I Stimulab-prosjektet Matspagat fant barnehagepersonalet nye løsninger på matservering i barnehagen. Og trangen til å forbedre hverdagen har bitt seg fast. Etter prosjektet har barnehagen mottatt elleve innovasjonsstipender etter initiativ fra medarbeidere. Slik har Hårstadmarka barnehage blitt en spydspiss for innovasjon i Trondheim kommune.
Barnehagen har, gjennom barnehageloven, et viktig samfunnsoppdrag. Likevel står sektoren overfor store utfordringer: Marginal bemanning og høyt sykefravær preger hverdagen, og begrensede ressurser gjør at ansatte stadig må prioritere mellom ulike oppgaver. Matservering er en av disse oppgavene, og i dag er det personalet i grunnbemanningen som håndterer hele prosessen – fra innkjøp og tilberedning til servering og oppfølging av helse-, miljø- og sikkerhetskrav.
Stimulab-prosjektet "Matspagat" søkte å finne en løsning på denne utfordringen: Kan matserveringen gjøres på en måte som ikke bare unngår å være en belastning, men som også kan styrke nærværet med barna og støtte de pedagogiske målene? Målet var å finne løsninger som gjør matserveringen til en positiv del av hverdagen – noe som ikke bare dekker barnas behov, men som også gir verdi og lettelse til de ansatte.
Fire tiltak som ser ut til å funke
Matspagat-prosjektet har vurdert mange mulige tiltak for å skape ønsket effekt, nemlig å sikre sunt og bærekraftig kosthold i barnehagen samtidig som vi ivaretar god arbeidshelse. Fire konsepter er i hovedsak bearbeidet frem til virksomme tiltak:
Matplanlegging: Rutiner og verktøy for en mer systematisk planlegging av måltider gjennom uka. I stedet for at “alt” er tilgjengelig ved “alle” måltider, og måltidene blir veldig like, har barnehagen nå fokus på ulike råvarer fra dag til dag, og dessuten spesielt fokus på én råvare hver uke gjennom “Ukens frukt/grønnsak”. Ukens grønnsak blir et pedagogisk opplegg gjennom uken. Tiltaket fører til mer forutsigbarhet for personalet og større variasjon i kostholdet for barna, og reduserer matsvinn. I tillegg bidrar tiltaket til å knytte måltidsplanlegging og mat generelt til det pedagogiske opplegget.
Måltidsassistent: I samarbeid med Helt Med og NAV har barnehagen ansatt tre måltidsassistenter i språk- og arbeidspraksis. Måltidsassistentenes oppgave er å bistå i forberedelse, gjennomføring og etterarbeid knyttet til måltidene. Tiltaket avlaster personalet og gir rom for mer fokus på det pedagogiske opplegget. Måltidsassistentene får en meningsfull jobb i et godt sosialt miljø. Prosjektet har utviklet en manual for måltidsassistenten - som også har nytte for andre medarbeidere, og vikarer kommer raskt inn i arbeidet ved å benytte manualen.
Møteplass for mat og måltid: I samarbeid med familiene ved enheten, har vi bygget “Mathuset” - en naturlig arena for å snakke om og å praktisere aktiviteter knyttet til mat og måltid. Det fysiske huset legger til rette for å invitere lokalmiljø, og aktører med kompetanse om mat og kosthold inn i barnehagen. Det kan være et flott sted for barna våre å feire bursdager og “Mathuset” lånes ut til dette formålet. Prosessen frem til et ferdig “Mathus”, er også beskrevet i en manual som kan benyttes av andre enheter ved spredning. Vi har også utarbeidet et årshjul med pedagogisk aktivitet og mat for “Mathuset” som skal komme alle barna ved enheten tilgode. I “Mathuset” dyrker barna også grønnsaker.
Samarbeid med kommunenes produksjonskjøkken: Sammen med kommunens produksjonskjøkken fikk prosjektet innovasjonstilskudd fra kommunen. Tidligere leverte produksjonskjøkkenet i hovedsak til helse-/omsorgsektoren. Samarbeid handler om å benytte produksjonskjøkkenet som “mellomledd” ved bestilling av all matleveranse slik at man minimerer transport. En strategi for realisering av bærekraftsmålene. De dagene det leveres ferdige måltider fra produksjonskjøkkenet leveres også all annen mat, melk og frukt/grønt. Det er anskaffet en “regenereringstralle” der medarbeiderne/ måltidsassistenten veldig enkelt kan varme opp gode næringsrike måltider fra produksjonskjøkkenet.
En ekte samskapende prosess
Tilnærmingen til problemstillingen har vært gjennom tjenestedesign. Det som kjennetegner en slik prosess er at den er åpen og utforskende. Med åpen refereres det til at løsningen ikke er kjent på forhånd, men også at prosessen er åpen for deltakelse.
I dette prosjektet deltok alle! Vi involverte barn, foreldre, besteforeldre, lokalmiljø, personale og andre tjenester fra kommunen, eksempelvis friskliv og mestring - i en ekte samskapende prosess.
Samskapingen kulminerte da familiene og personalet brukte en dobbel planleggingsdag på å bygge “Mathuset” på de to kanskje mest hustrige oktoberdagene i Trondheim noensinne. Vi “konsulenter fra hovedstaden" gikk nok litt utover vårt mandat, men var nok revet med av den genuine viljen til å få til noe viktig! Vi opplevde at vi hadde kommet en lang vei fra forståelig skepsis fra personale og foreldregruppe ved prosjektstart i januar til vi drev “team-building” i ordets rette forstand i oktober. Vi hadde kommet helt hit fra “hva skal disse konsulentene fra Oslo hjelpe oss med? Vi vil jo bruke planleggingsdagene til å planlegge barnehagesemesteret, ikke drive med innovasjon, hva nå enn det er”.
Les sluttrapporten fra prosjektet
Konkretisering av det abstrakte
Når man jobber med tjenestedesign er det mange abstrakte elementer som skal forbedres. Det kan være prosedyrer, rutiner, kommunikasjonslinjer osv. Vi som jobber med tjenestedesign må sørge for å tilgjengeliggjøre prosessen ved å visualisere og gjøre abstrakte elementer og sammenhenger konkrete. I barnehagen lå alt naturlig til rette for å gjøre dette, langt utover den tradisjonelle måten å visualisere på i brukerreiser, såkalte gigamaps osv. Her var byggeklosser, Lego, alskens håndverksmaterialer og utstyr enkelt tilgjengelig! Det bidro også til en vellykket prosess at personale i barnehagen nok er over gjennomsnittet utforskende og lekende. Men med de rette forutsetninger kan kanskje kreativiteten lokkes frem hos enhver medarbeider eller byråkrat, uansett virksomhet? Det er i hvertfall verdt å prøve! Og starte hver dag med en allsang. Det er ingen tvil om at det funker på stemningen - om man liker allsang eller ikke!
Etter dette prosjektet tenker vi at alle som driver med tjenesteforbedring og innovasjon burde rigge seg litt mer likt slik man har gjort det i barnehagen. Alle offentlige virksomheter burde ha minimum ei stor kasse med Lego!
Tydelig ledelse som forutsetning for innovasjon
Ifølge Tillitsreformen skal “forventningene komme fra toppen, mens løsningene skal komme nedenfra”. Det er nettopp dette vi har kommet langt på vei mot i arbeidet med “matspagaten”. Gjennom prosjektet har vi konsulenter gjort oss flere erfaringer, og vi har opplevd prosjektet som mer motiverende å jobbe med enn andre prosjekter. Dette beror i hovedsak på trygg og tydelig ledelse. Hårstadmarka barnehager har en uvanlig sterk leder som virkelig tør å stå i stormen - samtidig som hun tar personalet på alvor. Dette førte til at personalet som, selv om problemstillingen kom fra dem selv, i starten var litt skeptiske til å bruke så mye tid på innovasjon i en travel barnehagehverdag, gradvis kom ombord og bidro og tok initiativ. Normalt når vi som konsulenter jobber i denne typen prosjekter kan det være utfordrende å få nok tid med målgruppa i betydningen “de som leverer tjenesten”. I dette prosjektet ble alle planleggingsdager gjennom hele året øremerket til prosjektet. Dette var en forutsetning for god medvirkning fra personalet.
Resultatene
I Trondheim kommune ligger sykefraværet i bransjen på 14%. Totalt går omtrent 54 000 dagsverk tapt årlig - bare i Trondheim. Det vil si 4 500 tapte dagsverk pr. måned eller 235 tapte dagsverk pr. dag. Tilstanden i Trondheim er nokså representativ for resten av landet. Og ja, sykefraværet går nedover etter at tiltakene i Hårstadmarka barnehager er iverksatt! Selvsagt har ikke annen utvikling i barnehagen stått stille mens Matspagat-prosjektet har pågått, men det er overveiende sannsynlig at prosjektet har ført til bedre arbeidshelse og redusert sykefravær!
Innovasjonskultur som det aller viktigste resultatet
Selv om tiltakene ser ut til å ha en god effekt, er de ikke de viktigste resultatene fra prosjektet. Gjennom prosessen har personalet bidratt til å skape endring, men trangen til å forbedre hverdagen for barna, hverdagen og seg selv har bitt seg fast! Totalt siden prosjektet startet har barnehagen mottatt to innovasjonstilskudd fra kommunen i tillegg til hele elleve (!) innovasjonsstipender til enkeltmedarbeidere som selv har tatt initiativ til å søke. Dette plasserer Hårstadmarka barnehager på toppen av lista over nyskapende virksomheter i Trondheim kommune.
Comte Bureau/Rambøll Management Consulting har gjennomført prosjektet på oppdrag fra Trondheim kommune v/Hårstadmarka barnehager og i samarbeid med NAV Arbeidslivssenter Trøndelag. Det har vært en utrolig god prosess - nesten ingen kaffemøter, bare utforsking, testing og forbedring! Mens mange andre prosjekter oppleves som “snakke-prosjekter”, har dette vært et utpreget “gjøre-prosjekt”. Det ønsker vi oss flere av!
Stimulab er et samarbeid mellom Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) og Design- og arkitektur Norge (DOGA) og skal stimulere til offentlig innovasjon fra innbyggernes perspektiv. Stimulab tilbyr tverrfaglig veiledning og midler til innovative utviklingsprosjekter. Målet er helthetlige tjenester for brukerne og en mer effektiv forvaltning.
I Stimulab-prosjekter jobber man med innbyggeren og ansatte i sentrum ved bruk av en designprosess. Det betyr at prosjektet jobber eksperimentelt og tør å prøve og feile - sammen med de det gjelder.
Les mer om Stimulab
Øyvind Grønlie
Forfatter
