Arkivverket sitt prosjekt såg på utfordringar knytte til korleis offentleg sektor dokumenterer og tek vare på informasjon for framtida. Målet var å setje brukaren i sentrum og tenkje nytt rundt dagens system og måtar å jobbe på.

Sektor:
Årstall:
Tema:

Verksemd: Arkivverket

Leverandør: PwC

Arkivverket var oppdragsgjevar for prosjektet Arkivfloken. Det vart sett saman eit prosjektteam av ressursar med tverrfagleg bakgrunn frå Arkivverket, PwC, Rakkestad kommune, Oslo kommune, Digdir, Kartverket og NAV. Styringsgruppa for prosjektet vart sett av Arkivverket og bestod av eksterne aktørar som hadde ulike interesser og kunnskap rundt floken. Styringsgruppa kom frå Oslo Byarkiv, Trondheim Byarkiv, UDI, Norsk Arkivråd, DFØ, Abelia og Arkivverket.

Behovet som skal dekkjast

I offentleg sektor bruker ein mykje tid på å arkivere manuelt i system som blir opplevde som lite brukarvenlege. Dokumentasjonen av arbeidsprosessar, vurderingar og avgjerder i stat og kommune er for dårleg og samfunnet går glipp av mykje data som kan vere viktig, anten i dag eller for framtida. Systema for sak-/arkivløysingar er gamaldagse. Arkivverket opplever at marknaden er fastlåst. Få, og store leverandørar, har hovudvekta av marknaden i offentleg sektor, og der har det skjedd lite innovasjon dei siste åra. Arkivverket ønskte at prosjektet skulle resultere i svar på kva som skal til for å oppnå endring og innovasjon på dette området.

Om prosjektet

Arkivverket meiner at det er viktig å ta eit steg tilbake og tenkje heilt nytt. I 2019 sette derfor Arkivverket seg ein svært ambisiøs visjon for å møte utfordringa: innan 2025 skal ingen offentleg tilsette måtte arkivere manuelt. I prosjektet Arkivfloken blir brukarane sette i sentrum, og ein tenkjer nytt om både system, løysingar og måtar å jobbe på, framfor å halde fram å reparere i form av inkrementelle endringar. Arkivverket ønskjer å utfordre dagens løysingar og system, og sjå om dette kan løysast på heilt andre måtar.

  • Prosjektet skal resultere i gode svar på kva som skal til for å oppnå innovasjon på dette området, og kva som skal til for å engasjere dei ulike aktørane til å jobbe saman på tvers for å utvikle nye løysingar.
  • Arkivverket er spesielt oppteke av å få i gang eit økosystem for innovasjon – ved at prosjektet bidreg til å etablere ein innovasjonsarena. Her kan ulike aktørar bidra inn med kompetansen sin for å utvikle løysingar for morgondagen. Dette vil seie at ein i prosjektet er nøydd til å tenkje heilskapleg og på tvers av fagfelt, og leggje til rette for samarbeid på tvers av sektorar.
Kompleksiteten i arkivverket

Arkivfloken har bidrege til å utvikle ein posisjon for Arkivverket som ein entreprenør i staten.

Akivfloken

Resultat

Prosjektet jobba fram eit konsept for å løyse opp i Arkivfloken. Det er eit systemisk konsept, som viser samanhengar mellom ulike idear og tiltak som må jobbe saman for å skape endring. Konseptet er basert på innsikta om kva for nokre barrierar og utfordringar brukarane opplever, og ulike ideaar/tiltak Arkivverket kan jobbe med for å støtte forvaltninga. Til saman blir dette ulike drivarar for endring. Som del av konseptet ligg det 8 ulike tiltak som anten skildrar nye roller eller oppgåver Arkivverket bør ta i framtida, eller utvikling av eksisterande tenester. Basert på konseptet og læringa vart det skildra fem prinsipp og åtte tiltak for korleis Arkivverket bør jobbe for å løyse arkivfloken.

Sluttrapport

På Arkivverket sine nettsider ligg innsiktsrapport, sluttleveranse og læringspunkt.