Skate-saker Skate-møte 13. juni 2018 - referat

Møtested: Difi, Grev Wedels plass 9. Møterom 5001, 5.etg
Møtetid: 09:00–11:30

Deltakelse

Medlemmer av Skate

• Steffen Sutorius, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)
• Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR)
• Nina Funnemark pva Hans Christian Holte, Skattedirektoratet (SKD)
• Anne Cathrine Frøstrup, Statens kartverk (Kartverket)
• Inger Østensjø, KS
• Arild Sundberg, Oslo kommune
• Håkon Røstad pva Sigrun Vågeng, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV)
• Christine Bergland, Direktoratet for e-helse (eHelse)
• Sigurd Eriksson, Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen)
• Inga Bolstad, Arkivverket
• Roar Olsen, Unit (Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning)

Fravær

• Håkon Skulstad pva Odd Reidar Humlegård, Politidirektoratet (POD)

Bisittere

• Cat Holten, BR
• Lise Karlsen, BR
• Håkon Christian Tverrli, NAV
• Hans Erik Gravdahl Sørensen, SKD
• Olav Petter Aarrestad, Kartverket
• Norunn Saure, eHelse
• Line Richardsen, KS
• Ingunn Cowan, Lånekassen
• Øyvind Akerhaugen, Arkivverket
• Torgeir Strypet, Difi
• Grete Orderud, Difi
• Knut Bjørgaas, Difi

Sekretariat

• Jan Sørgård, Difi
• Cathrine Silju Eide, Difi

I tillegg møtte

• Marit Mellingen, Difi (under sak 8/18)
• Katarina de Brisis, KMD (observatør - hele møtet)

Saksliste

Faste saker

• Godkjenning agenda
• Godkjenning referat forrige møte
  Steffen Sutorius

Saker til behandling

• 8/18 Difi sine innspel til Digitaliseringsrundskrivet 2018
  Difi/Steffen Sutorius/Marit Mellingen
• 9/18 Finansieringsordning for digitaliseringsprosjekter i kommunal sektor - DigiFin
  KS/Line Richardsen
• 10/18 Kriterier for Difis anbefalinger til KMD om prioritering av tverrgående digitaliseringstiltak
  Difi/Knut Bjørgaas
• 11/18 Utfordringer, retningsvalg og tverrsektorielle interesseområder i universitets- og høyskolesektoren
  Unit/Roar Olsen
• 12/18 Status Difis tverrgående digitaliseringsstrategi pr. 3.5.18
  Skates arbeidsutvalg/Skatesekretariatet
• 13/18 Saksliste Skate neste halvår
  Difi/Steffen Sutorius
• Eventuelt
  1) Status Skates mandat
  2) Deltakerendringer i Skate
  3) Navnebytte fra KDTO til Unit

Faste saker

Godkjenning av agenda 13.06.2018

Agendaen ble godkjent.
Eventuelt-sakene ble tatt først i møtet. For oversiktens skyld er de ført til slutt i referatet.

Godkjenning av referat 21.03.2018

Referatet ble godkjent.

Saker til behandling

8/18 Difi sine innspel til Digitaliseringsrundskrivet 2018

Difi/Knut Bjørgaas og Marit Mellingen

Utsendte sakspapir før møtet
• Sak 8-18 Digitaliseringsrundskrivet 2018 – Saksframlegg
• Sak 8-18 Vedlegg 1 Difis planlagte innspill til endringer i Digitaliseringsrundskrivet 2018

Tillegg utsendt før møtet og som følger referatet
• Sak 8-18 Fra Difi - Tillegg til sak 8-18 Digitaliseringsrundskrivet 2018 (e-post fra Difi 5.6.18)
• Sak 8-18 Fra Lånekassen - Tilbakemelding digitaliseringsrundskriv (vedlegg i e-post fra Lånekassen 8.6.18)

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet
• Sak 8-18 Presentasjon Digitaliseringsrundskrivet 2018

Saken gjelder - Beslutningssak
Digitaliseringsrundskrivet er en sammenstilling av krav og anbefalinger fra regjeringen tilknyttet digitalisering i offentlig sektor. Rundskrivet skal gi statlige virksomheter en helhetlig oversikt over hvilke reguleringer de må forholde seg til på digitaliseringsområdet. Difi har i noen år gitt råd til KMD om endringer i digitaliseringsrundskrivet. I år har Difi lagt opp til bred involvering av Skate-virksomhetene i revisjonsprosessen av rundskrivet. Behandlingen i Skate er siste trinn i denne involveringen før Difi gir sitt endelige innspill til KMD.

I Difis planlagte innspill er det foreslått å skille tydeligere mellom krav, anbefalinger og veiledning i rundskrivet. Innholdsmessig er det følgende hovedendringer:
• Omtale av Felles datakatalog er tatt inn
• Omtalen av bruk av data er presisert
• Oppdatert omtale av GDPR er tatt inn
• Kravet om bruk av digital postkasse til innbyggere er endret
• Krav om bruk av standarder i offentlige anskaffelser og krav om bruk av prosjektmodell er presisert
I tillegg er det foreslått enkelte andre mindre justeringer og presiseringer.

Oppsummering av refleksjoner og innspill

• Skate-direktørene ga tydelig uttrykk for at de ikke var enige i Difis forslag til revidert punkt 1.7 i Digitaliseringsrundskrivet om krav til virksomhetene om bruk av digital postkasse til innbyggere. De mente at dagens krav om å sende post til digital postkasse ikke må gjelde virksomheter som har andre egnede informasjonssystem i henhold til eForvaltningsforskriften §8. Det må heller ikke bli noe krav til virksomhetene om at innbygger skal gis mulighet til å velge å få tilsendt kopi av dokumenter som har dokumentasjonsverdi for innbygger til sin digitale postkasse, slik Difi har forslått i sitt endringsforslag i rundskrivets pkt. 1.7. Hovedbegrunnelser som ble fremmet i ulike varianter var at det foreslåtte kravet
  - gir unødvendige kostnader
  - gir økt kompleksitet i virksomhetenes systemer
  - ikke er etterspurt hos innbyggerne
  - vanskelig kan etterleves da det er vanskelig å identifisere hva muligheten til å få sendt til postkassa skal omfatte og ikke omfatte
  - ikke fremmer god kunde- og brukerdialog
  - ikke har dokumentert samfunnsøkonomisk nytte
  - ikke er i tråd med moderne systemers måte å kommunisere med innbyggerne på
• Flere ga uttrykk for at postkassa kan brukes av de virksomhetene som skal spare porto på tradisjonelle brevutsendelser og når andre bedre alternativer for å kommunisere med innbygger ikke finnes. Men postkassa bør ikke være en sentral løsning alle virksomheter skal benytte i sin kommunikasjon med innbyggerne.
• Det var ingen som ga støtte til Difis forslag i e-post 5.6.18 om tilrettelegging for etterlevelse av forslaget til revidert pkt. 1.7.
• Flere ga uttrykk for at selv om Skate ikke støtter Difis endringsforslag, så må ikke det medføre at dagens krav om at alle skal sende noe til postkassa blir beholdt. Det er et stort behov for endring av dagens krav i digitaliseringsrundskrivet.
• Flere ga uttrykk for at Difis øvrige endringsforslag i Digitaliseringsrundskrivet er gode og at de foreslåtte strukturendringene i rundskrivet er svært positive.

Beslutning

• Alle Skatemedlemmene bortsett fra Difi mener det ikke må være obligatorisk for statlige virksomheter å bruke Digital postkasse til innbyggere dersom virksomhetene har andre egnede informasjonssystem i samsvar med kravene i eForvaltningsforskriften §8.
• Med unntak fra pkt. 1.7 om Bruk av digital postkasse til innbyggerne, gir Skate tilslutning til Difis forslag om endringer i Digitaliseringsrundskrivet.

9/18 Finansieringsordning for digitaliseringsprosjekter i kommunal sektor - DigiFin

KS/Line Richardsen

Utsendte sakspapir før møtet
• Sak 9-18 Finansieringsordning for digitaliseringsprosjekter i kommunal sektor – DigiFin – Saksframlegg

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet
• Sak 9-18 Presentasjon – DigiFin

Saken gjelder - Orienteringssak
For å få utviklet flere digitale fellesløsninger for kommunal sektor, har KS etablert en finansieringsordning der både staten, KS, kommuner og fylkeskommuner bidrar. KMD bidrar med 125 millioner kroner og KS med inntil 40 millioner. Kommuner som deltar betaler et engangsbeløp på kr 20 pr innbygger og fylkeskommuner kr 5 pr. innbygger. Ordningen skal være selvfinansierende etter etableringen. Ordningen bygger på noen grunnleggende prinsipper:
• Ordningen skal bidra til utvikling av felles løsninger
• Støtte gis etter samråd med KommIT-rådet
• Må ha bidratt til kapitalen for å ta løsninger i bruk
• Når løsningene tas i bruk betales støtten tilbake

Privat næringsliv benyttes ofte i utviklingen. KS, prosjektene og regionale nettverk bidrar i utbredelsen. Kommunene betaler årlig for drift og forvaltning av løsningene de benytter. Til nå har 20 nye prosjektforslag kommet inn på relativ kort tid.

Beslutning
• Skate tar saken til orientering.

10/18 Kriterier for Difis anbefalinger til KMD om prioritering av tverrgående digitaliseringstiltak

Difi/Knut Bjørgaas

Utsendte sakspapir før møtet
• Sak 10-18 Kriterier - prioritering av tverrgående digitaliseringstiltak – Saksframlegg

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet
• Sak 10-18 Presentasjon Kriterier - prioritering av tverrgående digitaliseeringstiltak

Saken gjelder - Beslutningssak
Difi ønsker gjennom dette prosjektet å fremme samarbeid på tvers og styrke gjennomføringen av tverrgående digitaliseringstiltak i offentlig sektor. Et av delmålene er å identifisere og anbefale tverrgående digitaliseringstiltak som bør prioriteres i budsjettprosessen til regjeringen, eller som bør støttes/finansieres på annen måte.
Difi har utarbeidet et forslag til kriterier for prioriteringsvurderingene inn mot Difis anbefalinger til KMD om prioritering av tverrgående digitaliseringstiltak i budsjettprosessen. Difi spør i denne saken om Skates syn på kriteriene. Det er videre planlagt at Skate i desember-møtet gis mulighet for eventuelle kommentarer til Difis anbefaling til KMD.

Oppsummering av refleksjoner og innspill
• Noen savnet et tydeligere innbyggerfokus i kriteriene og anbefalte at det forsterkes
• Noen viste til at det i kriteriene brukes begrepet «løsninger». De anbefalte at Difi vurderer om begrepet «tiltak» bør benyttes for å få en større åpning for hva som kan omfattes.
• Noen ønsket noe mer informasjon om prosessen og involvering av Skate og AU.

Beslutning
• Skate ber Difi vurdere innspillene på kriterier gitt i Skate-møtet
• Skate gir for øvrig tilslutning til Difis utkast til kriterier som skal benyttes i Difis vurderinger og anbefalinger til KMD om prioritering av tverrgående digitaliseringstiltak i budsjettprosessen
• Skate gis i desember-møtet mulighet for eventuelle kommentarer til Difis anbefaling til KMD
• Difi sender Skate mer informasjon om prosessen og involvering av Skate og AU.

11/18 Utfordringer, retningsvalg og tverrsektorielle interesseområder i universitets- og høyskolesektoren

Unit/Roar Olsen

Utsendte sakspapir før møtet
• Sak 11-18 Utfordringer mv universitets- og høyskolesektoren – Saksframlegg

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet
• Sak 11-18 Presentasjon - Utfordringer mv universitets- og høyskolesektoren

Saken gjelder - Orienteringssak
Unit, Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning, ble etablert 1.1.2018 og fikk nylig sitt endelige navn. Unit har ansvaret for nasjonal samordning innen høyere utdanning og forskning, og har et overordnet forvaltningsansvar på IKT-området. De etablerer et samarbeid med Utdanningsdirektoratet, bl.a. for å sikre at en helhetlig sektor kan bli gjenspeilet i Skate.
Unit ser noen hovedutfordringer innen eget ansvarsområde. Det ene er at man har kommet relativt kort i høyere utdanning med å utnytte det pedagogiske potensialet som ligger i digitalisering. I tillegg har man utfordringer knyttet til tilgang til data, mer effektiv administrasjon og større anvendelse av moderne teknologi i forskning.
Det er en rekke saker i utdanningssektoren som antas å berøre flere sektorer og som kan være tema i Skate.

Beslutning
• Skate tar saken til orientering.

12/18 Status Difis tverrgående digitaliseringsstrategi pr. 3.5.18

Skates arbeidsutvalg/ Jan Sørgård Skatesekretariatet

Utsendte sakspapir før møtet
• Sak 12-18 Status Difis tverrgående digitaliseringsstrategi pr. 3.5.18 – Saksframlegg
• Sak 12-18 Vedlegg 1 Oversiktstabell status pr 3.5.18
• Sak 12-18 Vedlegg 2 Oversiktstabell forrige status pr. 15.02.18
• Sak 12-18 Vedlegg 3 Tiltaksoversikt pr. 3.5.18

Saken gjelder - Beslutningssak
I Skate-møtet 21.3.18 ga Skate sin tilslutning til at Skates gamle strategi, veikartarbeidet, integreres i Difis tverrgående digitaliseringsstrategi. I henhold til roller og ansvar i modellen for forvaltning og gjennomføring av strategien, skal Skate bl.a. behandle samlesak om statusrapporter fra tiltakseierne periodisk og gi råd og uttrykke forventninger til tiltakseierne.
Alle tiltakseierne har levert egne statusrapporter til Skatesekretariatet for hvert av sine tiltak. Statusrapportene er behandlet av både sekretariatet og Skates arbeidsutvalg (AU). Rapportene danner grunnlaget for oversiktstabellen i vedlegg 1 og AUs «Forslag til beslutning» i saksframlegget.
Tre prosjekt har rapportert gult. AU mener planlagt håndtering fra tiltakseierne er hensiktsmessig og anbefaler ikke tilleggsmerknad fra Skate. Øvrige tiltak har rapportert grønt.

Beslutning
• Skate tar til orientering status i tiltakene per 3.5.2018.

13/18 Saksliste Skate neste halvår

Difi/Steffen Sutorius

Utsendte sakspapir før møtet
• Sak 13-18 Skates saksliste neste halvår - Saksframlegg

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet
• Sak 13-18 Presentasjon Skates saksliste neste halvår

Saken gjelder - Beslutningssak
Skate skal sette opp saksplanen halvårlig i forkant av møtene som planen gjelder for. Skate har to hovedtyper saker til behandling: aktuelle strategiske saker og oppfølging av Difis tverrgående digitaliseringsstrategi, som Skates tidligere veikartarbeid nå er integrert i. Skates arbeidsutvalg (AU) har i vårhalvåret 2018 gjennomført en omfattende prosess for å identifisere og prioritere strategiske saker for Skate og gitt sin anbefaling til Difis direktør. Dette danner hovedgrunnlaget for Diifs direktør sitt forslag for Skate i denne saken.

Oppsummering av refleksjoner og innspill
• Det ble foreslått at følgende sak ble flyttet opp i prioriteringene og satt på sakslisten i Skate-møtet 26.9.18: «Mål for en god ID-forvaltning - når er ID-forvaltningen god?»

Beslutning
• Saken «Mål for en god ID-forvaltning - når er ID-forvaltningen god?» settes på sakslisten i Skate-møtet 26.9.18
• Skate gir for øvrig sin tilslutning til Difis forslag til saksplan for andre halvår 2018
• Enkelte Skate-saker tilknyttet digitaliseringsstrategien kan behandles i AU i stedet for Skate dersom strategi-/tiltakseier og AU er enige om dette

Eventuelt

1) Status Skates mandat?

Difi/Steffen Sutorius

Saken gjelder - Orienteringssak
KMDs forslag til endret mandat for Skate ble behandlet på forrige Skate-møte. Det kom to innspill om endringer etter møtet - fra NAV m.fl. og fra KS. For å finne konsensus valgte Difis direktør å kun sette fokus på en kvalitetssikring og justering av forslaget fra NAV m.fl. opp mot klare føringer i Digital agenda, samt innarbeide KS sine presiseringsønsker. Dette forslaget til konsensusversjon fra Skate sendte Difis direktør til de andre direktørene i Skate og bad om tilbakemeldinger innen en uke dersom noen var uenige. Det kom en rekke positive tilbakemeldinger og ingen ga uttrykk for at de var uenige. Difis direktør anser derfor at Skate har oppnådd konsensus – iht. e-posten til de andre direktørene. Difi har nå oversendt til KMD en orientering om behandlingen i Skate og lagt ved Skates konsensusbaserte forslag til endret mandat for Skate. Saken er nå under videre behandling i KMD.

Beslutning
• Skate tar saken til orientering

2) Deltakerendringer i Skate

Difi/Steffen Sutorius

Saken gjelder - Orienteringssak
Marianne Andreassen har sluttet i Lånekassen og gått ut av Skate. Difis direktør har takket Marianne for innsatsen i Skate. Difi har fått melding om at Sigurd Eriksson skal representere Lånekassen i Skate til ny direktør Nina Schanke Funnemark tiltrer.
Difi har fått melding om at Inger Østensjø i dag deltar i sitt siste møte i Skate før hun skifter jobb internt i KS. Difis direktør takket Inger for innsatsen i Skate. Ny representant fra KS til høsten blir Kristin Weidemann Wieland.

Beslutning
• Skate tar endringen i representasjon i Skate til orientering.

3) Navnebytte fra KDTO til Unit

Difi/Steffen Sutorius

Saken gjelder - Orienteringssak
Skate-medlemmet KDTO, Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan, har fått nytt endelig navn:
• Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning

Beslutning
• Skate tar saken til orientering

Møtet ble avsluttet kl. 11:10.