Hva, hvorfor og hvordan

Hva er digitaliseringsvennlig regelverk?

I denne veilederen legger vi til grunn at digitaliseringsvennlig regelverk er regelverk som gjør det enklere å digitalisere de prosessene og tjenestene som følger av regelverket. Med digitaliseringsvennlig regelverk mener vi altså ikke at regelverket skal gjøres tilgjengelig digitalt, selv om det også er nyttig.

Digitaliseringsvennlig regelverk er et komplekst tema. Vi har derfor valgt å skille ut automatiseringsvennlig regelverk, som krever en del særlige tilpasninger, som en egen kategori av digitaliseringsvennlig regelverk.

Digitaliseringsvennlig regelverk

Digitaliseringsvennlig regelverk er ikke en klart definert størrelse. Snarere kan vi si at regelverket ligger langs en akse hvor det er mer eller mindre digitaliseringsvennlig. Et grunnleggende kriterie for digitaliseringsvennlig regelverk er at regelverket ikke hindrer digitalisering, for eksempel ved å gjøre det umulig å ta i bruk ny teknologi eller nye arbeidsmetoder. I den mer ambisiøse enden av skalaen finner vi regelverk som legger til rette for at vi kan nå de politiske ambisjonene om digitalisering av samfunnet, sammenhengende tjenester og «kun en gang-prinsippet». Her går man lenger i å legge til rette for en digital forvaltning som samarbeider og deler data på tvers av sektorer.

Ikke alt regelverk egner seg for automatisering. Det kan allikevel være digitaliseringsvennlig i den forstand at det legger til rette for digitalisering i offentlig sektor og samfunnet. Målet er ikke digitalisering for digitaliseringens skyld. Snarere er digitalisering et verktøy for å jobbe mer effektivt og levere bedre tjenester for innbyggere, næringsliv og organisasjoner, og legge til rette for vekst og innovasjon.

Noen av anbefalingene om digitaliseringsvennlig regelverk i denne veilederen kan virke selvsagte og generelle. Selv om flere av dem er i tråd med god regelverksutvikling generelt, som det å bruke klart språk, er de spesielt viktige om regelverket skal være digitaliseringsvennlig.

Automatiseringsvennlig regelverk

Automatiseringsvennlig regelverk kan ses på som en mer spesifikk kategori av digitaliseringsvennlig regelverk. Automatiseringsvennlig regelverk utformes med mål om at en datamaskin skal kunne gjennomføre rettsanvendelsen. Det betyr at regelverket er skrevet i et logisk språk med klare kriterier som tar høyde for datamaskiners muligheter og begrensninger. Automatiseringsvennlig regelverk legger til rette for at regelverket kan brytes ned i klare instruksjoner som kan brukes i et dataprogram, slik at saksbehandling og forvaltningen av regelverket kan automatiseres.

Hel- eller delvis automatisering av regelverksutøvelsen kan gi mer effektive prosesser og sikre likebehandling og forutsigbarhet. Anbefalingene om automatiseringsvennlig regelverk i denne veilederen viser hvordan dere kan lage regelverk som enklest mulig kan oversettes til instruksjoner en datamaskin kan gjennomføre.

Hvorfor er det viktig å vurdere digitalisering i regelverksarbeidet?

Digitalisering bidrar til at vi når målene om en effektiv, brukerorientert og rettssikker offentlig forvaltning, og realiserer viktige samfunnsgevinster. Unødige arbeidsprosesser kan fjernes og frigjøre ressurser til annet viktig arbeid. Saksbehandling kan bli raskere, informasjonsinnhentingen mer effektiv og analysene bedre. God bruk av digitale verktøy kan bidra til økt tillit og transparens, likebehandling og rettssikkerhet. Tjenestene til innbyggere kan bli bedre og vi unngår å legge unødige byrder på næringslivet.

I fremtiden vil vi være færre i jobb per person som ikke er i jobb. Derfor må både offentlig og privat sektor finne måter å jobbe mer effektivt på. Digitalisering kan hjelpe oss slik at færre hoder og hender kan gjøre en større jobb.

Hvorfor er det viktig at regelverket legger til rette for digitalisering?

Regelverket bør ikke legge unødige hindringer for bruk av nye verktøy, metoder og ny teknologi. Dagens regelverk harmoniserer ofte dårlig med målene om digitalisering av offentlig sektor spesielt og samfunnet generelt. Arbeidet med syv utvalgte livshendelser, hvor målet er å tilby sammenhengende tjenester, har vist at regelverket ofte gjør det vanskelig å samarbeide godt på tvers av virksomheter og sektorer. Disse juridiske hindrene er ofte utilsiktede og unødvendige.

I Digitaliseringsstrategien har Regjeringen og KS blant annet uttalte mål om at offentlig sektor ikke bare skal levere sammenhengende tjenester – den skal også etterleve «kun en gang-prinsippet». Det betyr at man ikke skal måtte gi opplysninger til offentlig sektor som offentlig sektor allerede har. Det krever at ulike nivåer og virksomheter i offentlig sektor kan dele informasjon seg imellom og at virksomhetene er underlagt regelverk som gjør det mulig å samarbeide. Når vi målene om sammenhengende tjenester og «kun en gang» vil møtet med offentlig sektor bli langt enklere for innbyggere og næringsliv, og vi vil kunne hente ut store gevinster i form av effektivisering og ressursbesparelser i offentlig sektor.

Også utenfor Norges grenser er det flere som ser behovet for å jobbe på nye måter med regelverk. Blant annet har Danmark hatt en veileder om digitaliseringsklar lovgivning i flere år. De opererer med syv prinsipper for digitaliseringsklar lovgivning. EU-kommisjonen vedtok i april 2021 kommunikasjonen «Better Regulation: Joining forces to make better laws» som foreslår en rekke forbedringer i EUs regelutviklingsprosess. Regelverk blir sett på som et sentralt verktøy i arbeidet mot EU-kommisjonens to hovedmål om økt bærekraft og digitalisering.

Hvorfor bør dere vurdere i hvilken grad regelverket kan automatiseres?

Regelverk som lar seg automatisere kan for eksempel gjøre at beslutningsprosesser kan skje uten eller med mindre bruk av saksbehandlere. Da kan ansatte i offentlig sektor frigjøre tid til de sakene som er vanskeligere og krever skjønnsmessige vurderinger eller ytterligere kontroll av informasjon. I kapittelet om automatiseringsvennlig regelverk kan dere lese mer om hva man vinner og hva man eventuelt taper ved å lage automatiseringsvennlig regelverk.

Digitalisering må veies opp mot andre hensyn

Utvikling av nytt regelverk består av en lang rekke vurderinger og kriterier som må vektes mot hverandre. I tillegg utformes regelverket i en politisk kontekst hvor politiske hensyn og prioriteringer legger føringer for hvordan regelverket utformes. I hvor stor grad regelverk bør være digitaliseringsvennlig og/eller automatiseringsvennlig er blant vurderingene man må gjøre seg underveis.

Denne veilederen gir dere noen verktøy for å vurdere graden av digitalisering og automatisering dere bør legge til rette for. Arbeidet med digitaliseringsvennlig og automatiseringsvennlig regelverk er komplekst og reiser en rekke problemstillinger det er verdt å være oppmerksom på. I kapittelet om flere vurderingspunkter kan dere lese mer om dette.

Hvordan bruke denne veilederen?

Denne veilederen skal være et praktisk verktøy for alle som jobber med å utvikle nytt eller revidere eksisterende regelverk. I utgangspunktet er veilederen for dere som skriver lover eller forskrifter. Der det passer kan man gjerne se til veilederen også i arbeidet med for eksempel kommunale forskrifter eller andre styrende dokumenter. Den kan også være nyttig om man skal vurdere regelverk som er på høring.

Regelverk bør utvikles i tverrfaglige team. Denne veilederen er derfor ikke bare skrevet for jurister, men skal være enkel å bruke også for andre som deltar i regelverksutviklingen. For lesere som ikke har erfaring med lovarbeid, kan det være nyttig å se på regjeringen sin innføringen i hvordan lover blir til.

Viktige støttedokumenter

Veilederen må ses i sammenheng med flere andre dokumenter som brukes i regelverksarbeidet, først og fremst:

• Lovteknikkheftet, «Lovteknikk og lovforberedelse – Veiledning om lov og forskriftsarbeid».
• Utredningsinstruksen. En oppdatert veileder til instruksen kommer i løpet av 2022.
• Språkrådets veileder «Godt språk i regelverk».

Disse dokumentene utfyller hverandre, og når dere utvikler nytt regelverk, bør dere se til dem alle. Vær oppmerksom på at Lovteknikkheftet per nå ikke er oppdatert med referanser til ny utredningsinstruks av 2016, Godt språk i regelverk eller til denne veilederen.

Også Justis- og beredskapsdepartementets veiledere «Evaluering av lover» og «Taushetsplikt, opplysningsrett og opplysningsplikt» kan være nyttige.

En hjelp til å nå ambisjonene om mer digitaliseringsvennlig regelverk

Denne veilederen gir informasjon om forhold som må vurderes for å nå ambisjonene om mer digitaliseringsvennlig regelverk. Veilederen er ikke en uttømmende oversikt. Den gir ikke en klar oppskrift å følge, men gir noen viktige momenter å huske på i regelutviklingsarbeidet. Den supplerer med hensyn som i liten grad er omtalt i dokumentene over, og vil i liten grad gjenta det som allerede er beskrevet i disse.

Veilederen må leses utfra den konkrete konteksten den brukes i. Dere må vurdere hvilke anbefalinger og vurderinger som er mest relevante i det konkrete regelverksarbeidet.

Anbefalinger

Anbefalingene i veilederen er delt inn i to kategorier:

• Digitaliseringsvennlig regelverk
• Automatiseringsvennlig regelverk

Den første kategorien gir grunnleggende anbefalinger dere bør følge uavhengig av sektor, om dere skriver en lov eller en forskrift, av typen data som behandles eller typen oppgaver som reguleres. Disse anbefalingene bør vurderes i arbeidet med alt nytt regelverk.

Når dere har kontrollert at anbefalingene for digitaliseringsvennlig regelverk er fulgt, bør dere vurdere om regelverket også egner seg for automatisering og bør skrives i et språk som legger til rette for hel- eller delvis automatisert saksbehandling.

Øvrig innhold i veilederen

Hoveddelen av veilederen, med de to kategoriene med anbefalinger, blir støttet av en sjekkliste. Sjekklisten stiller spørsmål som gjøre det lettere å vurdere om dere følger anbefalingene.

Veilederen inneholder også viktig kontekst for regelverksutviklingen med forklaringer på hva digitaliseringsvennlig regelverk er og hvorfor det er viktig at regelverket legger til rette for digitalisering. Videre går vi noe mer i dybden på en del aktuelle problemstillinger i delene flere vurderingspunkter, og sammenhengende tjenester.

Avgrensning og målgruppe

Denne veilederen gjelder generelt, uavhengig av sektor eller hva man regulerer. Den gjelder også alle typer opplysninger, enten de er åpne, taushetsbelagte, personopplysninger eller annet. Veilederen går derfor ikke inn på de spesifikke regelverkene som forvaltningsloven eller personopplysningsloven. Disse og andre relevante lover må man alltid forholde seg til i utviklingen av nytt regelverk.

Vi har valgt å bruke klarspråk og et mest mulig aktivt språk i veilederen siden den skal være et praktisk verktøy. Med «vi» mener vi i denne veilederen Digitaliseringsdirektoratet som avsender og forfatter av veilederen. Med «dere» henvender vi oss til dere som utvikler lover og forskrifter. Som regel vil dette si embetsverket i departementene og ansatte i direktorater eller andre relevante underliggende virksomheter.

Oppdateringer

Denne veilederen er den første i sitt slag i Norge, og skal være et dynamisk dokument. Vi vil gjøre justeringer fortløpende etter hvert som nye innspill kommer inn. Den skal i første omgang gjelde for en periode på to år fra publisering i oktober 2021. Etter to år vil vi vurdere hvordan den har fungert og gjøre nødvendige justeringer så den kan ha best mulig effekt.

Nasjonalt ressurssenter for deling av data i Digitaliseringsdirektoratet tar gjerne imot innspill, eksempler og kommentarer til veilederen. Dere kan også stille spørsmål og diskutere relevante problemstillinger i Datalandsbyen.