Skate-møte 13. oktober 2021 - referat

På agendaen sto Koordineringsarbeidet knyttet til bruk av skytjenester etter Schrems II-dommen, hvordan sikrer vi tilgjengeliggjøring og bruk av offentlige data for næringsutvikling - Geografisk infrastruktur og Datafabrikken, tverrsektoriell styring – Departementenes rolle – konkrete råd fra Skate, regelverksutvikling som del av tjenesteutvikling og endring i Skate etter Unit - Innspill fra Skate.

Årstal:

2021

Kategori:

Referat

På denne siden

Møtested: Christiania Qvartalet Møtesenter, Grev Wedels Plass 7, Oslo
Møtetid: kl. 08:30 - 11:30

Deltakelse

Medlemmer av Skate

Steffen Sutorius, Digitaliseringsdirektoratet (Digdir)
Inga Bolstad, Arkivverket
Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR)
Per-Arne Horne, Direktoratet for byggkvalitet (DiBK)
Mariann Hornnes, Direktoratet for e-helse (eHelse)
Johnny Welle, Statens kartverk (Kartverket)
Kristin Weidemann Wieland, KS
Jonas Slørdahl Skjærpe pva. Hans Christian Holte, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV)
Sølve Monica Steffensen, Oslo Kommune
Catherine Janson pva. Benedicte Bjørnland, Politidirektoratet (POD)
Nina Schanke Funnemark, Skatteetaten (SKE)
Geir Axelsen, Statistisk sentralbyrå (SSB)
Roar Olsen, Unit (Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning)

Deltagelse på saker

Hilde Singsaas, Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ), sak 15/21
Bjørn Erik Thon, Datatilsynet, sak 15/21
Grete Orderud, Digdir, sak 17/21 og 18/21
Håkon Røstad, NAV, sak 18/21
Knut Bjørgaas, Digdir, alle saker

Observatør

Katarina de Brisis, Kommunal- og Moderniseringsdepartementet

Sekretariat

Jan Sørgård, Digdir
Rune Karlsen, Digdir
Silje Johansen, Digdir (digitalt)
Ismail Özkan, Digdir (digitalt)

Fravær

Medlem av Skate
Roar Vevelstad, Halden kommune

Sakliste

Faste saker

Godkjenning agenda
Godkjenning av referat frå Skate-møte 16.06.2021
Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius

Saker til behandling

15/21 Koordineringsarbeidet knyttet til bruk av skytjenester etter Schrems II-dommen
Digitaliseringsdirektoratet/Knut Bjørgaas
16/21 Hvordan sikrer vi tilgjengeliggjøring og bruk av offentlege data for næringsutvikling - Geografisk infrastruktur og Datafabrikken
Kartverket/Johnny Welle og Digitaliseringsdirektoratet/Knut Bjørgaas
17/21 Tverrsektoriell styring – Departementenes rolle – Konkrete råd fra Skate
Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius, Skatteetaten/Nina Schanke Funnemark og KS/Kristin Weidemann Wieland
18/21 Regelverksutvikling som del av tjenesteutvikling
NAV/Jonas Slørdahl Skjærpe og KS/Kristin Weidemann Wieland
19/21 Endring i Skate etter Unit - Innspill fra Skate
Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius

Orienteringssaker

Eventuelt

Faste saker

Godkjenning av agenda 13.10.2021

Agendaen ble godkjent med den endring at sak 18/21 ble behandlet før sak 17/21. For oversiktens skyld føres de likevel i saksnummerrekkefølge i referatet.

Godkjenning av referat 16.06.2021

Referatet ble godkjent.

Saker til behandling

15/21 Koordineringsarbeidet knyttet til bruk av skytjenester etter Schrems II-dommen

Digdir/Knut Bjørgaas og DFØ/Hilde Singsaas

Utsendte sakspapir før møtet

Sak 15-21 Saksfremlegg - Koordineringsarbeidet knyttet til bruk av skytjenester etter Schrems II-dommen Presentasjon vist i møtet og som følger referatet
Sak 15-21 Presentasjon - Koordineringsarbeidet knyttet til bruk av skytjenester etter Schrems II-dommen

Saken gjelder – Behandlingssak
Den 16. juli 2020 avsa EU-domstolen en prinsipiell dom om overføring av personopplysninger til USA, ofte kalt Schrems II-dommen. Dommen sier at det ikke er tilstrekkelig å bruke et gyldig overførings-grunnlag, slik som EU-kommisjonens standardbestemmelser, for å overføre personopplysninger ut av EØS. Dette påvirker blant annet hvordan offentlige og private virksomheter kan benytte skytjenester.

I desember 2020 konkluderte Skates arbeidsutvalg med at de ønsket en koordineringsgruppe i arbeidet med Schrems II-dommen. Digdir v/Nasjonalt ressurssenter for deling av data har ledet koordineringsarbeidet og per september 2021 består gruppen av 29 offentlige virksomheter. Gjennom koordineringsarbeidet har virksomhetene utvekslet erfaringer med vurderinger av skyløsninger i lys av Schrems II-dommen. Gruppen har også fått foredrag fra bl.a. Datatilsynet, NSM og Gartner for å belyse vurderinger rundt skytjenester.

I løpet av juni 2021 kom det flere rettskilder som bidro til å klargjøre de juridiske utgangspunktene. Disse ble etterfulgt av oppdaterte veiledere fra European Data Protection Board (EDPB) i juni 2021 og fra Datatilsynet i september 2021.

De juridiske utgangspunktene er i dag større grad avklart enn det som var situasjonen våren 2021. Det er likevel fremdeles utfordrende for mange virksomheter å anvende de juridiske utgangspunktene i sine konkrete vurderinger av skytjenester. Det må foretas en rekke helt konkrete vurderinger av teknisk, sikkerhetsfaglig, strategisk, økonomisk og juridisk karakter. Erfaringen fra koordineringsgruppen tilsier at flere av disse vurderingene vil være like for mange offentlige virksomheter.

Digdir har iverksatt et samarbeid med DFØ for å samkjøre koordineringsgruppens arbeid med DFØs Markedsplass for skytjenester. Digdir anbefaler at koordineringsarbeidet fortsetter. Målet bør fortsatt være å finne felles tilnærminger til de vurderinger som den enkelte virksomhet må gjøre knyttet til sin bruk av skytjenester for å sikre etterlevelsen av personvernregelverket etter Schrems II. Et slikt samarbeid gir de beste faglige vurderingene, effektiv bruk av ressurser samt eksempler og beste praksis som andre virksomheter kan ha nytte av.

Oppsummering av innspill fra direktøren i Datatilsynet

Dette er en viktig sak og det kan komme endringer også fremover.
Datatilsynet er lovtolkningsmyndighet og Datatilsynets veiledninger bør følges.
Det er uønsket at Digdir eller andre har egen forståelse av handlingsrommet i Schrems II-dommen.
Samordning inn mot markedsplassen for skytjenester er nyttig.
Det bør vurderes om det øvrige koordineringsarbeidet det er lagt opp til er nødvendig.

Råd fra Skate

Det gjennomførte koordineringsarbeid har vært svært viktig og nyttig og må fortsette slik det er foreslått i saksframlegget.
Skate-virksomhetene bør prioritere videre deltagelse høyt.
I arbeidet videre bør man vurdere organisering i mindre grupper som hver for seg fokuserer på ett delområde. Det kan være bedre enn en stor gruppe.
Samarbeidet med DFØ inn mot markedsplassen for skytjenester må fortsette.
Offentlige virksomheter er selv ansvarlige for å gjennomføre helhetlige risikovurderinger og avgjøre hva som er akseptabel risiko. Veiledere fra Datatilsynet er viktige, men vi kan ikke slutte å bruke virksomhetskritiske løsninger dersom det er andre tiltak vi kan gjøre for å etterleve regelverket med akseptabel risiko.

Beslutning

Skate tar til orientering arbeidet i koordineringsgruppen så langt.
Skate gir mandat til videre koordineringsarbeid for å foreta felles vurderinger av skytjenester etter Schrems II, herunder å:
- Etablere og formidle beste praksis og eksempler på tekniske-, informasjons-sikkerhets-, kontraktuelle-, strategiske- og andre vurderinger.
- Avklare behov for reforhandling av eksisterende avtaler med skytjenesteleverandører.
- Gi konkret og nyttig veiledning til offentlige virksomheter som bruker skytjenester.
Skate oppfordrer Skate-virksomhetene til å bidra med nødvendige fagressurser til arbeidet.
Skate gir sin tilslutning til at Digdir i samarbeid med DFØ koordinerer arbeidet og fastsetter en hensiktsmessig arbeidsordning for gruppen

16/21 Hvordan sikrer vi tilgjengeliggjøring og bruk av offentlige data for næringsutvikling - Geografisk infrastruktur og Datafabrikken

Kartverket/Johnny Welle og Digdir/Knut Bjørgaas

Utsendte sakspapir før møtet

Sak 16-21 Saksframlegg - Hvordan sikrer vi tilgjengeliggjøring og bruk av offentlige data for næringsutvikling
Sak 16-21 Vedlegg 1 - Praktiske eksempler på bruk av offentlige data til næringsutvikling
Sak 16-21 Vedlegg 2 - Utvidet presentasjon

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

Sak 16-21 Presentasjon - Hvordan sikrer vi tilgjengeliggjøring og bruk av offentlige data for næringsutvikling

Saken gjelder – Behandlingssak
Både nasjonale rapporter, tidligere Skate-sak om informasjonsforvaltning og deling av data og en omfattende EU-satsning på deling og bruk av data gir klare signaler om at verdien av dataøkonomien er svært stor både i kroner og i arbeidsplasser.

Regjeringen la våren 2021 frem stortingsmeldingen «Data som ressurs - Datadrevet økonomi og innovasjon». Regjeringen vil at «Norge skal utnytte mulighetene som ligger i data til økt verdiskaping, flere nye arbeidsplasser i hele landet, og en effektiv offentlig sektor». De skriver blant annet at de vil oppnevne et offentlig utvalg for helhetlig regulering for bruk av offentlige data til næringsutvikling. Samtidig vil de kartlegge og vurdere dataøkonomien i offentlig sektor, og gi anbefalinger om ulike organiserings- og finansieringsmodeller for deling og bruk av offentlige data til næringslivet. Digdir har hatt dialog med KMD om at Skates innspill bør tas inn i dette arbeidet.

Kartverket og Digdir har erfart en del utfordringer ved deling av data til næringslivet. Disse dannet grunnlag for en diskusjon i Skate om råd til det offentlige utvalget, KMD og andre for å fremme en datadrevet økonomi.

Råd fra Skate

Deling av data må høyere opp på agendaen og prioriteringen til alle departement. Det er i dag lavt prioritert av de fleste både på departementsnivå og i styringsdialogen med underliggende virksomheter. Dagens nedprioritering på departementsnivå gir en kapasitetsutfordring i underliggende virksomheter.
KMD bør hjelpe alle departementene med å forstå hva deling av data faktisk innebærer og hvilken nytte det har og kan ha for både næringslivet og offentlig sektor.
Det må skapes interesse, insentiver og handlingsrom i offentlig sektor for å dele data med næringslivet. To-veis datadeling mellom det offentlige og næringslivet skaper høyere datakvalitet og verdi for alle parter. Det offentlige må tørre å dele data selv om alt ikke er hundre prosent perfekt.
Finansieringsmodeller er en særskilt utfordring. Man bør ikke underkommunisere at deling av data har både en investerings- og vedlikeholdskostnad som må finansieres.
En utfordring er at offentlige virksomheter egentlig ikke vet hvilken verdi mange av deres data har for andre. Det trengs hjelp til å synliggjøre for departementene at virksomhetene og sektorene bør ta kostnaden ved å dele data selv om de ikke vet sikkert verdien og hvem som skal bruke dataene.
Man bør i Norge vurdere frikjøp av data slik som i Danmark.
Man bør i vurderinger av verdi, kostnad og mulig inntekt også se på hvilke effektiviserings-gevinster deling av data kan gi i offentlig sektor.
Det må skapes motivasjon og satsningsvilje også i privat sektor. Det kan synes som om interessen i privat sektor er vanskelig å få vakt dersom datadelingen også medfører kostnader for dem.
For kommunene spesielt er det et problem at de offentlige dataene er innelåst i systemer fra privat sektor og er vanskelig å få delt på tvers. Delingen har en kostnad. Står lokalpolitikernes valg mellom å gi sykehjemsplass og å dele data er valget enkelt. Dette må man være klar over og finne en løsning på. Kanskje kan det vurderes lovkrav til systemleverandørene om at offentlige data skal gjøres tilgjengelig via api-er, slik at man unngår at dataene låses inne i fagsystemer med store kostnader for kommunene og andre å få delt egne data.
Data som er omfattet av taushetsplikt er en særskilt utfordring. Her har flere store virksomheter representert i Skate gjort vurderinger andre kan ha nytte av.
Mange virksomheter har et stort potensial også i å dele data mer internt. Mer av det kan gi større forståelse for at det gir verdi både internt i virksomhetene, i offentlig sektor og i samspill med næringslivet.
Det offentlige bør over fra omfattende utredning og analyse før man gjør noe til å starte tidlig med utprøving av datadeling og mulige løsninger.
Mange offentlige virksomheter må arbeide mer med å få ordne i eget hus før de kommer i posisjon for å dele data. Samtidig bør de finne de gode stedene å starte med utprøving av datadeling. Start med datadeling der det kan gi store samfunnsverdier.
Hent inspirasjon og erfaringer fra eksisterende «delingsflater» blant annet Kartverket, DSOP, Digdir og Nordic Smart Government.
Det offentlige må gjennom deling av data bestemme hvilke felles registre som er primærkilde for ulike typer data, f.eks. folkeregisteret. Disse må underbygges, brukes og vedlikeholdes for å sikre kvaliteten.

Beslutning

Skates råd knyttet til hvordan vi sikrer tilgjengeliggjøring og bruk av offentlige data for næringsutvikling videreformidles til det offentlige utvalget og KMD slik at de kan tas med i arbeidet knyttet til helhetlig regulering for bruk av offentlige data til næringsutvikling samt organiserings- og finansieringsmodeller knyttet til dataøkonomien i offentlig sektor.

17/21 Tverrsektoriell styring – Departementenes rolle – Konkrete råd fra Skate

KS/Kristin Weidemann Wieland, SKE/Nina Schanke Funnemark og Digdir/Steffen Sutorius

Utsendte sakspapir før møtet

Sak 17-21 Saksframlegg - Tverrsektoriell styring – Departementenes rolle – Konkrete råd fra Skate
Sak 17-21 Vedlegg - Tverrsektoriell styring - AUs utkast til råd

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

• Sak 17-21 Presentasjon - Tverrsektoriell styring

Saken gjelder – Behandlingssak
Temaet samarbeid og styring på tvers er drøftet flere ganger av Skate, senest på Skates fagdager i mai. Det pågår også flere tiltak som adresserer dette, bl.a. gjennom en ny strategi for departements-fellesskapet, en ny veiledning fra DFØ og Digdir om organisering og styring av samarbeid og sammenhengende tjenester på tvers av sektorer og forvaltningsnivå, og videreutvikling av DFØs veiledningsmateriell om tverrsektorielt arbeid i etatsstyringen.

Skate-virksomhetene har omfattende erfaring av samarbeid på tvers og det kan være nyttig om Skate gir noen felles råd til departementene om hvordan disse kan bidra til at virksomhetene lykkes enda bedre med utvikling og samarbeid på tvers. Skates anbefalinger kan ses i sammenheng med ny strategi for departementsfellesskapet som angir følgende behov:

«utvikling av arbeidsformer som kan gi merverdi og sikre forankring på tvers på områder med behov for vedvarende og bred samordning».

Med utgangspunkt i et utkast til råd i sakens vedlegg 1 og innledende presentasjoner der tre av Skate-direktørene delte viktige erfaringer rundt tverrsektoriell styring, diskuterte Skate hvilke råd som var spesielt viktig å få frem i et slikt brev til departementene. Det ble også vist til innspill i Skate-sak 18/21 som ville være aktuelle inn i brevet.

Saken la opp til en forankringsrunde i etterkant av Skate-møtet hos Skate-direktørene før de endelige anbefalingene oversendes KMD.

Råd fra Skate

Tildelingsbrev bør samordnes med felles oppdrag, mål og resultater
- mål mer på effekt/verdi
- etterspør resultater
Det bør etableres en felles finansieringspott for tverrsektorielle tiltak
- inkludert utvikling og drift
- der finansiering og rapportering tar hensyn til smidig utvikling
Regelverk må prioriteres som et område man må løses raskt og sammen.
- lær av erfaringer fra koronatida, de viser at det er mulig
- Brukeren må stå i sentrum også for regelverksutvikling
Jobb mer tverrfaglig, også mellom departementer og virksomheter – og start tidlig
Etterspør nye løsninger på store problemer
- ref. anbefaling om radikalt nye løsninger

Beslutning

Med utgangspunkt i vedlegg 1 innarbeider Digdir, KS og SKE innspill og råd fra Skate-møtet fra sakene 17/21 og 18/21 i anbefalingene.
Oppdaterte anbefalinger forankres hos Skate-direktørene før de oversendes KMD som Skates råd til departementene.
Hovedpunktene i denne saken er det Skate tar opp med ny statsråd i desember. De fremmes av noen av direktørene på vegne av Skate.
Det enkelte Skate-medlem anbefales å orientere eget departement om rådene etter at brevet til KMD er sendt.

18/21 Regelverksutvikling som del av tjenesteutvikling

NAV/Håkon Røstad og KS/Asbjørn Finstad

Utsendte sakspapir før møtet

Sak 18-21 Saksframlegg - Regelverksutvikling som del av tjenesteutvikling
Sak 18-21 Presentasjon - Regelverksutvikling som del av tjenesteutvikling

Saken gjelder – Behandlingssak
Et mål for Regjeringens Digitaliseringsstrategi er å sette bruker i sentrum slik at vedkommende får god sømløs hjelp i sin livssituasjon uavhengig av hvilken sektor eller hvilket forvaltningsnivå som leverer tjenesten. Hvilken hjelp defineres i regelverket, og utvikling som monner innebærer også regelverksutvikling.

For å kunne løse brukerbehovene bedre med dagens teknologi og forventninger kreves det nytenkning på hvilke tjenester som tilbys, hvem som samhandler for å skape disse tjenestene, hvem som gjør hva og hvordan data og informasjon gjøres tilgjengelig.

Mange av regelverkene er dårlig tilpasset tverrsektoriell samhandling, digitalisering og smidig tverrfaglig utvikling med innbyggeren i sentrum. Regelverket bærer ofte preg av papirbasert samhandling, og begrenser mulighetene som gis av digital teknologi.

For å kunne løse brukerbehovene på en god måte, må vi kunne dele og bruke data på nye måter, på tvers av sektorer og forvaltningsnivå. Dette krever en tverrsektoriell regelverksutvikling i flere departement, noe som viser seg både utfordrende og tidkrevende.

På bakgrunn av en presentasjon av sammenhenger, endringsdrivere, regelverksutfordringer og eksempler diskuterte Skate hvilke tiltak som kan anbefales til departement, etatsledere og kommune- eller fylkeskommunedirektører og utviklingsmiljø.

Råd fra Skate
Anbefalte tiltak til departement:

Ett departement må ta ansvar for politikkutvikling som omfatter flere departement og forvaltningsnivå. Hensikten er å ivareta behov for rettidige avklaringer, felles styringssignaler, koordinerte tildelingsbrev og nødvendig avklaring ved motstrid mellom departement og tilsyn. Vurder grundig hva som må være i lov og hva som kan ligge i forskrift. Forskrift gir bedre muligheter til endring enn lov. Ha som klar ambisjon å få ned tidsbruken i regelverksutviklingen. Erfaringene fra pandemien har vist at det er mulig.
De ansvarlige departement bør skape tidsmessige og anerkjente rammer for regelverks-utvikling ved å oppdatere utredningsinstruks, lovteknikkhefte og ny forvaltningslov i tråd med krav knyttet til digitaliseringspolitikk, GDPR og klart språk. Utredningsinstruksen bør sikre at regelverks konsekvens for brukervennlighet, digitalisering og effektivitet fremkommer, likeså bør konsekvensen av digitaliseringspolitikk på politikk og regelverk fremkomme. Den planlagte «Veilederen for digitaliseringsvennlig regelverk og klart lovspråk» bør innlemmes i rammene for regelverksutvikling.
Ved utvikling av materielle regelverk kreves det økt kompetanse og bevissthet også på departementsnivå om bruk av data, prosessregler og detaljregler, herunder hvilke data som finnes og hvor de kan hentes. Vurder egne kompetanseutviklingstiltak på departementsnivå og skap nødvendig kompetanse ved å arbeide med regelverksutvikling i tverrfaglige team med jurister, teknologer og fagpersoner fra berørte departement og etater, og simuler gjerne implementering av regler. Prøv å tilpass regelverksutvikling til at digital tjenesteutvikling i dag skjer gjennom kontinuerlig utvikling i mindre steg.

Anbefalte tiltak til etatsledere og kommune- eller fylkeskommune-direktører:

Samarbeid med departementet slik at jurister jobber sammen istedenfor å utveksle brev
Ta ansvaret for å drive et forpliktende samarbeid om regelverksutvikling der det tas hensyn til alle parters behov, ikke minst de faktiske brukerne. Etaten med ansvar skal også sikre at departementene koordinerer seg.
Skap gode beslutningsgrunnlag som synliggjør behovet for å utvikle regelverk med gevinster og konsekvenser. Prøv å få til samarbeid med departementene hele veien i stedet for å overlevere utredninger og grunnlag som de skal behandle.
Legg til rette for regelverksutvikling internt i egen virksomhet.

Anbefalte tiltak til utviklingsmiljø:

Kartlegg aktuelt regelverk tidlig, og ta hensyn til at regelverksutvikling tar tid.
Bruk handlingsrommet som ligger i regelverket.
Fortell om konsekvensene gjeldende regelverk har, mulige gevinster ved endring og forslag til regelverksutvikling. Piloter og/eller test gjerne regelverk for å skaffe innsikt til å påvirke regelverk.

Oppfølging av rådene over:

Råd til departementene innarbeides på hensiktsmessig måte i forslag til brev i sak 17/21.
Råd som er aktuelle i Digdirs veileder for digitaliseringsvennlig regelverk tas inn der.
Alle rådene fra Skate tas med inn i Digdirs veiledningsarbeid, spesielt tilknyttet arbeidet med sammenhengende tjenester.

Beslutning

Skates råd i saken følges opp slik Skate anbefaler

19/21 Endring i Skate etter Unit - Innspill fra Skate

Digdir/Steffen Sutorius

Utsendte sakspapir før møtet

Sak 19-21 Saksframlegg -Endring i Skate etter Unit- Innspill fra Skate
Sak 19-21 Vedlegg 1 - Digdirs foreløpige vurdering
Sak 19-21 Vedlegg 2 - Forespurt synspunkt fra direktøren i Unit

Saken gjelder – Behandlingssak
I brev fra KMD 6.1.2021 ble direktøren i Unit, Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning, oppnevnt som et av medlemmene i Skate for perioden 1.1.2021 til 31.12.2023. Tretten andre direktører ble oppnevnt samtidig.

Kunnskapsdepartementet har i løpet av 2021 slått sammen direktorater og statlig eide aksjeselskaper innenfor høyere utdanning og kompetansepolitikk. Unit vil opphøre som direktorat ved åsskiftet 2021-2022.

I henhold til Skates mandat skal Digdir vurdere og foreslå ny sammensetning av Skate etter innspill fra medlemmene i Skate og departementene, før KMD beslutter endringer i
sammensetningen av Skate.

Digdir har utarbeidet en foreløpig vurdering og mener det bør oppnevnes et nytt medlem til Skate fra kunnskapssektoren den gjenstående oppnevningsperioden ut 2023. Det er flere aktuelle kandidater. I tillegg til å hente inn eventuelle innspill fra Skate planlegger Digdir å hente inn eventuelle synspunkt og innspill fra Kunnskapsdepartementet.

Råd fra Skate