Skate-saker Skate-møte 8. desember 2021 - referat

Møtested: Heldigitalt
Møtetid: kl. 08:30 - 11:30

Deltakelse

Medlemmer av Skate

• Steffen Sutorius, Digitaliseringsdirektoratet (Digdir)
• Inga Bolstad, Arkivverket
• Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene BR)
• Per-Arne Horne, Direktoratet for byggkvalitet (DiBK)
• Mariann Hornnes, Direktoratet for e-helse (eHelse)
• Roar Vevelstad, Halden kommune
• Endre Sundsdal pva. Johnny Welle, Statens kartverk (Kartverket)
• Kristin Weidemann Wieland, KS
• Håkon Røstad pva. Hans Christian Holte, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV)
• Vidar Holmane pva. Sølve Monica Steffensen, Oslo Kommune
• Nina Schanke Funnemark, Skatteetaten
• Geir Axelsen, Statistisk sentralbyrå
• Roar Olsen, Unit (Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning)

Deltakelse på saker

• Kommunal- og distriktsminister Bjørn Arild Gram, sak 20/21
• Asbjørn Finstad, KS, sak 23/21
• Knut Bjørgaas, Digdir, alle saker

Observatør i møtet

• Katarina de Brisis, Kommunal- og Moderniseringsdepartementet

Sekretariat

• Jan Sørgård, Digdir
• Silje Johansen, Digdir
• Ismail Özkan, Digdir

Medlem av Skate

• Benedicte Bjørnland, Politidirektoratet

Sakliste

Faste saker

• Godkjenning agenda
• Godkjenning av referat fra Skate-møte 13.10.2021
  Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius

Saker til behandling

• 20/21 Møte med kommunal- og distriktsministeren
  Kommunal- og distriktsminister Bjørn Arild Gram og Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius
• 21/21 Erfaringer etter år to med regjeringens digitaliseringsstrategi – råd fra Skate
  Digitaliseringsdirektoratet/Knut Bjørgaas
• 22/21 Orientering om utredning om fremtidig organisering av digitale fellestjenester i kommunal sektor
  KS/Kristin Weidemann Wieland
• 23/21 Fra prosjekt til produkt i samspill mellom virksomheter
  KS/Asbjørn Finstad og NAV/Håkon Røstad
• 24/21 Skates møteplan 2022, saksliste neste halvår og Skates erfaringsrapport 2021
  Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius

Orienteringssaker

Eventuelt

Godkjenning av agenda

Agendaen ble godkjent. Saksrekkefølgen i møtet ble noe justert for å tilpasses statsrådens kalender. Referatet er ført i saksnummerrekkefølge.

Godkjenning av referat 13.10.2021

Referatet ble godkjent.

20/21 Møte med kommunal- og distriktsministeren

Kommunal- og distriktsminister Bjørn Arild Gram og Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius

Utsendte sakspapir før møtet

• Sak 20-21 Saksframlegg - Møte med Kommunal- og distriktsministeren

Saken gjelder – Behandlingssak
I Skates mandat står det at Skate skal møte digitaliseringsministeren to ganger i året. Dette møtet var det første etter regjeringsskiftet 14.10.2021 og var med kommunal- og distriktsminister Bjørn Arild Gram.

Statsråden innledet og understreket at selv om tittelen hans var kommunal- og distriktsminister så var han også digitaliseringsminister. Både han og regjeringen er veldig opptatt av det endrings­behovet vi har i offentlig sektor og videre digitaliseringsarbeid.

Statsråden viste til at han kjente kommunesektoren godt og at han var glad for at KS og kommunesektoren ellers var representert i Skate. På bakgrunn av sin erfaring visste han at møtet med den sektoriserte staten kan være krevende for en kommune. Da er det viktig med kommunerepresentasjon i fora som Skate. Statsråden var opptatt av at kommunene skal ha tilstrekkelige økonomiske rammer, men pekte på at dette ikke er nok når man mangler mennesker til å arbeide med oppgavene. Også av den grunn er det nødvendig å arbeide smartere og løse oppgavene sammen og mer effektivt på tvers av kommuner, forvaltningsnivå og sektorer. Da er samarbeid, innovasjon og digitalisering viktig.

Statsråden signaliserte at det nok ikke vil bli noen revolusjon og store endringer rundt digitaliserings­strategien for offentlig sektor og arbeidet med sammenhengende tjenester. De gir et godt grunnlag. Han viste samtidig til at det i Hurdalsplattformen er klare ambisjoner rundt digitalisering og et taktskifte.

Statsråden ville ikke komme med en programerklæring overfor Skate nå, men viste til at han og regjeringen vil arbeide videre med det som ligger i Hurdalsplattformen. Han viste også til at han hadde lest noen av Skates råd, og uttrykte at han var veldig fornøyd med rådene og at han gjerne lyttet til Skate.

Som forberedelse til møtet med statsråden hadde Skate arbeidet med utfordringer rundt tverrsektoriell samordning og styring og departementenes rolle. Dette dannet grunnlaget for dialogen i møtet og rådene fra Skate.

Råd fra Skate
Skate hadde følgende hovedråd til kommunal- og distriktsministeren om hva som må til for å lykkes bedre med tverrsektoriell samordning og styring:

• Sørg for bedre styring av tverrsektoriell oppgaveløsning
  • Etabler finansieringsmekanismer som bidrar til trinnvis utvikling og samarbeid på tvers
  • Sørg for samordning av tildelingsbrev - gi felles oppdrag og still krav om resultater for brukeren
  • Jobb sammen på tvers av sektorer og forvaltningsnivå
• Prioriter regelverk som et område som løses sammen
  • Moderniser rammene for regelverksutvikling
  • Jobb mer tverrfaglig – og start tidlig
  • Ett departement bør ta et koordineringsansvar for utvikling som omfatter flere departementer
• Still krav om innovasjon og brukerorientering
  • Etterspør nye løsninger på store problemer
  • Etabler felles problemforståelse og sett brukeren i sentrum

Rådene ble muntlig kommentert med eksempler og erfaringer i møtet. Rådene vil bli skriftlig utdypet i et eget brev fra Skate til KMD som sendes fra Digdir etter dette møtet med statsråden. Det ble understreket at rådene er til både KMD og de øvrige departementene.

I tillegg gav Skate følgende råd om kompetanse i embetsverket:

• Kompetansen i embetsverket bør styrkes når det gjelder hvordan man utvikler digitaliseringsvennlig regelverk. Det bør lages et e-læringskurs som blir obligatorisk for de som arbeider med regelverk.
• Alle råd og utvalg som oppnevnes bør ha minimum en person med god kompetanse på digitalisering og som kan komme med innspill. Digital kompetanse bør være en del av all politikkutvikling.

Beslutning

• Statsråden merker seg rådene fra Skate.
• Skate oversender KMD et eget brev med utfyllende beskrivelse av rådene.

21/21 Erfaringsrapport etter år to med regjeringens digitaliseringsstrategi – råd fra Skate

Digdir/Knut Bjørgaas

Utsendte sakspapir før møtet

• Sak 21-21 Saksframlegg - Erfaringer etter år to med regjeringens digitaliseringsstrategi
• Sak 21-21 Vedlegg 1 - Status på initiativer som følges opp av Skate og Skates AU
• Sak 21-21 Vedlegg 2 - Veikart felles økosystem

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

• Sak 21-21 Presentasjon - Erfaringer etter år to med regjeringens digitaliseringsstrategi

Saken gjelder – Behandlingssak
Digdir arbeider nå med den årlige erfaringsrapporten knyttet til handlingsplanen for regjeringens digitaliseringsstrategi. Erfaringsrapporten skal leveres KMD medio mars 2022. I mandatet til Skate står det at Skate skal ha en aktiv rolle i utvikling, gjennomføring og oppfølging av den til enhver tid gjeldende digitaliseringsstrategi for offentlig sektor. Det er bakgrunnen for denne saken.

Undersøkelser har vist at 8 av 10 virksomheter har økt digitaliseringstakten og bruken av de nasjonale fellesløsningene har vært høy under pandemien. Samtidig viser andre undersøkelser at det har vært tilnærmet stillstand på 5 av de 6 målene i digitaliseringsstrategien, og tydelig nedgang for målet «samarbeide om å utnytte potensialet i data».

Mange av tiltakene i handlingsplanen er fullført, og flere er igangsatt og i rute. Fremdriften i realiseringen av livshendelsene er imidlertid svak, og virksomhetene som har ansvaret for livshendelsene melder at arbeidet er komplekst og omfattende. Sammenstilt med funnene fra «IT i praksis», er det mye som tyder på at tiltakene som til nå er identifisert i handlingsplanen ikke er tilstrekkelige til å realisere målene i digitaliseringsstrategien.

Komplekse utfordringer og behov som deles av mange bør realiseres som fellestjenester gjennom felles økosystem. På bakgrunn av innspill fra Skate og Skates arbeidsutvalg og innsiktsarbeidet gjennomført i livshendelsene har Digdir frem til nå identifisert ca. 40 manglende evner (kapabiliteter) i økosystemet, hvorav halvparten kan realiseres gjennom tekniske løsninger. Digdir har lagt manglene ut i et foreløpig veikart.

To år inne i arbeidet med å realisere digitaliseringsstrategien ser Digdir behov for at det igangsettes supplerende initiativ og tiltak som styrker arbeidet med å realisere digitaliseringsstrategiens innsats-områder og mål, med særlig fokus på sammenhengende tjenester og felles økosystem. Digdir bad i denne saken om supplerende råd og innspill fra Skate.

Råd fra Skate

• Da Skate gav innspill til digitaliseringsstrategien pekte vi på hvor vanskelig det egentlig er å arbeide med sammenhengende tjenester. Vi forstod de politiske ønskene, men uttrykte skepsis til et for stort ensidig fokus på syv utvalgte livshendelser i strategien. Det er viktig å huske.
• Vi er for lite flinke til å snakke om alle de positive tingene som har skjedd som følge av digitaliseringsstrategien, for det har skjedd mye og vi har oppnådd mye. Selv om fremgangen i sammenhengende tjenester ikke har skjedd i regi av de syv prioriterte livshendelsene, er det mye som har skjedd og digitaliseringsstrategien har vært instrumentet for å få det i gang. Strategien har vært en bevistgjører for hele offentlig sektor. Dette må vi løfte frem og være veldig tydelige på i erfaringsrapporten.
• Det er grunn til å stille spørsmål ved om vi har en litt for ambisiøs plan for de syv prioriterte livshendelsene. Det viktige er om det er satt i gang tiltak for sammenhengende tjenester i de ulike livshendelsene. Det er litt for mye å forvente at vi skal kvitere ut noe enda.
• Det burde finnes en grunnleggende fellesfinansiering for de prioriterte livshendelsene og det underliggende økosystemet som skal understøtte dem. Mangelen på dette er en hemsko.
• For å få mer kraft, smidighet og bedre finansiering i arbeidet med livshendelsene bør man vurdere å se nærmere på og lære av eksisterende modeller fra både offentlig og privat sektor.
• En erfaring er at virksomheter må ta ting litt case by case slik at man blir klare på hvor man må prioritere.
• Et viktig spørsmål er om virksomhetene har nok incentiver til å slutte seg til arbeidet med sammenhengende tjenester. Man må få til mer i sakene om smidig finansiering og incentivordninger.
• Det fokuseres mye på finansiering av investering, men et like stort problem er finansiering av drift og vedlikehold. Vi må ha finansieringsmodeller som sikrer varig finansiering for å hente ut gevinstene etter hvert. Dette er spesielt viktig i sammenhengende tjenester der noen får kostnaden mens andre får gevinstene.
• Kommunene opplever at statlige virksomheter dupliserer funksjonalitet og skal ha kommunene med på å betale for infrastrukturen og løsningene. Kommunene som møter alle de statlige sektorene må da betale flere ganger for det samme. En slik utvikling er ekstremt problematisk for kommunene og lite samfunnsøkonomisk. Det sløses mye på parallelle løp og det må vi unngå.
• Det er viktig å ha finansieringsmodeller som motiverer til utvikling og bruk av felleskomponenter.
• Det er viktig å ha gode spor, altså dokumentasjon, i tverrsektoriell styring og sammenhengende tjenester. Dette bør ikke løses separat i hver enkelt tjeneste. Det må være en generisk og overordnet metode. Dette bør Skate bidra til.
• Det er for lite eierskap i Skate til det skisserte veikartet. Veikartet bør diskuteres mer og forankres bedre i Skate-virksomhetene.
  • Noen gav uttrykk for at det er mange gode tiltak som er foreslått i veikartet og pekte på at for dem er e-Id og fullmakter viktigst
  • Noen gav uttrykk for at de var usikre på noen av tiltakene, som for eksempel kompetansesenteret for sammenhengende tjenester.
  • Noen pekte på at Felles datakatalog må videreutvikles slik at den kan brukes etter intensjonene. Vi må gjøre ferdig og kunne ta i bruk det vi har satt i gang.

Beslutning

• Digdir merker seg og tar med seg innspillene fra Skate til ferdigstillelse av erfaringsrapporten.

22/21 Orientering om utredning om fremtidig organisering av digitale fellestjenester i kommunal sektor

KS/Kristin Weidemann Wieland

Utsendte sakspapir før møtet

• Sak 22-21 Saksframlegg - Fremtidig organisering av digitale fellestjenester i kommunal sektor

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

• Sak 22-21 Presentasjon - Fremtidig organisering av digitale fellestjenester i kommunal sektor

Saken gjelder – Orienteringssak
De digitale fellestjenestene som leveres fra KS til medlemmene har hatt en sterk vekst de siste par årene, og det etterspørres flere tjenester og økt gjennomføringskraft i det operasjonelle arbeidet. KS har derfor igangsatt et arbeid for å vurdere hvordan den virksomheten som avdeling digitale fellestjenester i KS i dag utøver, best bør organiseres og styres i fremtiden for å understøtte medlemmenes nåværende og fremtidige behov på best mulig vis. Det vurderes å skille dette ut i et eget ikke-kommersielt selskap eiet sammen av KS og medlemmene. Utredningen (konseptfasen) planlegges ferdigstilt våren 2022, etter grundig medlemsforankring.

KS orienterte om bakgrunn for vurderingen, hvilke fellestjenester som leveres i dag, den brede medlemsforankring i kommunene, hvilke krav til fremtidig organisering og styring som er identifisert gjennom medlemsdialogen, samt avdekkede forventinger og rammebetingelser og identifiserte tilgrensende initiativ som må avklares. Det ble understreket at eiersammensetningen i et selskap skal bidra til effektivitet og legitime beslutningsprosesser, samt ivaretakelse av juridiske hensyn.

Status viser at det er behov for mer tid til utredningsarbeidet enn opprinnelig planlagt. KS ønsker å drøfte en mer ferdig konseptvurdering i starten av 2022.

Refleksjoner og innspill

• Dette var en god og nyttig orientering for Skate
• Vær oppmerksom på hva ulike organiseringsformer kan bety av kompleksitet i tjenesteutviklingen. Det bør være et mål at tjenesteutviklingen skal være effektiv. Det anbefales å løfte dette frem i utredningen.
• Flere av Skate-direktørene uttrykte at deres virksomhet gjerne bidrar i en dialog videre for å dele erfaringer om ulike organiseringsformer og for å tydeliggjøre behovene til et godt kontaktpunkt i kommunesektoren inn mot statlig sektor og statlige virksomheter. Det kan være nyttig for utredningen.
• Det ble understreket at KS de siste årene har vært en samlende kraft i kommunesektoren og et viktig kontaktpunkt inn mot de statlige virksomhetene. Den rollen og det ansvaret KS har tatt har gjort det lettere å få til gode løsninger i fellesskap for kommune og stat. Det er viktig at dette ikke svekkes med ny organisering.

Beslutning

• Skate tar saken til orientering
• KS vurderer nærmere om og eventuelt hvordan de ønsker å få innspill fra Skate i starten av 2022 på en mer ferdig konseptutredning

23/21 Fra prosjekt til produkt i samspill mellom virksomheter

KS/Asbjørn Finstad og NAV/Håkon Røstad

Utsendte sakspapir før møtet

• Sak 23-21 Saksframlegg - Fra prosjekt til produkt i samspill mellom virksomheter
• Sak 23-21 Vedlegg - Erfaringer fra DigiHoT

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

• Sak 23-21 Presentasjon - Fra prosjekt til produkt i samspill mellom virksomheter

Saken gjelder – Behandlingssak
Offentlig sektor har ulike metodiske tilnærminger i sin digitalisering. Mange statlige virksomheter utvikler selv sine it-løsninger. I kommunal sektor er bruk av fagsystemer fra markedet den vanlige tilnærmingen. I virksomheter som selv utvikler it-løsninger skjer det i økende grad i form av produktutvikling med smidige leveranser og tverrfaglige team. Ved etablering av sammenhengende tjenester, som i arbeidet med Livshendelsene eller mer konkrete tjenester, må ulike metodiske tilnærminger forenes.

KS er gitt et mandat av sine medlemmer til å samordne kommunal sektor i digitaliseringsarbeidet, og har en egen samstyringsmodell med KommIT som øverste rådgivende organ til KS. Tett samhandling med medlemmene i alle faser gjennom livsløpet til en tjeneste er en forutsetning for at sektoren har tillit at arbeidet møter behovene. Medlemmene må kunne delta i beslutningene i dette arbeidet for at det skal være legitimt.

I felles arbeid med statlige virksomheter er det derfor behov for at kommunesektorens påvirkning på arbeidet står i forhold til konsekvenser arbeider får for den kommunale tjenesteutøvelsen. I mange tilfeller vil det bety at man må samarbeide om utviklingen – og forvaltningen. Det må derfor arbeides for å skape gode modeller for finansiering og samarbeid om produktleveranser over tid, på tvers av virksomheter.

I lys av stadig økende samarbeid om tjenester, både mellom kommunal sektor og statlige virksomheter, men også statlige virksomheter imellom, er det grunn til å drøfte hva som kan være god praksis, og på hvilke områder ny praksis med fordel kan anvendes.

Råd fra Skate

1. Det er viktig å bygge tillit til produktutvikling som leveranseform, det gjør vi ved praktisk arbeid der vi utvikler god praksis, rammebetingelser og kultur
2. Eierne skal etablere mandat for produktet, inkludert rammebetingelser som styring og finansiering. Mandatet bør så videreutvikles etter hvert som virksomhetene lærer og produktet/produktene utvikler seg.
3. Eiere må utnevne medlemmer til styringsgrupper/eiermøter som er riktig sammensatt og i stand til å ta beslutninger der de representerer sine virksomheter/sektorinteresser. God avklaring av hvem som kan representere, og fullmakter til representasjon er viktig.
4. Styringsgruppen/eiermøtene skal vedta og forvalte et styringsdokument med mål, gevinster og prioritering av hypoteser og initiativ.
5. Som eiere må vi påse at produktene sees i sammenheng med andre produkter og fellesløsninger, på tvers av virksomheter.

Beslutning

• Skate oppfordrer statlige virksomheter og kommuner om å merke seg Skates råd i videre arbeid knyttet til produktutvikling mellom virksomheter.

24/21 Skates møteplan 2022, saksliste neste halvår og Skates erfaringsrapport 2021

Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius

Utsendte sakspapir før møtet

• Sak 24-21 Saksframlegg - Skates møteplan 2022 - saksliste neste halvår - erfaringsrapport 2021
• Sak 24-21 Vedlegg - Bakgrunn for saksforslagene neste halvår

Saken gjelder – Behandlingssak
I samsvar med gjeldende prosedyrer skal nå Skates møter for 2022 formelt fastsettes og saksplan for våren 2022 settes opp. Prosess for Skates årlige erfaringsrapport bør også forankres. Skates arbeidsutvalg (AU) har gitt sitt forslag om strategiske saker og prosess for erfaringsrapporten til Digdirs direktør. Dette er et sentralt grunnlag for forslagene i saksframlegget.

Refleksjoner og innspill

• Det vil være en fordel om saken fra KoID og saken om eID-strategien blir behandlet i samme møte.
• Det kunne være ønskelig å følge opp Schrems II-arbeidet, jf. saken i Skates oktober-møte.
• Hurdalplattformen kunne vært et interessant nytt tema.

Beslutning

• Skates møteplan i 2022 blir slik Digdir har foreslått.
• Digdir planlegger agendaen for Skates møter i vårhalvåret 2022 med utgangspunkt i direktoratets forslag og innspillene fra Skate.
• Skates erfaringsrapport for 2021 utarbeides slik Digdir og Skates arbeidsutvalg har foreslått