Samarbeid som plattform for framtiden
Er det rom for at en erfaringsrapport ikke bare ser på hva som har skjedd, men også retter blikket framover? Vi ser på hvordan noen trender vil påvirke fornyelsen av offentlig sektor og hvordan samarbeid blir enda viktigere framover.
Digitaliseringsrådet har møtt over 70 virksomheter siden 2016 og kommet med anbefalinger til over 100 prosjekt og tiltak. Vi ønsker ikke bare å dele av erfaringene våre, men også å løfte blikket.
Vi trekker fram noen trender som lederne i offentlig sektor må forholde seg til i årene framover. Vi har ikke fasiten på hvordan lederne bør møte disse, men inviterer alle til å reflektere over dem sammen med oss.
Strategisk fremsyn, eller bare fremsyn slik det beskrives i Digdirs veiledning, kan være til hjelp når man skal vurdere hva som kan komme til å påvirke virksomheten i framtiden. Fremsynsarbeid starter ofte med å kartlegge drivkrefter for endring. Drivkrefter er utviklingstrekk eller trender i samfunnet som påvirker oss i stor grad, og er utenfor vår kontroll. Fremsyn kan hjelpe oss til å bli bedre rustet for hva som kommer, selv om utviklingen tar uventede retninger.
Framtiden og usikkerheten om framtiden er sentralt i de nye virksomhetsstrategiene til NAV og Skatteetaten. DFØs årskonferanse – en bedre stat i 2023 har overskriften "Forberedt på fremtiden".
Mindre økonomisk handlingsrom
Vi bor i ett av verdens rikeste land. Vi kan bevilge oss ut av pandemi, strømkrise og andre vanskelige situasjoner. Framover blir dette vanskeligere. Ringvirkningene av forverret geopolitisk sikkerhet, klimakriser og pandemier treffer Norge sterkere og raskere enn tidligere. Dersom vi fortsetter å bevilge oss bort fra krisene får vi uønsket inflasjon og høyere renter.
Behovet for å stramme inn statens utgifter gjør at mange virksomheter får en kalddusj i årets budsjett. Vi tror at et mindre økonomisk handlingsrom vil tvinge oss til å tenke annerledes om hvordan vi digitaliserer og utvikler tjenester. Vi må gjenbruke mer, samarbeide mer og styre på nye måter. Vi må skape fornyelse i digital infrastruktur uten de store satsingsforslagene. Framover må investeringer i bedre tjenester og digitalisering finansieres på nye måter.
Er tiden inne for å vurdere nye samarbeids- og forretningsmodeller for offentlig sektor? Vil vi se flere som jobber smidig og flytter ressurser fra å utrede til å eksperimentere og gjennomføre? Tør vi å tenke mer radikalt på fornyelse av samarbeid og styring?
Økt behov for sikkerhet
Raskere digitalisering gir økt gevinstpotensial, men gjør oss også sårbar på nye måter. Sikkerhet blir viktigere når den digitale infrastrukturen settes under press og blir mål for hyppigere angrep fra andre lands myndigheter og kriminelle.
Teknologigigantene påvirker digitaliseringen i offentlig sektor når de inntar nye posisjoner og beveger seg mot nye tjenesteområder, som for eksempel helse. De kan tilby individtilpassede tjenester som offentlige virksomheter av juridiske grunner ikke kan.
Dette er trender som offentlig sektor i Norge må forholde seg til. Hvordan beskytte våre systemer og personlige rettigheter, og samtidig henge med i den raske utviklingen?
Større konkurranse om kompetanse
Mange virksomheter vi møter, tar opp mangelen på kompetanse som en av de mest kritiske utfordringene framover. Økt kompleksitet og endringstakt stiller andre krav til kvalifikasjoner enn offentlig sektor har i dag. Kompetanse og kunnskap er ferskvare, noe som krever læring hele livet. Hvordan møter virksomhetene denne utfordringen?
Virksomheter i offentlig og privat sektor konkurrerer om ressurser og kompetanse som det er for lite av. Kan vi samarbeide og dele på det som er tilgjengelig?
Alt dette krever at virksomhetene må tenke nytt om ledelse, forretningsmodeller og samarbeid mellom privat og offentlig sektor.
Økte forventninger fra brukere og utenforskap
Innbyggernes forventninger til offentlige tjenester øker og blir påvirket av private digitale tjenester. I tillegg er det mange innbyggere som opplever digitalt utenforskap.
Årets innbyggerundersøkelse i IT i praksis bekrefter dette og viser blant annet til at utsatte grupper opplever at offentlige digitale tjenester i mindre grad er tilpasset deres behov enn befolkningen ellers. Hva må til for at offentlige virksomheter skal klare å møte innbyggernes forventninger?
I Teknologirådets rapport Denne gangen er det personlig beskriver de tre brukertrender som offentlig sektor må ha et bevisst forhold til:
- Deltakende innbyggere: Innbyggerne blir mer aktive og deltakende i utformingen og leveransene av de digitale tjenestene. For eksempel gjøre egne helsemålinger.
- Persontilpassede tjenester: Nye offentlige data gir mer inngående kjennskap til hver innbygger og åpner for en offentlig tjenesteleveranse som er tilpasset den enkelte innbyggers unike behov.
- Forutseende virksomheter: Mer utstrakt bruk av dataanalyse i offentlige institusjoner dreier offentlig virksomhet mot å forebygge, og vekk fra å reagere og å utbedre. Skatteetaten er kommet langt med dette.
Nye organisasjonsformer vokser fram
Krav om hyppigere omstilling og økte forventninger fra brukerne tvinger fram innovasjon og nye samarbeids- og organisasjonsformer. Det er en tydelig trend der arbeidet med virksomhetenes tjenester organiseres som produkter. Disse utvikles i kontinuerlig smidige team der fag og utvikling jobber sammen, og noen ganger på tvers av virksomheter. Idealet er at disse teamene skal være mest mulig selvstendige og ta ansvaret for produktet i hele tjenestens levetid.
Innenfor næringslivet er trenden å organisere seg i digitale økosystemer. Aktørene må bestemme seg for om de skal være partner (forstått som underleverandør) eller eier (forstått som plattformeier).
Hva vil dette bety for offentlig forvaltning? Kan offentlige virksomheter gjøre noe tilsvarende?
Tilda – enklere deling av tilsynsdata er eksempel på et økosystem der aktører samarbeider om utviklingen. Tilda er en datadelingstjeneste fra Brønnøysundregistrene tilrettelagt for de rundt 80 tilsynsmyndighetene i Norge og utvalgte fagsystemleverandører. Tjenesten kobler tilsyns-Norge bedre sammen, og gir god informasjonsflyt mellom tilsynene, der målet er koordinerte, effektive og mer målrettede tilsyn.
Digitaliseringsrådets refleksjoner om hva som må til for å lykkes
Vi har trukket fram noen trender vi mener vil påvirke fornyelsen av offentlig sektor framover. Disse peker alle på både mer samordning og mer samarbeid. Per i dag eksisterer det ikke tilstrekkelige insentiver eller styring for å få dette til.
Tenk nytt om finansieringsprosessen
Vi erfarer en overgang fra prosjektorganisering til smidig og kontinuerlig utvikling. Dette er bra, fordi fornyelse av offentlig sektor vil kreve kontinuerlig utvikling. Men det er et stort behov for å finne finansierings- og styringsmekanismer som kan støtte dette. Digitaliseringsrådet er bekymret for at manglende finansiering kan skape stillstand for digitaliseringen av offentlig sektor.
Bør finansieringsmodellene endres fra satsingsforslag om faste midler til kontinuerlig utvikling? Bør det stilles større krav til samarbeid på tvers for å kvalifisere til satsingsmidler?
Del egne og bruk andres løsninger
Samordning innebærer ofte å overlate myndighet og oppgaver til andre for at de skal utøve oppgaver for et fellesskap. Det krever mot å være en del av en større helhet og å bidra til andres måloppnåelse.
Dette reiser spørsmål rundt hva hver enkelt virksomhet bør utvikle av egne løsninger, og hva offentlig sektor best løser samordnet og i fellesskap. De nasjonale fellesløsningene er viktige byggeklosser. Det er også mange muligheter for virksomhetene dersom de i tillegg ser etter løsninger og registre hos andre.
Et eksempel er Sikt sin vitnemålsportal som inneholder vitnemål og som både arbeidsgivere og studiesteder benytter. Et annet godt eksempel er Udir sin høringsløsning som hjelper virksomheter med å ivareta mer demokratiske høringsprosesser.
Del kompetanse
Digitaliseringsrådet mener at mangelen på kompetanse ikke er et område som den enkelte virksomhet klarer å løse alene. Kompetansebehovet bidrar til at nye organisasjonsmodeller vokser fram og det er samarbeides på nye måter.
På Vestlandet har 40 kommuner gått sammen i partnerskapet DigiVestland. Lignende initiativ er Digitale Helgeland. Det er tatt store grep for å samordne den digitale fornyelsen innenfor helse- og omsorgstjenester på området for e-helse. I de siste årene har Digdir, KS og regionale digitaliseringssamarbeid bygget opp kompetanse og ressurser i digitale økosystemer som skal bidra til at ikke alle trenger å utvikle alt.
Mattilsynet har innledet et samarbeid med NAV. Mattilsynet sine utviklere arbeider på NAV sine plattformer og får samtidig innblikk og erfaring i NAV sine metoder i smidig utvikling.
Offentlig sektor trenger å finne modeller for samarbeidsstrukturer også for å dele og utnytte nødvendig kompetanse i offentlig sektor.
Digdir har utviklet en kompetansemodell for digital transformasjon. Denne er det mulig å bygge videre på og tilpasse ut fra eget behov i din virksomhet og sektor. Hensikten med modellen er å gi ledere oversikt over hva slags kompetanse offentlige virksomheter samlet bør ha for å lykkes med digital transformasjon.
Mer rom for å eksperimentere
Når virksomheter spesifiserer og utreder detaljert om løsninger i stedet for på utfordringer og problemer de ønsker å løse, gjør dette at løsningene blir utdaterte før utviklingen har startet. Vår erfaring er at å jobbe med lengre utredningsprosesser ikke nødvendigvis reduserer risiko.
Regjeringen lanserte i Hurdalsplattformen en tillitsreform. Hvordan kan vi bruke tillitsreformen som en styrke for å digitalisere offentlig sektor? Styring av smidige utviklingsprosesser er et tema i de fleste møtene i Digitaliseringsrådet. Vellykket smidig utvikling krever stor grad av tillit.
Digitaliseringsrådet mener også at det er behov for å teste ut nye måter å fordele ansvar og oppgaver på. Et av virkemidlene vi kan bruke til dette er Forsøksloven.
Vi må våge å eksperimentere og gjøre feil. Vi må våge å leve med en uro, uten å la den ta overhånd. Vi må våge å lære av våre feil. Det hjelper oss å være innovativ og det reduserer risiko.
Hva tenker ledere om samarbeid i framtiden?
Vi har spurt sju ledere om deres håp om samarbeid i framtiden. I videoen nedenfor kan du se hva de svarte.
Se de hele svarene deres nedenfor.