete tjenester, må ulike metodiske tilnærminger forenes.

I felles arbeid med statlige virksomheter er det behov for at kommunesektorens påvirkning på arbeidet står i forhold til konsekvenser arbeider får for den kommunale tjenesteutøvelsen. I mange tilfeller vil det bety at man må samarbeide om utviklingen – og forvaltningen. Det må derfor arbeides for å skape gode modeller for finansiering og samarbeid om produktleveranser over tid, på tvers av virksomheter.

Skate har følgende overordnede råd til hva som kan være god praksis ved produktutvikling i samspill mellom virksomheter:

1. Det er viktig å bygge tillit til produktutvikling som leveranseform, det gjør vi ved praktisk arbeid der vi utvikler god praksis, rammebetingelser og kultur
2. Eierne skal etablere mandat for produktet, inkludert rammebetingelser som styring og finansiering. Mandatet bør så videreutvikles etter hvert som virksomhetene lærer og produktet/produktene utvikler seg.
3. Eiere må utnevne medlemmer til styringsgrupper/eiermøter som er riktig sammensatt og i stand til å ta beslutninger der de representerer sine virksomheter/sektorinteresser. God avklaring av hvem som kan representere, og fullmakter til representasjon er viktig.
4. Styringsgruppen/eiermøtene skal vedta og forvalte et styringsdokument med mål, gevinster og prioritering av hypoteser og initiativ.
5. Som eiere må vi påse at produktene sees i sammenheng med andre produkter og fellesløsninger, på tvers av virksomheter.