Formålet er å redusere tidsbruken og øke sikkerheten og kvaliteten i behandling av saker. Støtte: kr 10 550 000.
Saksbehandlingen i konfliktrådene er i all hovedsak manuell og papirbasert. Prosjektet er del av "Digitaliseringsplan for konfliktrådene".
Prosjektet skal lage
- videreutvikling av saks- og arkivsystem, samt integrasjon mot ESAS (elektronisk samhandling blant aktører i straffesakskjeden, der alle aktørene i kjeden er med, med unntak av konfliktrådet).
- digital portal for innbyggere og meklere, med pålogging og informasjon tilpasset bruker, innsyn i egne saker, kommunikasjon mellom aktørene, integrering med sak-/arkivsystem
- systemløsning for kompetansedeling mellom konfliktrådene (22 stk)
Formålet er å redusere tidsbruken i behandling av saker, bedre personvernet, bedre informasjonssikkerheten, sikre likeartede prosesser, gi brukerne innsyn i egne saker (status og framdrift), lette arbeidet til meklerne og dele kunnskap. Organisasjonsutvikling og opplæring må foregå parallelt.
Prosjektet er avsluttet.
Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen
Det har i organisasjonen vært en sterk vilje til å gjennomføre digitaliseringsprogrammet.
God veiledning fra blant annet Digitaliseringsrådet underveis.
Utfordringer og håndtering av usikkerhet
Covid-19 pandemien medførte forsinkelser i digitaliseringsprogrammet og på tross av gjentatte anmodninger om å kunne disponere midler fra medfinansieringsordningen i 2021 fikk vi ikke mulighet for dette. Dette medførte uønsket belastning på organisasjonen.
Tilkoblingen til ESAS (Justishub) (digitaliseringsprogrammets delprosjekt 2) ble forsinket på grunn av kapasitetsutfordringer hos PIT (Politiets IT-tjeneste). Høye kostnadsestimater for full implementering i 2021 medførte at Sekretariatet for konfliktrådene ikke hadde budsjett til å gjennomføre en total tilkobling til Justishub i 2021.
Digitaliseringsprogrammet ble delt opp i en rekke mindre prosjekter. Dette for å kunne ha god kontroll og styring samt håndtere risiko og usikkerheter. Det ble løpende gjennomført risikoanalyser og utarbeidet tiltaksplaner for å håndtere disse.
Viktige læringspunkter fra prosjektet
Konfliktrådet er en liten etat. Mange medarbeidere har deltatt inn i flere delprosjekter under digitaliseringsprogrammet og dette har lagt press på organisasjonen. Digitaliseringsprogrammet var delfinansiert av medfinansieringsordningen fra Digdir, og her var finansiering avgrenset til en 3-års periode. Da det kom en pandemi inn fra siden resulterte dette i en utfordrende situasjon med høy arbeidsbelastning. Vi hadde ønsket å forlenge implementeringsfasen noe. Resultatet, ift. digitale løsninger, hadde nok ikke blitt bedre men presset på medarbeiderne og daglig drift kunne med fordel vært mindre.
Strukturer som må ivareta forvaltning av systemer kan med fordel etableres tidlig i prosjektet.
Svært stor forskjell på hvordan leverandører priser løsninger. Digitaliseringsprogrammet ble gjennomført til vesentlig lavere kostnad enn budsjettert. Ikke alltid nødvendig å velge de største selskap med kontor på Karl Johan.