Hvordan bli med i Stimulab?
Stimulab skal gi tverrfaglig støtte og dele ut ca. 5 millioner til nye prosjekter. Vi søker etter prosjekter med tverrgående problemstillinger, som krever samarbeid mellom flere, og som støtter oppunder tillitsreformen. Frist for å søke var 15. februar 2024. Neste søknadsfrist er i 2025.
- Søknadsfrist for Stimulab utgangen av 15. februar 2024
For å bli med i Stimulab må virksomheten beskrive sin utfordring/problemstilling i en søknad. - Vurdering av søknader er i februar- april
Med utgangspunkt i kriterier og prioriteringer, gjør Stimulab en skjønnsmessig vurdering av alle forslagene som kommer inn. I tillegg til vurdering av hver enkelt søknad vil Stimulab også vurdere den helhetlige prosjektporteføljen, slik at det sikres bredde i type prosjekter og problemstillinger. - Avklaringsmøter med utvalgte søkere er i mars
De prosjektene som best oppfyller kriteriene og prioriteringene, blir invitert til ett eller flere avklaringsmøter. Her vil vi blant annet komme frem til forståelse for innovasjonspotensialet, forankring i virksomheten(e) og forpliktelse til implementering og høsting av gevinster. - Valg av prosjekter og fastsettelse av beløp er slutten av april
Etter avklaringsmøtene utarbeider Stimulab en innstilling om hvilke prosjekter som blir valgt og hvilken sum de tildeles. Størrelsen på den økonomiske støtten tilpasses prosjektets omfang og kompleksitet. En styringsgruppe vil gjøre den endelige beslutningen. Alle søkere får beskjed om de får tildeling eller avslag i løpet av mai.
- Behovsbeskrivelse som grunnlag for anskaffelse, mai – september 2024
Midlene som de utvalgte prosjektene har fått tildelt, skal gå til å anskaffe kompetanse til å gjennomføre en Stimulab-prosess. Det er først og fremst snakk om designkompetanse, siden Stimulab stiller krav om at prosjektene skal utvikles gjennom en designdrevet prosess. Men også annen kompetanse som prosjektet trenger, kan være aktuell. Umiddelbart etter valg av nye prosjekter i mai vil Stimulab-teamet samarbeide med hvert av prosjektene for å lage en behovsbeskrivelse som skal danne grunnlaget for anskaffelsen. - Dialogmøte med leverandørmarkedet, juni 2024
Alle de nye prosjektet presenterer seg og problemstilling til leverandørmarkedet. - Anskaffelsesprosess, høsten 2024
Stimulab veileder prosjektene gjennom anskaffelsesprosessen fram til valg av leverandør. Formalitetene omkring selve anskaffelsen håndteres av Digitaliseringsdirektoratet. Prosedyren som benyttes er «Konkurranse med forhandlinger». Selve anskaffelsesprosessen tar ca. tre måneder fra utlysning til kontraktsinngåelse. - Utbetaling av midler
Midlene betales ut fra Digitaliseringsdirektoratet til prosjektene (ved ansvarlig virksomhet, hvis det er flere som står bak) etter nærmere avtale. De tildelte midlene utbetales eks. merverdiavgift. - Kontraktsinngåelse
Ved kontraktsinngåelse med leverandør overføres det formelle eierskapet til oppdraget til virksomheten(e) selv. - Oppstart av prosjekt, sen høst 2024/vinter 2025
Nå starter selve prosjektarbeidet opp, sammen med leverandøren.
Kriterier for å bli et Stimulab-prosjekt
Statlige virksomheter og kommuner kan søke. I vurdering av prosjekter og problemstillinger vektlegger Stimulab prosjekter som:
- har et tydelig brukerfokus og tar utgangspunkt i reelle brukerbehov.
- har et tydelig innovasjonspotensial. Med innovasjonspotensial mener vi blant annet hvor ny problemstillingen er, og om det finnes løsninger på tilsvarende eller lignende problemstillinger fra før.
- har gjennomføringsevne ved bl.a. å bli prioritert høyt av virksomheten selv, gjennom en klar lederforankring og egen ressursinnsats.
- har et tydelig gevinstpotensial.
- har lærings- og overføringsverdi til andre virksomheter.
- er åpne og ikke har en forhåndsbestemt løsning.
- har egenbetaling
- skal løse tverrgående utfordringer
Nye krav fra 2024
Tverrgående utfordringer
Forvaltningen må i større grad løse flokete samfunnsutfordringer på tvers av flere sektorer. Vi ser etter prosjekter som krever samarbeid mellom flere aktører og har problemstillinger som «faller mellom flere stoler», for eksempel på grunn av sektoransvaret, manglende finansiering, samordningsutfordringer eller annet. Prosjektet må derfor bestå av flere parter og/eller virksomheter som har forpliktet seg til en utforskende innovasjonsprosess.
Egen betaling
Det er krav til at virksomhet(ene) må bidra med egenbetaling, slik at beløpet til anskaffelse i markedet kan økes, og forpliktelser til realisering og implementering forsterkes. Ansvarlig virksomhet må bekrefte midlene i søknaden. Det er ikke et minstekrav, og midlene kan holdes av i budsjettet 2024 eller 2025. Midlene vil bli benyttet til prosjektoppstart 2025.
Prioritering 2024 – tillitsreformen
I 2024 prioriterer vi prosjekter som skal bidra til å oppfylle målet med regjeringen tillitsreform. Tillitsreformen handler bl.a. om mindre detaljstyring og økt handlingsrom til førstelinja, og omfatter hele styringskjeden.
Med dette mener vi prosjekter som f.eks.:
- Vil forbedre flokete tverrgående brukerreiser, sammen med førstelinje, fagmiljøene og brukerne
- Er åpne for forpliktende utvikling som også inkluderer endringer i ansvarsforhold i hele styringskjeder
- Prosjektgruppe som inkludere noen ansatte fra alle nivåer, helt fra start.
Les mer om tillitsreformen på Kommunal- og distriksdepartementet (KDD) sine hjemmesider og Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) sitt notat om Lærdommer fra arbeid med tillitsreform i skandinaviske land.
Todelt støtte
Støtten er todelt og omfatter både økonomiske midler og tverrfaglig støtte og veiledning. Størrelsen på den økonomiske støtten tilpasses prosjektets omfang og kompleksitet.
- Den økonomiske støtten går i sin helhet til å anskaffe tverrfaglig kompetanse i markedet, først og fremst designkompetanse. Stimulab stiller krav til at prosjektene skal utvikles gjennom en designdrevet prosess. Avhengig av prosjektets behov konkretiseres annen kompetanse, som for eksempel forvaltningskompetanse og gevinstidentifisering. Dette avklares i samarbeid mellom prosjektene og Stimulab.
- Midlene utbetales til prosjektene (ved ansvarlig virksomhet) ved inngåelse av kontrakt med leverandør. De tildelte midlene utbetales eks. merverdiavgift. Det betyr at nettobudsjetterte virksomheter må dekke merverdiavgift selv.
Den tverrfaglige støtten fra Stimulab-teamet tilfører innovasjonskompetanse i forberedelse av en, for mange, ukjent innovasjonsprosess, og innretning av oppdragsbeskrivelsen. Vi har særlig fokus på:
- å identifisere og beskrive behov, ikke løsning.
- å sikre forståelse for innovasjonspotensial, forankring av innovasjonsarbeidet i virksomheten(e) og forpliktelse til implementering og høsting av gevinster.
- prosessen fram mot og gjennom en innovativ anskaffelse av kompetanse, der man ikke vet hva leveransene konkret vil være, men gjør en anskaffelse basert på behovene som skal løses.
- å være en sparringspartner og gi støtte under prosjektperioden
Veiviserprosjekter
Et viktig mål for Stimulab er å bidra til at hele forvaltningen får økt kunnskap om innovative arbeidsmåter, med utgangspunkt i brukerbehov. . Stimulab-prosjektene blir derfor også veiviserprosjekter med nye, konkrete erfaringer som andre kan lære og inspireres av. Alle prosjektene må derfor være villige til å dele av sine erfaringer og bidra med dokumentasjon fra arbeidet, slik at vi kan spre erfaringer til resten av offentlig sektor.