Skate-møte 13. juni 2019 - referat

På dagens agenda stod innretning på ny kvalitetssikringsordning for digitaliseringsprosjekt, operasjonalisering av regjeringens digitaliseringsstrategi, Difis forslag til KDM vedrørende Digitaliseringsrundskrivet 2019 og Skates saksliste neste halvår.

Årstal:

2019

Kategori:

Referat

Møtested: Difi, Grev Wedels plass 9. Møterom 2015, 2.etg
Møtetid: 09:00–11:30

Deltakelse

Medlemmer av Skate

Steffen Sutorius, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)
Lise Karlsen pva Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR)
Christine Bergland, Direktoratet for e-helse (eHelse)
Randi Marie Tandle pva Hans Christian Holte, Skattedirektoratet (SKD)
Anne Cathrine Frøstrup, Statens kartverk (Kartverket)
Astrid Øksenvåg pva Kristin Weidemann Wieland, KS
Arild Sundberg, Oslo Kommune
Jonas Slørdahl Skjærpe pva Sigrun Vågeng, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV)
Nina Schanke Funnemark, Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen)
Inga Bolstad, Arkivverket
Roar Olsen, Unit (Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning)

Bisittere

Øyvind Akerhaugen, Arkivverket
Cat Holten, BR
Norunn Saure, eHelse
Olav Petter Aarrestad, Kartverket
Ingunn Cowan, Lånekassen
Håkon Røstad, NAV
Ingrid Melve, Unit
Torgeir Strypet, Difi
Grete Orderud, Difi
Knut Bjørgaas, Difi

Sekretariat

Jan Sørgård, Difi
Karete Hvidsten, Difi

I tillegg møtte

Katarina de Brisis, KMD (observatør – hele møtet)
Elisabeth Krogh, Ida Møller Solheim og Kjetil Strand, Finansdepartementet, sak 12/19
Marit Mellingen, Difi, sak 13/19 og 14/19

Saksliste

Faste saker

Godkjenning agenda
Godkjenning referat fra Skate-møte 13.3.2019 og Skates fagdag 8.5.2019
Difi/Steffen Sutorius

Saker til behandling

12/19 Innretningen på ny kvalitetssikringsordning for digitaliseringsprosjekt – Innspill fra Skate
Finansdepartementet/Elisabeth Krogh og Ida Møller Solheim
13/19 Regjeringens digitaliseringsstrategi - Operasjonalisering
Difi/Knut Bjørgaas
14/19 Digitaliseringsrundskrivet 2019 – Difis forslag til KMD
Difi/Steffen Sutorius og Marit Mellingen
15/19 Skates sakliste neste halvår
Difi/Knut Bjørgaas

Orienteringssaker

Eventuelt

Faste saker

Godkjenning av agenda 13.6.2019

Agendaen ble godkjent.

Godkjenning av referat fra 13.3.2019 og 8.5.2019

Referatene ble godkjent.

Saker til behandling

12/19 Innretningen på ny kvalitetssikringsordning for digitaliseringsprosjekter – Innspill fra Skate

Finansdepartementet/Elisabeth Krogh og Ida Møller Solheim

Utsendte sakspapir før møtet

Sak 12-19 Saksframlegg - Innretning på ny KS-ordning for digitaliseringsprosjekt
Sak 12-19 Vedlegg 1 Presentasjon til saken fra FIN
Sak 12-19 Vedlegg 2 Rundskriv fra FIN R-108-19

Saken gjelder - Behandlingssak

Regjeringen har besluttet å endre terskelverdiene for prosjekt som må følge det som kalles «Statens prosjektmodell», som bl.a. medfører å gjennomgå ekstern kvalitetssikring ved to kontrollpunkter (KS1 og KS2). Terskelverdiene var opprinnelig på 500 mill. kr. og ble senere hevet til 750 mill. kr for alle prosjekt. Terskelverdien vil nå endres til 300 mill. kroner for digitaliseringsprosjekter og 1 mrd. kroner for øvrige prosjekt. Regjeringen har også besluttet at det skal utarbeides veiledning for å ivareta det som er spesielt ved digitaliseringsprosjekter.

Finansdepartementet (FIN) arbeider nå med «Statens prosjektmodell – veileder for digitaliseringsprosjekter». Flere virksomheter, hvorav noen Skate-virksomheter, har vært invitert av FIN til faglige innspillsmøter. Både Difi og KMD har signalisert at Skate bør spørres til råds om den overordnede innretningen på veilederen.

Representanter fra FIN møtte i Skate og presenterte status i arbeidet. Skate ga refleksjoner og innspill basert på saksunderlag og FINs presentasjon. Det ble foretatt en oppsummering av Skates innspill som har vært gjenstand for en kommentarrunde blant møtedeltakerne i ettertid. Innspillene er oppsummert i eget brev som er oversendt FIN, se vedlegg.

Beslutning

Finansdepartementet oppfordres til å hensynta innspillene fra Skate i det videre arbeidet med krav og veileder for digitaliseringsprosjekt over ny terskelverdi på 300 mill. kr. i KS-ordningen.
Difi bes oversende oppsummeringen av Skates syn skriftlig til Finansdepartementet

13/19 Regjeringens digitaliseringsstrategi – Operasjonalisering

Difi/Steffen Sutorius

Utsendte sakspapir før møtet

Sak 13-19 Saksframlegg - Regjeringens digitaliseringsstrategi – Operasjonalisering
Sak 13-19 Vedlegg – Bakgrunnsstoff om prosess fra to Skate-virksomheter

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

Sak 13-19 Presentasjon - Regjeringens digitaliseringsstrategi - Operasjonalisering

Saken gjelder - Behandlingssak

På Digitaliseringskonferansen 11.6.19 presentert Digitaliseringsministeren den nye strategien Én digital offentlig sektor. Digitaliseringsstrategi for offentlig sektor 2019-2025. Regjeringen og KS står sammen bak strategien. Retningen for arbeidet med digitalisering av offentlige tjenester ligger fast i tråd med føringene i Meld. St. 27 (2015–2016) Digital agenda for Norge, og strategien er en oppfølging av denne.

Difi har i sitt tildelingsbrev for 2019 et oppdrag om å lage en handlingsplan for oppfølging av strategien. Selv om det er kort tid fra endelig strategi er klar til dette Skate-møtet, mener Difi det er viktig at Skate raskt får gitt sitt syn på hvordan et arbeid med en handlingsplan bør etableres i samarbeid med Skate og hva som er viktig i innretningen på handlingsplanen.

Oppsummering refleksjoner og innspill

Handlingsplanen bør være dynamisk og i første omgang fokusere på noen konkrete innsatsområder. Noen slike områder ble spesifikt nevnt, herunder finansieringsmodeller for tverrgående løsninger, sterkere tverssektoriell styringsstruktur, sammenhengende tjenester, arkitektur, deling av data og regelverksforenkling.
De sammenhengende tjenestene som ulike departement skal ha ansvaret for vil kreve både regelverksutvikling og aktiviteter på virksomhetsnivå. Det vil være en fordel med fellesgjennomføringsmodell for disse, og man bør vurdere arbeidsgrupper, som inkluderer virksomheter og departement, for å finne en god retning på arbeidet
Et viktig spørsmål fremover blir hvordan tiltakene i strategien skal finansieres
Vi må ha en styringsstruktur som er tydelig på hvem som tar beslutninger knyttet til porteføljen av tverrsektorielle tiltak. Hvis ikke, blir det store forsinkelser.
Viktige tiltak fra Difis tverrgående digitaliseringsstrategi må komme med videre – jf. saksframlegget
I fremtiden bør ikke felleskomponentene styre seg selv så autonomt som i dag
Bekymret for kapasiteten i Difi. Difi bør komme til Skate med forslag om hvordan kapasiteten kan økes.
Det var forøvrig gjennomgående enighet om at Skate skal følger opp arbeidet med utforming av handlingsplanen i de to neste Skate-møtene og at Skates arbeidsutvalg (AU) skal involveres i arbeidet med utforming av handlingsplanen

Beslutning

Samarbeidet knyttet til handlingsplanen for regjeringens digitaliseringsstrategi organiseres i tråd med Skates råd og anbefalinger
Skates råd og anbefalinger om innretning på handlingsplanen tas med i det videre arbeidet

14/19 Digitaliseringsrundskrivet 2019 – Difis forslag til KMD

Difi/Steffen Sutorius og Marit Mellingen

Utsendte sakspapir før møtet

Sak 14-19 Saksframlegg - Digitaliseringsrundskrivet 2019
Sak 14-19 Vedlegg – Endringsforslag i digitaliseringsrundskrivet 2019

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

Sak 14-19 Presentasjon - Digitaliseringsrundskrivet 2019

Saken gjelder - Behandlingssak

Digitaliseringsrundskrivet er en sammenstilling av krav og anbefalinger fra regjeringen tilknyttet digitalisering i offentlig sektor. Rundskrivet skal gi statlige virksomheter en helhetlig oversikt over hvilke reguleringer de må forholde seg til på digitaliseringsområdet.

Difi har i noen år gitt råd til KMD om endringer i digitaliseringsrundskrivet. Også i år har Difi lagt opp til bred involvering av Skate-virksomhetene i revisjonsprosessen av rundskrivet. Behandlingen i Skate er siste trinn i denne involveringen før Difi gir sitt endelige innspill til KMD.

Oppsummering refleksjoner og innspill

Det bør være en forventing fra departementene til virksomhetene om at rundskrivet etterleves og at departementene følger det opp
I rundskrivets pkt. 2.1 om gjennomføring av prosjekt, bør dreiningen fra prosjekt- til produktutvikling reflekteres. Det bør stå hvordan digitaliseringen skal skje, ikke hvordan prosjekter skal gjennomføres
Forslaget til ny tekst i pkt. 1.7 om digital postkasse til innbygger bør legges inn i forslaget til revidert rundskrivstekst slik at dette ikke bare inneholder en merknad med henvisning til forslaget i fjor
KMD har initiert en innbyggerundersøkelse for å få et kunnskapsgrunnlag knyttet til innbyggers digitale møte med offentlig sektor. Difi er bedt om å stå for den praktiske gjennomføringen av undersøkelsen.
Det ble fremmet ønske om at Skate får oversendt en oversikt over status og prosess i arbeidet med innbyggerundersøkelsen «Kunnskapsgrunnlag - innbyggers kommunikasjon med den digitale forvaltningen». Difi vil sørge for dette.

Beslutning

Skate gir tilslutning til Difi sitt innspill til KMD
Skate understreker at de mener at dagens pkt. 1.7 «Bruk av digital postkasse til innbygger» må endres i tråd med fjorårets innspill
Skate peker på at pkt. 2.1. «Planlegging, styring og gjennomføring av IKT-prosjekter» bør skrives om allerede nå, for bedre å speile virksomhetenes måte å gjennomføre digital transformasjon på, les produktutvikling

15/19 Skates saksliste neste halvår

Difi/Knut Bjørgaas

Utsendte sakspapir før møtet

Sak 15-19 Saksframlegg – Skates saksliste neste halvår
Sak 15-19 Vedlegg - Forslag fra AU om strategiske Skate-saker

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

Sak 15-19 Presentasjon - Skates saksliste neste halvår

Saken gjelder - Behandlingssak

Saksplanen for neste halvår er fast halvårlig sak i Skate. Grunnlaget for forslaget i saksframlegget er

evalueringen av Skate og beslutninger om tiltak på Skates fagdag 8.5.19
forslag fra AU om strategiske Skate-saker i de to kommende halvårsperiodene
andre innkomne forslag

Forslaget i saksframlegget innebærer noen justeringer av beslutninger på Skates fagdag 8.5.19:

Saken om Difis ulike roller i Skate-møtene blir integrert i saken om Skates forventninger til nytt digitaliseringsdirektorat, som er foreslått til Skate-behandling 18.12.19
Saken om kommunikasjonsplan for Skates arbeid utsettes til Skate-møtet 1. kvartal 2020
Behandling av nytt mandat for Skates arbeidsutvalg (AU) blir i Skate-møtet 1. kvartal 2020

Oppsummering refleksjoner og innspill

Det var gjennomgående tilslutning til forslaget i saksframlegget
Noen viste til eventuelt-sak 4 fra Skate-møtet 13.3.19 «Ny digitaliseringsminister – ønske om orientering». Det ble uttrykt ønske om en orientering i oktobermøtet i Skate om hva som skjer og prosessen så langt. Det gir bedre muligheter til å uttrykke klare forventinger til nytt Digitaliseringsdirektorat i saken som er satt på agendaen i Skates desembermøte
Noen viste til saksframleggets omtale av et tidligere innspill som ikke var prioritert inn på saksplanen: «Ny nasjonal IKT-sikkerhetsstrategi - Oversikt over hele strategibildet». De uttrykte ønske om at man prøvde å få plass til dette på oktober-møtet i Skate, men hadde ikke forslag til hva som eventuelt skulle gå ut.

Beslutning

Difi setter opp agendaen for Skates møter i høsthalvåret 2019 med utgangspunkt i Skates råd

Orienteringssaker

Steffen Sutorius orientert om prosessen etter at regjeringen har besluttet å etablere et nytt digitaliseringsdirektorat bestående av Difi og Altinn samt overføre to av Difis avdelinger, Ledelse og Utredning og analyse, til DFØ. Endringene skal tre i kraft fra 1.1.2020. Difi, Brønnøysundregistrene og DFØ fikk rett før påske hver sine lignede oppdragsbrev fra respektive departementer. Det har vært jobbet hardt i en dialog på virksomhetsnivå med avklaringer om enkelte fagområder og kartlegging av det økonomiske. Alle tre virksomhetene har nå sendt sin vurdering til sine departement i henhold til fristen. Det er enighet om mye, men uenighet om noe. Vurderingene er nå under behandling i departementene. Det er et ønske om å få landet disse tingene før ferien. I løpet av juni skal det leveres noe mer konkret om omstillingskostnader av prosessene samt gevinster. Vi har en ambisjon om at det personellmessige skal være klart før sommeren slik at alle får forutsigbarhet fremover.

Eventuelt

Eventuelt-sak 1 Samarbeid om høringsuttalelse på NOU 2019:5 Ny forvaltningslov

eHelse/Norunn Saure

Saken gjelder

«NOU 2019:5 Ny forvaltningslov» er nå sendt på høring med høringsfrist i desember. Skate har tidligere gitt innspill til forvaltningslovutvalget. Skal vi samarbeide nå også om en felles høringsuttalelse fra Skate eller som innspill til de enkelte Skate-virksomhetenes uttalelser?

Beslutning