Målet for prosjektet var å utvikle ei meir moderne og brukarorientert tilsynsverksemd basert på nye metodar og tilpassa ein digital kvardag.

Sektor:
Årstall:
Tema:

Involverte aktører: Arkivverket i samarbeid med kommuner og statlige virksomheter.

Leverandør: Designit og Knowit

Stadig meir arkivverdig materiale er i digital form, og arkivering skjer på nye måtar. Dette gjev nye moglegheiter og arbeidsmåtar for tilsynsverksemda. Samtidig vil det krevje ny kompetanse hos arkivverket. Arkivverket ville derfor i dette prosjektet sjå på tilsynsprosessen med eit brukarperspektiv.

Sjå korleis Arkivverket jobba i prosjektet

Slik henta Arkivverket inn innsikt

  • Observasjonar
  • Kartleggingsworkshop
  • Tilsettintervju
  • Brukarintervju

Kvar låg behovet for forbetring?

Etter å ha henta inn innsikt fann Arkivverket ut at tilsyna deira vart opplevde som meir positive enn dei sjølv trudde, og at verksemdene ønskte meir tilsyn. Då dreidde prosjektet over til å sjå på korleis ein kunne få til meir tilsyn for dei same ressursane, og dei identifiserte tre forbetringsområde: møte brukarbehov, minimere tidsbruk og auke arkivkvaliteten.

Gjennom ein idéprosess fann dei nye løysingar, og testa ut pilotar. Blant anna fann ein ut at dei lange tilsynsrapportane ikkje vart brukte, så eitt av resultata er ein ny type rapport, som er kortare både å lese og skrive.

Nokre tiltak som vart testa

  • Spørjeundersøkingar: 15–20 spørsmål tilpassa tilsyn innanfor fem tema.
  • Tipsrutine: Alle tips skal registrerast som eiga sak.
  • Rotårsaksmøte: Møte to gonger per år, gjerne i framkant av utvalsmøte.
  • Utvalsmøte: Møte to gonger per år innan utgangen av november og mai.
  • Læringsmøte: Møte fire gonger per år i tillegg til kontinuerleg deling.

Identifiserte gevinstar

  • Kvaliteten på arkiva i landet har auka.
  • Ressursane blir betre utnytta.
  • Tidstjuvar er fjerna i saksbehandlinga.
  • Fleire tilsyn per år.

Dei viktigaste erfaringane

  • Ikkje hopp rett på løysing. Syt for å løyse riktig problem.
  • Små endringar kan gjere stor forskjell.
  • Lag løysingane saman.
  • Få svar på interne diskusjonar ved å spørje brukarane.