Fase 2: Forme sammen

I denne fasen skal dere besvare utredningsinstruksens 6 grunnleggende spørsmål. I Prosjektveiviseren omtales dette som konseptfasen, mens det er den andre diamanten i StimuLabs triple diamant.

Det er viktig å teste brukerreisen med dem som er brukere av den aktuelle tjenesten.

De involverte virksomhetene må diskutere og avklare mulige modeller for samarbeid. Veiledningen for styre, organisere og samarbeide om sammenhengende tjenester gir også et utvalg av tilnærminger og hensyn som kan hjelpe dere i forme sammen fasen.

Aktivitetsliste for fasen Forme sammen

• sette felles mål og visjoner for samarbeidet
• utvikle en brukerreise basert på brukernes egne opplevelser og erfaringer
• kartlegge hvordan brukerreisen treffer virksomhetene som samarbeider
• avklare hvilke data som er nødvendig å dele for å lage de gode, brukerrettede løsningene
• kartlegge hindringer for deling og bruk av data, herunder juridiske avklaring
• kartlegge eventuelt øvrige juridiske forhold eller andre hindringer
• utarbeide ulike konseptforslag

Brukerperspektiv – fang opplevelsen til brukerne

Hva har dere av data og informasjon om situasjonen dere skal belyse? Hensikten er å få tak i opplevelsen av situasjonen brukerne befinner seg i. Dette gjøres gjennom intervjuer, observasjoner og analyse av innhentede data. Eksisterende innsikt suppleres fra dem som arbeider med de nåværende tjenestene, i aktuelle virksomheter og organisasjoner.

Dere bruker innsikten til å utvikle og berike brukeropplevelsen og får forståelse for hvilke problemer brukerne støter på. Er det problemstillinger som skiller seg ut?

Dere bør teste brukeropplevelsene i flere omganger og synliggjøre hvordan brukerreisen påvirker virksomhetene som samarbeider.

• Kan brukerreisen forenkles?
• Er det behov for å samarbeide med flere aktører for å forbedre brukerreisen?
• Utfordrer konseptene etablert eierskap, forretningsmodeller, herunder drifts- og forvaltningsmodeller?
• Endrer noen av konseptene oppgavefordeling og ansvarsområder i virksomhetene, som tilgjengelig kompetanse eller måten tjenester leveres på?
• Er det behov for regelverksendringer som følge av nye brukerreiser?

KS har utviklet et veikart for tjenesteinnovasjon. Her finner dere blant annet en idékatalog for tjenestedesign, med tilhørende verktøy som for eksempel hvordan tegne en bordduk for å gjennomføre en brukerreise-øvelse (se s. 24 - øvelse i tjenestedesign).

Inspirasjon til hvordan en kartlagt brukerreise kan se ut, finner dere i på Altinn Digital, brukerreise og tjenestekart for livshendelsen Dødsfall og arv.

Bruk innsikten til å beskrive ulike brukerreiser og samarbeidsmodeller, og hvordan disse imøtekommer brukeres behov. Kan dere gjenbruke ideer?

Digitaliseringsdirektoratet gir deg en oversikt over digitale løsninger virksomheter i stat og kommune har utviklet som du kan gjenbruke. Du finner både nasjonale felleskomponenter og andre fellesløsninger på disse nettsidene. KS har også informasjonssider om fellesløsninger for kommuner og fylkeskommuner.

Samarbeid – sett felles mål og velg konsept i samarbeid

En av grunnene til at samarbeid er vanskelig, kan være at dere er for dårlige på å se utover behovene til egen virksomhet, eller at dere ikke er klar over de kulturelle betingelsene dere bringer med dere inn i samarbeidet. Organisasjonskultur preger digitaliseringsarbeidet i virksomheten. Når veldig forskjellige organisasjonskulturer møtes oppleves dette noen ganger som en kulturkollisjon. Det kan være krevende å forstå hverandre på tvers av kulturer. Ta derfor utgangspunkt i felles mål og samlede gevinster. Dette kan være utfordrende og krevende, men er en viktig del av samarbeidet.

Det kan også være slik at de store kostnadene faller på en virksomhet som ikke høster like store gevinster som en annen part. Dette bør ivaretas i finansieringsmodellen. I en diskusjon om finansiering er det viktig å ha brukerne som felles samlingspunkt, uavhengig av fordelingen av kostnader og gevinster. Det er informasjon om ulike finansieringsmuligheter på Digdir.no og på KS sine nettsider.

I forrige fase (Starte sammen) valgte dere en samarbeidsform. Dersom den fungerer godt, kan dere videreføre den i denne fasen.

Forankring – lage en felles historie

Et godt resultat avhenger av at dere gjennom samarbeidet evner å skape en felles forståelse og forankring av hva dere skal oppnå. Dere finner gode veier for å oppnå målene som dere er enige om, dersom dere evner å ta hverandres perspektiv.

En metode for å oppnå et målbilde alle forstår og som dere kan forankre, er å lage og fortelle en felles historie.

Digitaliseringsrådets erfaringsrapport fra 2019, vektlegger betydningen av å skape og fortelle de gode historiene for å lykkes med digitalisering og endringsprosesser.

Skal prosjektet bli vellykket, er det viktig med god forankring. Minimumsnivået for forankringen er de som blir berørt av den nye løsningen, samt ledelsen i berørte virksomheter. Størrelse og kompleksitet avgjør hvem i forvaltningen og andre interessenter prosjektet skal forankres hos.

Styring – sikre en god fremdrift

Det er viktig at dere etablerer en tydelig styringsstruktur som har et klart mandat til å fatte beslutninger og velge konsept. Gode prosjekter har strandet fordi de ikke har god nok støtte hos toppledelsen. Erfaring viser at der toppledelsen er involvert i styringsstrukturen, har prosjektene en større mulighet for god fremdrift og suksess.

Videre må dere etablere en struktur for prosjektet som involverer og arbeider med brukerne for å utarbeide og vurdere de ulike konseptene. Dere må etablere referansegrupper eller andre samarbeidsgrupper som er nødvendige for å sikre en god fremdrift.

Rapporten om Styring og gjennomføring av store statlige IKT-prosjekter, vier kapittel 8 til å formidle erfaringer om betydningen av styring og forankring, blant annet hos toppledelsen.

Samarbeidserklæringen, versjon 3.1 for DSOP har et eget kapittel som beskriver styringsstruktur og involvering av toppledelsen.

I DigiSos-samarbeidet er det utviklet avtaler og en håndbok for innføring av løsninger i DigiSos-porteføljen.

Ressurser som er nyttige i fasen Forme sammen

Prosjektveiviseren – prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor. Formålet med Prosjektveiviserener å bidra til flere vellykkede prosjekter. Den beskriver virksomhetens overordnede styring av sine prosjekter, basert på faser og beslutningspunkter. Prosjektveiviseren dreier seg primært om overordnet prosjektstyring.

Styring og gjennomføring av store statlige IKT-prosjekter. Eksperters erfaringer og vurderinger. Denne rapporten er blitt til på oppdrag fra Concept-programmet ved NTNU. Målet med studien har vært å styrke forståelsen av hvo. rdan store statlige IKT-prosjekter kan utvikles, planlegges og gjennomføres med realistiske forventninger og resultater, både ut fra et prosjektleder- og ikke minst et prosjekteierperspektiv.

Ulike finansieringsmuligheter

Oversikt over noen finansieringsmuligheter , Digitaliseringsdirektoratet. Digitaliseringsdirektoratet forvalter flere tilskuddsordninger. Digdir har ikke egne midler men utlyser og styrer søknadsrunder og tildeler tilskuddene etter utvalgte kriterier.

DigiFin (KS), er en finansieringsordning for realisering av nasjonale digitaliseringsprosjekter i kommunesektoren.

StartOff (DFØ) StartOff kobler oppdragsgiver og startups sammen og følger partene gjennom hele innkjøpsprosessen. Oppstartsselskaper kan ofte sitte på den innovative løsningen som svarer på et offentlig behov.