Skates fagdager 3.-4. mai 2023 - referat

På denne siden

Møtested: Holmen Fjordhotell, Asker
Møtetid: 3.5.23 kl.12:30-16.40 og 4.5.23 kl. 8:30-13:00

Deltakelse

Medlemmer av Skate

Frode Danielsen, Digitaliseringsdirektoratet (Digdir)
Inga Bolstad, Arkivverket
Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR)
Per-Arne Horne, Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) (fravær dag 2)
Mariann Hornnes, Direktoratet for e-helse (eHelse)
Roar Vevelstad, Halden kommune (fravær dag 2)
Johnny Welle, Statens kartverk (Kartverket)
Kristin Weidemann Wieland, KS
Heidrun Larsen Reisæter pva. Hans Christian Holte, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV)
Sølve Monica Steffensen, Oslo kommune (t.o.m. sak 7/23)
Catherine Janson pva. Benedicte Bjørnland, Politidirektoratet
Kristin Fretheim pva. Nina Schanke Funnemark, Skatteetaten (SKE)
Geir Axelsen, Statistisk sentralbyrå (SSB)
Roar Olsen, Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør (Sikt)

Deltakelse på saker

Grete Øwre, Digdir, alle saker
Håkon Røstad, NAV, sak 4/23
Heather Broomfield, Digdir, sak 5/23
Steven Christensen, Digdir, sak 5/23
Jens Andresen Osberg, Digdir, sak 5/23
Svein Kristensen, Digdir, sak 6/23
Elin Oksavik, Digdir, sak 6/23
Hans Gøran Nilsson, Digdir, sak 6/23
Harald Kristian Næss, NSM, sak 7/23
Tor Jørgen Bergbye, NSM, sak 7/23
Katarina de Brisis, KDD, sak 8/23

Observatør

Katarina de Brisis, Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD)

Sekretariat

Astrid Solhaug, Digdir
Sunniva Slotten, Digdir
Lisa Fremmerlid, Digdir

Saksliste

Faste saker

Velkommen til Skate sine fagdager
Digitaliseringsdirektoratet/Frode Danielsen

Saker til behandling

4/23 Refleksjon om strategiske tema knyttet til digitalisering og samhandling
NAV/Håkon Røstad
5/23 KI – strategiske problemstillinger og tiltak
Digdir/Heather Broomfield
6/23 Erfaringsdeling Digitaliseringsrådet og Skate
Digdir/Svein Kristensen
7/23 Nasjonal skyløsning
NSM/Harald Kristian Næss
8/23 Rikets digitale tilstand og ny digitaliseringsstrategi
Digdir/Frode Danielsen
9/23 Møte med statsråden – saken utgikk da statsråden måtte avlyse møtet
10/23 Mulige Skate-arrangementer fremover – Arendalsuka og studietur til Brussel
Skatesekretariatet/Astrid Solhaug

Saker til behandling

4/23 Refleksjon om strategiske tema knyttet til digitalisering og samhandling

NAV/Håkon Røstad

Utsendte sakspapir før møtet

Sak 4-23 Notat - Refleksjon om strategiske tema

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

Sak 4-23 Presentasjon - Refleksjon strategiske tema

Saken gjelder
Digitalisering integreres i stadig større grad i virksomhetsstrategiene. Noen tema går igjen i Skatevirksomhetenes strategier. Målet med saken var å diskutere fellestrekk i Skate-virksomhetenes virksomhetsstrategier og reflektere over topplederes rolle i å nå virksomhetenes strategiske mål. 

Det ble arrangert gruppearbeid om følgende tema som går igjen i flere av Skate-virksomhetenes strategier:

Brukervennlige tjenester
Kompetanse og kultur
Datadeling

Seks av direktørene innledet om hvordan de jobber med virksomhetens mål knyttet til tre temaene.

Refleksjoner i Skate

Delegering og ansvarliggjøring kan bidra til måloppnåelsen. Beslutninger blir ofte bedre om de fattes lenger nede i organisasjonen.
For å skape en kompetent og lærende organisasjon kreves både godt lederskap og godt medarbeiderskap. Vi må kreve at ulike fagmiljøer snakker sammen.
Trygghetskultur og frykt for å gjøre feil kan hemme oss. Vi trenger bevegelse og vilje, basert på en forståelse av risiko og behov.
Strategiene hjelper oss å holde et langsiktig fokus i daglige prioriteringer. I en politisk styrt organisasjon må vi forankre og forklare alternativene og konsekvenser av valg og prioriteringer.
Vi må jobbe med rammebetingelsene for å utvikle mer i sammenheng. Brukere opplever fortsatt en fragmentert offentlig sektor.
Deling av data er «blodet» i samhandlingen. Det må vi jobbe for regulatorisk, organisatorisk, semantisk og teknisk.
Vi har et ansvar som kollegium for å samarbeide og finne løsninger selv, og være tydelige på hva som kan være viktige politiske valg.
Vi som ledere må velge å være pådrivere. Og vi må tørre å eksperimentere og jobbe på nye måter mot målene.

5/23 KI – strategiske problemstillinger og tiltak

Digdir/Heather Broomfield

Utsendte sakspapir før møtet

Sak 5-23 Diskusjonsopplegg - Kunstig intelligens
Sak 5-23 Notat - Kunstig intelligens
Sak 5-23 Vedlegg – Mandat

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

Sak 5-23 Presentasjon - KI

Saken gjelder
Kunstig intelligens (KI) er et område i rask utvikling, og med potensielt store konsekvenser og gevinster. Denne farten byr på utfordringer for organiseringen av forvaltningen av KI i offentlig sektor. Et eksempel på dette er implementeringen av GPT-teknologi i programvare brukt av ansatte i offentlig sektor.

Skate-virksomhetene representerer virksomheter med god modning på bruk av digitale verktøy, herunder også KI, i egen virksomhet. Derfor er Skate en egnet arena for å diskutere hvordan KI-løsninger bør implementeres i norsk offentlig sektor og hva som trengs for at det skal skje på en ansvarlig måte.

Arbeidet med sak 18/2022 fra 7.12.22 om kunstig intelligens (KI) synliggjorde behovet for felles tilnærming til kunstig intelligens i offentlig sektor. Problemstillingene tilknyttet bruk av kunstig intelligens går igjen på tvers av de ulike etatene, konsekvensene kan ramme bredere enn kun den enkelte etat og det er mye å ressurser å spare på å se til hverandres erfaringer og kompetanse.

På Skates fagdager ble det lagt opp til en bred diskusjon mellom direktørene i mindre grupper. Følgende to spørsmål dannet utgangspunkt for diskusjonen:

Hvordan bør vi bruke KI?
Hva trenger vi for å bruke KI riktig?

Saken vil følges opp med en ny sak i Skates møte 14.6.23 med forslag til tiltak.

Refleksjoner i Skate

De fleste av oss bruker KI allerede. Men bruken må ta utgangspunkt i de dataene vi har. Det reiser spørsmål om åpenhet, tilgang og kvalitet på data, og hvordan vi håndterer at data kan misbrukes.
Mange manuelle operasjoner kan forenkles, men krever at vi er kommet et stykke på vei med digitaliseringen og at vi har data. Om vi ikke har lov til å dele data analogt hjelper det ikke med KI, det skaper hindringer for å ivareta brukerne best mulig.
KI er viktig for å sikre effektive, relevante og sikre tjenester for brukerne, for eksempel ifm. kundebehandling, påminnelser, etterlevelse, risikovurderinger m.m. Behov og nytteområder vil være virksomhetsspesifikke, og vi som toppledere må vite at dataene er trygge å bruke og at vi ha lov og samfunnsaksept for å gjøre det.
Gjennom å bruke data skaper KI også nye data og innsikt. Vi må være bevisste på hvordan vi bevarer disse dataene under demokratisk kontroll.
Vi ser behov for retningslinjer og rammer for bruk av KI, og for transparens og tillit. Vi kan ikke vente på at reguleringen fra EU blir innlemmet i norsk lov, men bør ligge i forkant.

6/23 Erfaringsdeling Digitaliseringsrådet og Skate

Digdir/Svein Kristiansen

Utsendte sakspapir før møtet

Sak 6-23 Notat – Digitaliseringsrådet

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

Sak 6-23 Presentasjon - Digitaliseringsrådet

Saken gjelder
Digitaliseringsrådet har siden 2016 hjulpet toppledere i statlige virksomheter å lykkes med digitalisering. Over 100 tiltak fra over 70 virksomheter av ulik størrelse har vært i rådet. Alt fra tradisjonelle digitaliseringsprosjekt, til større program, arbeid med strategier og andre endringsprosesser der digitalisering utgjør en viktig del.

I starten av rådets arbeid var rådsleder på besøk hos Skate og fortalte om de innledende erfaringene. Nå møttes de igjen for å dele erfaringer.

Saken ble innledet med en kort introduksjon om rådet og erfaringene de har gjort seg de siste årene. Deretter ble det gjennomført en samtale med Skate om erfaringer og utfordringer på digitaliseringsfeltet.

Refleksjoner i Skate

Flere i Skate har gode erfaringer med at prosjekter som har vært behandlet i Digitaliseringsrådet har fått nyttige råd og innspill.
Å finne løsninger på tvers av sektorgrenser er en særlig utfordring. Det krever godt forarbeid før prosjektene igangsettes.
Skate og Digitaliseringsrådet opplever å være enige om veldig mye, inkludert at begge bør være tydeligere og tøffere utad på behov og råd til politiske prioriteringer.
Prosjektmodellen i staten og behovet for å jobbe smidig ble trukket frem som en utfordring.

7/23 Nasjonal skyløsning

NSM/Harald Kristian Næss

Utsendte sakspapir før møtet

Sak 7-23 Saksfremlegg - Nasjonal sky (u.off. offl. §§ 13 og 15)
Sak 7-23 Vedlegg - Nasjonal kontroll (u.off. offl. §§ 13 og 15)

Presentasjon vist i møtet

Sak 7-23 Presentasjon - KVU Nasjonal sky (u.off. offl. §§ 13 og 15)

Saken gjelder – Behandlingssak
NSM har gjennomført en konseptvalgutredning (KVU) for en nasjonal skytjeneste, rettet mot statsforvaltningens behov. KVUen er gjennomført i tråd med FINs kvalitetssikringsordning og R-108/19 av 8. mars 2019. Rapporten ble overlevert JD 26. januar 2023 og er nå til kvalitetssikring (KS1). Saken er tidligere behandlet i Skate 12.oktober 2022 (sak 13/22).

Skate inviterte NSM til å komme tilbake for å orientere om status for konseptvalgutredningen for en nasjonal skytjeneste og vurdere om Skate kan bidra til den videre prosessen mot en realisering av en nasjonal skytjeneste.

Råd fra Skate

Skate takket NSM for presentasjonen og mener en mulig nasjonal sky er en viktig sak hvor de har en rekke innspill. Det er viktig å sikre dataene våre.
Det ble stilt spørsmål ved kostandene ved de ulike alternativene og sagt at en samfunnsøkonomisk analyse er viktig. Det er også viktig å få avklart hvor kostandene skal dekkes, ved brukerbetaling eller på annet vis. NSM bekreftet at kostandene er vurdert, men kan ikke gå ut med tallene.
Skate støtter at det er viktig å få på plass et klarere juridisk rammeverk for bruk av skytjenester, og tydelige avgrensninger av hva som er tilstrekkelig nasjonal kontroll og hvilke data som omfattes av forslaget.
Ved å bruke skytjenester i dag risikerer vi å gi fra oss noe kontroll, men vi kjøper oss også sikkerhet fra tunge kommersielle aktører som har ressurser til kontinuerlig utvikling.
Skate mener det kan være nyttig å se til læringspunkter fra Ukraina, hvor det har vært viktig for myndighetene at informasjon fra offentlig sektor lå i sky utenfor egne grenser.
Det blir viktig med en avklaring av om en nasjonal sky vil være obligatorisk å bruke for statlige virksomheter. Å flytte mellom leverandører vil være kostnadskrevende for virksomhetene som allerede bruker andre skytjenester.
Skate er opptatt av datadeling i offentlig sektor. En nasjonal sky bør legge til rette for det. Det er uheldig at kommunesektoren ikke var inkludert i mandatet NSM fikk for å utrede en mulig nasjonal sky. Dataene som bør beskyttes deles i stor grad mellom både forvaltningsnivåer og sektorer, og en rekke relevante data produseres i kommunene.
En nasjonal sky vil kreve betydelig kompetanse og kapabilitet. Teknologiressurser er allerede mangelvare i offentlig sektor, og vi vil mangle enda flere teknologer i fremtiden. Det vil ikke være nok å anskaffe en skytjeneste, den vil også være avhengig av kontinuerlig utvikling.
Skate mener det kan være nyttig å vurdere samarbeid med andre land, f.eks. i Norden, EU eller NATO. Det er ikke sikkert en knytning til norsk jord er riktig, og vi stoler på partnerland i andre viktige sammenhenger. Store nasjonale IT-prosjekter kan erfaringsmessig være svært krevende å gjennomføre.
Behovene for skytjenester vil variere mellom ulike statlige etater og virksomheter.
Det er uklart hvordan man kan ivareta sikkerheten når applikasjonslaget i tjenestene er basert på tjenester fra tredjepartsleverandører. Skytjenesten innebærer mer enn anskaffelse av selve skyen.

Beslutning

Skate vil samarbeide om et skriftlig innspill til JD før sommeren med viktige synspunkter som bør tas med i vurderingen av en eventuell nasjonal skytjeneste.

8/23 Rikets digitale tilstand og ny digitaliseringsstrategi

KDD/Katarina de Brisis
Digdir/Frode Danielsen

Presentasjoner vist i møtet og som følger referatet

Sak 8-23 KDD Ny nasjonal digitaliseringsstrategi
Sak 8-23 Presentasjon - Rikets digitale tilstand

Saken gjelder
Avdelingsdirektør Katarina de Brisis, Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD), innledet med å beklage at statsråd Gjelsvik måtte avlyse sin deltakelse i møtet på kort varsel. Hun presenterte planene for arbeidet med en ny digitaliseringsstrategi. Strategien skal være helhetlig og ikke kun omfatte offentlig sektor. Det legges opp til en bred og inkluderende prosess som starter med et kick-off-møte ledet av statsministeren 6. juni ved NTNU. Et statssekretærutvalg (SSU) vil lede arbeidet. Det kan være hensiktsmessig å legge opp til et møte mellom dette og Skate. Blant tema som kan inkluderes i strategien er sammenhengende tjenester, personvern, KI og EU-regelverk.

Frode Danielsen presenterte deretter hovedfunn fra rikets digitale tilstand 2023, som viser status på målene i dagens digitaliseringsstrategi og hvordan Norge presterer i internasjonale undersøkelser om digitalisering av offentlig sektor.

Refleksjoner i Skate

Skate takket for presentasjonene. De er opptatt av å bli involvert i prosessen med en ny digitaliseringsstrategi.
Skate mener digitalisering bør inngå i det helhetlige strategiarbeidet i virksomhetene, og at en digitaliseringsstrategi bør gi rammene for offentlig tjenesteyting og utvikling med teknologi som virkemiddel, ikke bare rammer for digitalisering. Samtidig er det viktig at vi ikke får en strategi om «alt», og å sikre at vi digitaliserer i fellesskap, ikke hver for oss.
Skate påpekte at regjeringen har ulik rolle overfor privat og offentlig sektor. Regjeringen skal legge rammene for næringsutvikling med teknologi som virkemiddel. Regjeringen har ansvar for at offentlig sektor faktisk klarer å utnytte teknologi til å levere bedre tjenester mer effektivt.
Strategien bør peke på behov og retning.
For at strategien skal ha effekt må den gi oss evnen til å prioritere.
Det er positivt at det legges opp til en mer helhetlig strategi hvor også næringslivet inkluderes.
Blant temaer Skate er opptatt av ifm. en ny strategi er blant annet finansiering av sammenhengende tjenester, regelverkshindringer, digital sikkerhet og samfunnssikkerhet, bærekraft, arbeidsform, styringsmodellen i staten som gjør det vanskelig å jobbe på nye måter, datadrevet samarbeid, kompetanse og kapabilitet, EU-regelverk, vedlikehold, videreutvikling og finansiering av gode digitale fellesløsninger, brukerorientering og innovasjon og samarbeid i offentlig sektor.

10/23 Mulige Skate-arrangementer fremover – Arendalsuka og studietur til Brussel

Skatesekretariatet/Astrid Solhaug

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

Sak 10-23 Mulige Skate-arrangementer fremover

Saken gjelder
Skate har ytret ønske om å være mer synlige utad. Skatesekretariatet la derfor frem spørsmålet om hvorvidt Skate ønsker å stå for et eget arrangement under Arendalsuka 2023. Digdir har lokaler i Arendal som i så fall kan benyttes.

Gjennom det siste året har en rekke EU-relaterte saker kommet på Skate og Skate AUs agenda, og det er behov for mer kunnskap om regelverk, initiativ og prosesser i EU. Skate fikk derfor også forelagt et forslag om å gjennomføre en studietur til Brussel for Skate og Skate AU. En slik tur kan være et alternativ til Skates fagdager 2024.

Refleksjoner i Skate

Arendalsuka:

De fleste i Skate vil uansett være i Arendal og stiller gjerne på et felles arrangement i regi av Skate.
Det kunne være interessant å få til en politisk debatt, selv om det for noen i Skate kan være krevende å møte politisk nivå til debatt. Eventuelt kan en politisk debatt følge eller etterfølges av en faglig debatt. Denne kunne knyttes opp mot arbeidet med den nye digitaliseringsstrategien, hva som skal til for at vi kan bruke teknologi for å videreutvikle Norge, statlige finansieringsmodeller eller eventuelt å følge opp brevet Skate sendte statsråden om viktigheten av robuste fellesløsninger.
Et møte med frivillig sektor og/eller om digitalt utenforskap kan være alternative temaer.

Studietur til Brussel:

Skate er enige i at det ville være nyttig med en studietur til Brussel for å lære mer om EU. Det vil gjøre det mulig å diskutere hvordan vi kan være mer i forkant av det som skjer. Møtene bør legge opp til toveis kommunikasjon, hvor vi både får lære av andre og tilby noe tilbake.
En slik studietur kan være et alternativ til Skates fagdager 2024, eller kan legges tidligere for å gi inspirasjon til arbeidet med den nye digitaliseringsstrategien.

Eventuelt – Endringer i adgangen til innleie fra bemanningsforetak ved midlertidig behov

Skatteetaten/Kristin Fretheim

Utsendte sakspapir før møtet

Eventueltsak fagdagene fra Skatt

Saken gjelder
Fra 1. april 2023 gjelder nye regler for innleie i staten, jf. endringer i statsansatteloven (sal) § 11 første ledd. Endringene innebærer at det ikke lenger er adgang til innleie fra bemanningsforetak ved midlertidig behov. Lovendringen kan gi store konsekvenser for fremdriften i digitaliseringen av offentlig sektor. Skatteetaten foreslår at dette løftes som et tema i neste Skate-møte.

Refleksjoner i Skate

Flere i Skate kjenner seg igjen i problemstillingen og har begynt å utrede konsekvenser av lovendringen i sine virksomheter.
Det vil ikke være mulig å slutte å leie inn konsulenter, da vil utviklingen på digitaliseringsfeltet stoppe opp.
Det ser ut til å være litt ulike tolkningen av lovendringen i de ulike virksomhetene, og derfor nyttig å dele erfaringer i en Skate-sak om teamet i juni.

Asker, 04.05.2023

Møtet ble avsluttet 12:45

Digdir/Skatesekretariatet