Prosjekter som får støtte fra Stimulab, må forplikte seg til å følge en innovativ arbeidsmetode vi kaller trippel diamant.
Den triple diamanten består av tre generelle faser. Hver diamant inneholder to trinn som viser hvordan prosessen åpner opp og utforsker, for deretter å definere og lukke.
Den første diamanten kaller vi diagnosefasen. Den viser at vi vektlegger tidligfasearbeidet, og at vi ønsker å trekke leverandøren inn i dette. Her jobber virksomheten(e) som eier prosjektet og problemet, sammen med leverandørene med å utforske problemfeltet helthetlig. Diagnosefasen skal resultere i en felles forankret problemforståelse for det videre arbeidet, som sikrer at løsningen som skal utvikles er basert på reelle behov og ikke antakelser. Dette beskrives i et endringsbilag, og bidrar til at både oppdragsgiver og leverandør er trygge på hva sluttleveransen skal inneholde.
I diamant nummer to utforskes det valgte mulighetsrommet. Man utvikler ideer, involverer brukere og tester ulike konsepter, for til slutt å velge det som svarer best på oppgaven.
I den siste diamanten videreutvikles, prototypes og simuleres valgte løsning. Til slutt implementeres den valgte løsningen. Dette er virksomhetens ansvar. Hvis løsningen er en helt ny tjeneste, som f.eks. krever samordning og/eller ytterligere finansiering, brukes sluttresultatet som plattform for videre planlegging og finansiering. Da kan man også vurdere om prosjektet bør søke videre støtte hos andre ordninger i Digitaliseringsdirektoratet eller andre steder i forvaltningen.
Leverandøren har frihet til å knytte diamantenes faser til sin egen metodikk, men de skal legge vekt på en helt åpen og eksperimenterende diagnosefase.
Diamant 1: Diagnose
Den første fasen, diagnosefasen, har som formål å skape en felles problemforståelse slik at løsningen blir basert på faktiske behov. Mot slutten av diagnosefasen blir det utarbeidet et endringsbilag som fastsetter retning for resten av prosjektet.
Alle partene i prosjektet deltar i diagnosefasen. Det bidrar til at alle interessentenes roller blir synlige og forstått. De får tid til å forstå hverandres arbeidsprosesser og fagfelt, ofte på tvers av sektorer, og til å utforske oppgavene de skal i gang med i fellesskap. Fasen sikrer at det videre arbeidet med løsningen blir basert på reelle behov, ikke antakelser, og har vært en viktig suksessfaktor i mange av prosjektene.
En annen effekt av diagnosefasen, er at den åpner for at prosjektet endrer hypotese(r). Utforskingen i diagnosefasen kaster nytt lys over problemstillingene, avdekker nye brukerbehov og sammenhenger, og har i mange tilfeller ført til at prosjekter endrer kurs fra den opprinnelige.
Diagnosefasen skal resultere i en felles forankret problemforståelse for det videre arbeidet. Prioriteringer og retningsvalg blir beskrevet i et endringsbilag, som bidrar til at både oppdragsgiver og leverandør er trygge på hva sluttleveransen skal inneholde.
Diamant 2: Utforske og definere
I andre diamant utforsker og definerer prosjektene mulighetsrommet som ble prioritert etter diagnosefasen.
Arbeidet i den andre diamanten er preget av tverrfaglighet, med involvering av ulike fagområder, både fra virksomhetene og konsulentene. Prosjektdeltakerne bruker alt fra kvalitativ brukerinnsikt til analyser av samfunnsøkonomiske gevinster til å utforske det valgte mulighetsrommet. Det handler om å se utfordringen fra brukernes perspektiv, samtidig som vi må forstå hvordan forhold som økonomi, sikkerhet, kultur, etikk, bærekraft, lovgivning og teknologi spiller inn.
Designerens rolle er ikke å kjøre showet alene eller levere en ferdig løsning, men å legge til rette for en prosess der deltakerne skaper noe sammen. Visualisering og ulike metoder bidrar til å identifisere gjensidige avhengigheter i systemet eller tjenesten, og hvordan det er mulig å skape forbedringer uten utilsiktede, negative konsekvenser. Prosjektdeltakerne eksperimenterer kontinuerlig med løsninger og tester konsepter i liten skala for å finne det beste svaret på oppgaven.
Diamant 3: Utvikle og levere
I den siste diamanten videreutvikler, prototyper, simulerer eller organiserer prosjektet løsningen som er valgt.
Gjennom arbeidet i diamant en og to løfter prosjektene komplekse problemstillinger opp av siloer, utforsker dem på tvers og finner løsninger. Men vi kan ikke forvente at siloene i offentlig sektor forsvinner over natten eller blir løst opp på grunn av et Stimulab-prosjekt. Derfor handler den siste diamanten om å pakke kompleksiteten ned i siloene igjen. Det betyr ikke å legge løsningsforslaget til side, men at alle involverte forstår helheten, hva hver enkelt er ansvarlig for og hvilken innsats det vil kreve. Og, ikke minst, at alle forplikter seg til å gjøre sin del.
For prosjekter som krever videre samarbeid på tvers, vil den tredje diamanten ofte resultere i en avtale som definerer felles mål og plan for videre samarbeid, regulerer ansvar og beskriver finansiering. Alle Stimulab-kontrakter med leverandør inneholder opsjon om å videreføre arbeidet med leverandøren. Partene må selv skaffe til veie finansiering dersom de vil benytte opsjonen.
Hvis prosjektet er mindre komplekst, kan deltakerne gjøre løsningen klar for implementering, og virksomhetene kan innlede arbeidet med å høste gevinstene av den.
Når Stimulab-prosjektet er avsluttet, er det virksomheten sitt ansvar å implementere løsningen. Siden prosjektene har en åpen og eksperimenterende tilnærming, er det ikke gitt på forhånd hva den konkrete leveransen vil være.
Avhengig av prosjektets kompleksitet og størrelse skal likevel prosjektet resultere i:
Enten en løsning som er implementert eller skal implementeres,
Eller en plattform for videreutvikling. En slik leveranse bør typisk inkludere avtaler som definerer felles mål og planer for aktiviteter, samt regulere forpliktende samarbeid, ansvar, styring og finansieringsmuligheter.
Innovative metoder: Hva betyr det?
Å jobbe på innovative måter kan være nytt og annerledes for mange. Noen generelle kjennetegn ved innovative metoder er at de
har en åpen og utforskende form.
identifiserer behov, oppnår innsikt og en omforent problemforståelse.
involverer samarbeid med relevante aktører, brukere og berørte parter.
har en helhetlig og systematisk tilnærming til utfordringen.
